Wenn Ihr Objektunterlagen an potenzielle Interessenten senden möchtet, stehen Euch zwei effiziente Optionen zur Verfügung. In diesem Artikel zeigen wir Euch, wie Ihr entweder Dokumente einzeln per E-Mail-Anhang versenden oder den gesamten Ordner mit den Objektunterlagen als Variabel anbieten könnt.
Methode 1: Einzelne Dokumente per E-Mail-Anhang versenden
Das Versenden von Dokumenten als E-Mail-Anhänge kann zwar schnell und einfach erfolgen, ist aber nicht immer die beste Lösung, da es zu Unübersichtlichkeit und Problemen mit zu großen Anhängen(Große Anhänge verschicken) führen kann. Dennoch kann diese Methode in bestimmten Situationen praktisch sein, vor allem wenn Ihr nur wenige Dateien versendet oder der Empfänger ausdrücklich darum bittet.
So geht Ihr vor:
Neue E-Mail öffnen
Kontakt und Objekt verknüpfen
Über die Büroklammer "Objektdokument anhängen" auswählen
Im Pop-up die gewünschten Dokumente markieren und bestätigen
Auf "Senden" der E-Mail klicken
Methode 2: Objektunterlagen als Ordner auf einer Landing Page versenden
Propstack bietet eine Landing Page mit den relevanten Unterlagen eines Objektes an.
Diese hat gegenüber normalen Anhängen einer E-Mail mehrere Vorteile:
Die Landing Page ist dynamisch, d.h. wenn im Objekt neue Unterlagen hinzukommen oder Unterlagen ersetzt werden, werden diese Änderungen auch auf der Landing Page abgebildet und sind somit immer auf dem neuesten Stand.
Es besteht die Möglichkeit, eine hohe Anzahl von Dokumenten bei gleichzeitig großer Dateigröße zu versenden.
Ihr seid unabhängig von anderen Storage-Anbietern wie Google Drive oder Dropbox und habt alle Dokumente in Propstack gebündelt
Dokumenten-Ordner für den Versand freigeben
Bitte denkt daran, dass der Objektunterlagen-Ordner auch für den Versand freigegeben ist. Hierfür geht Ihr mit der Maus über den Objektunterlagen-Ordner und klickt auf den kleinen Stift rechts, um den Ordner zu bearbeiten.
Anschließend aktiviert ihr das Feld Per E-Mail verschicken möglich. Dies kann jedoch nur lokal pro Objekt eingestellt werden.
Die gleiche Einstellung könnt Ihr auch global für alle Objekte unter Verwaltung > Medien-Einstellungen > Globale Dokumenten-Ordner aktivieren.
So geht Ihr vor:
Neue E-Mail öffnen
Kontakt und Objekt verknüpfen
Die Variabel Ordner: Objektunterlagen einfügen
Auf "Senden" der E-Mail klicken
Best-Practice-Tipp für einen effizienten Workflow
Ihr könnt für den Versand auch einen fertigen Textbaustein mit der Variabel des globalen Objektunterlagen-Ordners unter Verwaltung > Textbausteine erstellen.
Alternativ könnt Ihr auch mit der Maus auf den Objektunterlagen Ordner im konkreten Objekt gehen und über das Symbol { } die Variable händisch kopieren.
Wie sieht die Landing Page beim Kunden aus?
Durch Klicken auf Vorschau in der E-Mail seht Ihr, wie die Landing Page beim Kunden aussieht.
Dieser kann die Unterlagen dann gebündelt oder einzeln herunterladen. Auch Unterordner können nun mitgesendet werden. (Siehe: Ordner Mietunterlagen > Mietvertrag)
Welche Einstellungsmöglichkeiten gibt es für den Objektordner?
Unter Verwaltung > Medien-Einstellungen > Ordner könnt Ihr angeben unter welchen Voraussetzungen der Ordner angezeigt werden soll.
Ordner anzeigen für
Hier könnt Ihr die Auswahl für bestimmte Objekt- und Vermarktungsarten wie Mietobjekte, Kauf-Wohnungen oder Projekte aber auch Kontakte eingrenzen.
Von Landing Page Sperrung ausschließen
Normalerweise wird die Landing Page zum Ordner gesperrt, wenn das Objekt nicht mehr erreichbar ist (z.B. wenn das Objekt auf verkauft gestellt wurde). Mit diesem Schalter kann man den Zugang zu diesem Ordner weiterhin verfügbar machen.
Passwort-Schutz
Ihr könnt den Ordner zusätzlich mit einem Passwort schützen, welches Ihr zusätzlich Euren Interessenten zuschickt.
LP deaktivieren
Hier kann eine Stundenzahl von Euch eingetragen werden nach wie vielen Stunden die Landingpage zum Ordner automatisch gesperrt wird.
Nutzer und Teams mit Zugriffsrechten
Sensible Ordner, die nur bestimmte Nutzer oder Teams sehen sollen, könnt Ihr hier verrechten.
Wie kann ich den Zugriff auf den Ordner für einen Kontakt sofort sperren?
Habt Ihr einem Kontakt über eine E-Mail eine Landing Page wie die der Objektunterlagen geschickt, erscheint in der gesendeten E-Mail ganz unten ein Schalter. Wird der Schalter im Nachhinein von Euch aktiviert, so wird der Zugang zur Landing Page aus dieser E-Mail gesperrt.
