Rechte sind wichtig, gerade wenn es darum geht die Rollenverteilung vorzunehmen und bestimmte Zuständigkeiten zu definieren.
Unterschied zwischen globalen und spezifischen Rechten
Globale Rechte gelten generell für den Nutzer und sind jeder Zeit aktiv. Diese gelten zum Beispiel für alle Objekte oder alle Kontakte.
Spezifische Rechte gelten nur für definierte Objekte, Projekte oder Kontakte.
In vielen Fällen wird einem Nutzer nicht das Recht gewährt alle Objekte lesen und schreiben zu können, aber für bestimmte Objekte wird dies erlaubt, sodass sich dieser Nutzer nur um bestimmte Objekte/Projekte/Kontakte kümmert.
Wie lege ich globale Rechte fest?
Möglichkeit 1
Unter Verwaltung > Rollen & Rechte habt Ihr die Möglichkeit, eine oder mehrere Rollen mit entsprechenden Rechten zu erstellen. Diese Rollen können dann den Nutzern zugewiesen werden, die genau diese Rechte besitzen sollen. Diese Vorgehensweise spart Zeit, da Ihr die Rollen nur einmal erstellen müsst und anschließend die Nutzer hinzufügen könnt, anstatt in die individuellen Nutzerprofile zu gehen, um alle Rechte festzulegen.
Möglichkeit 2
Als Admin geht Ihr unter Verwaltung > Nutzer und findet dort eine Auflistung aller Nutzer. Beim Aufrufen des Profils eines Nutzers befindet sich am unteren Ende der Seite der Bereich für die Vergabe von Rechten.
Wie lege ich spezifische Rechte fest?
Um spezifische Rechte festzulegen, müsst Ihr die jeweiligen Datensätze (Objekte/Projekte/Kontakte) öffnen.
Info: Falls Ihr die Felder Nutzern freigeben und Teams freigeben nicht sehen oder finden könnt, schaut bitte in der Verwaltung > Kontakteinstellungen > Eigenen Kontakt Vorlage, Eigene Projekt Vorlage oder Eigene Objekt Vorlage um dort die Felder für Eure Kontakt-, Objekt- oder Projektmasken zu aktivieren.
In diesem Artikel wird es auch nochmal für Euch erklärt, wie Ihr Felder zu Masken hinzufügt.
Im Objekt könnt Ihr das Objekt bestimmten Nutzern und Teams freigeben.
Im Projekt verhält es sich genauso.
Auch Kontakte könnt Ihr bestimmten Nutzern und Teams freigeben.
Hier gibt es nur eine kleine Besonderheit: Wir müssen den Kontakt immer zuerst "sperren" und anschließend den Nutzern und/oder Teams freigeben. Wie ihr Kontakte sperrt, erfahrt Ihr in diesem Artikel.
Ganze Pipelines müssen ebenfalls für Nutzer unter Verwaltung > Pipelines > Pipelines auswählen > Bearbeiten > Nutzer mit Zugriffsrechten freigegeben werden, die keine Admins sind und nicht das nötige globale Recht haben, diese sehen und bearbeiten zu können.
Eine besondere Einstellung für Rechte gibt es noch in jedem Nutzer Profil. Diese findet ihr weiter unten bei Rechte für ...
Hier könnt Ihr Rechte für E-Mail Aktivitäten, Aufgabe- & Notiz-Aktivitäten einstellen und zudem auch Sicherheitsrechte bearbeitet werden.
Liste der Rechte
Leserechte für alle Kontakte:
Der Nutzer sieht alle Kontakte des Unternehmens mit ihren jeweiligen Informationen.
Kann alle Kontakte in der Übersicht finden:
Der Nutzer hat die Möglichkeit in der Kontaktübersicht alle Kontakte zu finden.
Alle Kontakte bearbeiten:
Der Nutzer kann alle Kontakte bearbeiten, die nicht für ihn gesperrt sind.
Freigegebene Kontakte bearbeiten:
Der Nutzer kann nur freigegebene Kontakte bearbeiten.
Kundenbetreuer wechseln:
Der Nutzer hat die Möglichkeit den Kontakt-Betreuer eines Kontaktes neu festzulegen.
Kontakt-Status ändern:
Der Nutzer hat die Möglichkeit den Status des Kontakts zu ändern.
Kontakte syncen:
Der Nutzer darf Kontakte in sein eigenes Adressbuch (Handy) synchronisieren lassen. Dabei wird der Kontakt im Adressbuch angelegt und stets mit dem Stand im CRM vergleichen.
Kontakte löschen:
Der Nutzer kann Kontakte, die er sieht, löschen.
Leserechte für alle Objekte:
Der Nutzer sieht alle Objekte des Unternehmens mit ihren jeweiligen Informationen
Alle Objekte bearbeiten:
Der Nutzer kann alle Objekte bearbeiten die nicht gesondert verrechtet sind.
Freigegebene Objekte bearbeiten:
Der Nutzer kann nur freigegebene Objekte bearbeiten.
Objekte auf Portale exportieren:
Der Nutzer kann Objekte auf die Portale veröffentlichen.
Objekte Löschen:
Der Nutzer kann alle Objekte löschen.
Diagramme und Bewertung:
Der Nutzer kann den Reiter "Bewertung" im Objekt und Diagramm im Dashboard einsehen.
Termine verwalten:
Der Nutzer kann die Termine von anderen Kollegen, bearbeiten und löschen.
Aufgaben der Kollegen sehen:
Der Nutzer sieht dann neben seinen eigenen Aufgaben auch die der anderen Nutzer.
Daten exportieren:
Der Nutzer kann sich vom System eine Excel-Liste erstellen lassen mit allen Daten zu Objekten/Kontakten/Aktivitäten und sich diese per Email zusenden lassen.
Eigene Nutzereinstellungen NICHT bearbeiten:
Wenn hier der Haken gesetzt ist kann der Nutzer seine eigenen Nutzer Einstellungen nicht mehr Bearbeiten wie z.B. Stammdaten.
Pipelines bearbeiten:
Der Nutzer hat Zugriff auf alle Pipelines und kann diese sowie die enthaltenen Deal-Phasen bearbeiten.
Kann Aktivitäten in der Übersicht sehen:
Der Nutzer sieht, dass es eine Aktivität gibt. Weitere Details zur Aktivität sind aber nicht sichtbar.
Kann Aktivitäten der freigeschalteten Kontakte sehen
Der Nutzer kann Aktivitäten der für ihn freigeschalteten Kontakte sehen, die eigentlich gesperrt sind.
Kann nur Aktivitäten der eigenen Kontakte sehen:
Der Nutzer kann nur die Aktivitäten sehen, bei denen er als Kontakt-Betreuer eingetragen ist.
Textbausteine bearbeiten:
Mit dieser Einstellung kann der Nutzer alle sichtbaren Textbausteine bearbeiten/anpassen.
Massen-Mails senden:
Der Nutzer kann mit dieser Einstellung auch Massen-Mails versenden.
Eigene verknüpfte E-Mails löschen:
Mit dieser Funktion kann der Nutzer auch E-Mails löschen wo er selbst verknüpft ist.
Deals löschen:
Der Nutzer kann mit dieser Einstellung auch Deals löschen.
Merkmale verwalten:
Mit dieser Funktion kann der Nutzer auch Merkmale anlegen und löschen.
Kann alle Ordner innerhalb der Teams sehen
Objekt- und Kontaktordner, die einem Team zugewiesen sind, kann der Nutzer mit diesem Recht sehen.
Kann Briefvorlagen bearbeiten
Der Nutzer kann mit diesem Recht Briefvorlagen bearbeiten.