Neben den vielen Möglichkeiten, die Arbeitsabläufe zu automatisieren, gibt es auch sehr hilfreiche, aber auf den ersten Blick eher unscheinbare Hilfen. Dazu gehört das Öffnen eines Textbausteins.
Ein Beispiel: Ihr könnt einstellen, dass nachdem ein Besichtigungstermin angelegt wurde, sich automatisch das E-Mail-Formular mit dem Textbaustein für die Terminbestätigung öffnet und alle Termininformationen automatisch befüllt werden. Ihr müsst nur noch auf Senden klicken, um die Terminbestätigung final zu verschicken.
So funktioniert es:
Ihr müsst vorher bereits einen Textbaustein für die "Terminbestätigung" unter Verwaltung > Textbausteine erstellt haben.
Anschließend geht Ihr auf Verwaltung > Aktivitätstypen > Termin
Hier könnt Ihr auf den Termintyp "3. Besichtigungstermin" klicken und unter Automatisierung > Folge-Aktivität nach Anlegen des Termins die gewünschte Automatisierung hinterlegen:
Was bedeuten die beiden Automatisierungsarten?
Formular öffnet sich = Ihr müsst selbst noch auf Senden klicken vs.
Aktivität wird im Hintergrund angelegt = Propstack verschickt den Textbaustein automatisch zu einem definierten Sendezeitpunkt
Legt Ihr nun ein Termin mit dem Termintyp "3. Besichtigungstermin" an, öffnet sich automatisch der ausgewählte Textbaustein "Terminbestätigung" in dem E-Mail-Formular und Ihr könnt die E-Mail sofort versenden.
Allein das automatische Öffnen eines Textbausteins kann Euch in der regelmäßigen Anwendung eine Menge Zeit ersparen.
Gerne könnt Ihr noch bei unserem Video zu Textbausteinen vorbeischauen.