Mit einer Massen-Mail könnt Ihr mehreren Kontakten gleichzeitig eine E-Mail zusenden. Jeder Kontakt erhält dabei eine einzelne E-Mail, sodass niemand sehen kann, wer die E-Mail sonst noch erhalten hat. Über Variablen könnt Ihr sicherstellen, dass alle Empfänger personalisiert angesprochen werden und die richtigen Inhalte erhalten.
Massen-Mails können in Propstack von überall heraus verschickt werden, wo Kontakte aufgelistet werden, d. h. aus der Kontaktübersicht, aus Deals heraus, über vorgeschlagene Kontakte eines Objekts oder über die Aktivitätsliste.
Unabhängig davon, von welcher Seite aus Ihr das tut, wählt Ihr zunächst die gewünschten Empfänger links per Häkchen in den Checkboxen aus und wählt dann über "Aktionen" oben rechts "Massen-Mail" aus.
Es öffnet sich daraufhin das bekannte E-Mail-Fenster. Der Betreff ist bei Massen-Mails übrigens ein Pflichtfeld, anders als noch bei normalen E-Mails. Der Zeitpunkt zum Versenden lässt sich bei Massen-Mails planen, was Ihr über das Uhr-Icon einstellen könnt und dem Vorgang der normalen Mails entspricht.
Wird eine Massen-Mail an über 50 Kontakte verschickt, so erscheint vor dem Versenden ein Pop-up, in welchem Ihr die Anzahl noch mal zu Sicherheitszwecken bestätigen müsst.
Massen-Mails mit mehr als 5 Empfängern werden in Propstack unter Mailings gelistet, wo sich die genauen Erfolgsraten einsehen lassen.
Ansonsten werden die einzelnen E-Mails, die verschickt wurden, sowohl im Gesendet-Ordner als auch in den Aktivitäten der Kontakte hinterlegt. Sollte das nicht der Fall sein, kam es beim Versenden der E-Mail zu einem Fehler. Unter Mailings wird das dann als "Gescheitert" notiert.
Unter Mailings findet Ihr über einen Klick auf die einzelnen Prozentzahlen mehrere Listen der Kontakte, an die Ihr gezielt eine Folge-Massen-Mail versenden könnt:
eine Liste aller erfolgreichen Empfänger
eine Liste aller Kontakte, die die E-Mail geöffnet haben
eine Liste aller Kontakte, die auf einen Link von PS geklickt haben
und eine Liste aller Kontakten, die die E-Mail aus bestimmten Gründen nicht bekommen haben
DSGVO - Kontakte mit fehlender Kontakterlaubnis von Massen-Mailings ausschließen
Unter Verwaltung > Systemeinstellungen > DSGVO könnt Ihr den DSGVO-konformen Mailversand aktivieren oder deaktivieren.
Ist der Schalter aktiviert, werden die Empfängerkontakte rot markiert, die bisher keine allgemeine Kontakterlaubnis erteilt haben und die Mail kann entsprechend nicht versendet werden.
Wenn der Schalter deaktiviert ist, werden in den Empfängerkontakte einer E-Mail keine farblichen Markierungen erscheinen. E-Mails können also auch bei fehlender Kontakterlaubnis an die entsprechenden Kontakte versendet werden
