Jeder Nutzer hat die Möglichkeit, seine eigenen E-Mail-Ordner zu erstellen. Der Inhalt des Ordners definiert sich ausschließlich aus den E-Mails desjenigen Nutzers, der den Ordner erstellt hat. Solltet Ihr also einen E-Mail-Ordner erstellt haben, landen auch nur E-Mails von Euch dort.
Beispiel:
Habt Ihr eine Anlaufstelle für Eure Anfragen (z. B. info@muster-immobilien.de), macht es Sinn, einen Ordner für Anfragen zu erstellen und diesen anschließend mit anderen Kollegen(Nutzern) zu teilen.
Wie funktionieren ein E-Mail-Ordner?
Solltet Ihr eine E-Mail empfangen, könnt Ihr diese ganz einfach in einen von Euch erstellten E-Mail-Ordner verschieben, indem Ihr in der geöffneten E-Mail den gewünschten Ordner auswählt. Auf diese Weise wird die E-Mail aus der Mailbox direkt in den E-Mail-Ordner verschoben.
Wie erstelle ich einen E-Mail-Ordner?
Unter Verwaltung > E-Mail-Einstellungen findt Ihr die Möglichkeit, E-Mail-Ordner zu erstellen oder zu bearbeiten.
Um einen Ordner zu erstellen, öffnet Ihr über einen Klick auf "+ Ordner hinzufügen" das Formular.
Hier können wir:
den Namen des Ordners festlegen
eine Farbe für den Ordner auswählen
den Ordner weiteren Nutzern freigeben, die genau diesen Ordner dann ebenfalls in ihrer Mailbox sehen können
Absender festlegen: Wenn der Absender über eine der hier hinterlegten E-Mail-Adressen schreibt, wird die E-Mail automatisch in den Ordner verschoben
Empfänger festlegen: Wenn der Empfänger über eine der hier hinterlegten E-Mail-Adressen schreibt, wird die E-Mail automatisch in den Ordner verschoben.
Keywords eintragen: Wenn das Keyword im Betreff einer E-Mail vorkommt, wird die E-Mail automatisch in den Ordner verschoben.
Achtung: Wenn Ihr zwei oder drei der Felder für die Automatische Verschiebung ausgefüllt habt, müssen auch alle Bedingungen erfüllt sein, damit die E-Mails in den erstellten Ordner verschoben werden. Wurde also eine E-Mail-Adresse für den Absender definiert und ein Keyword, muss die eingehende E-Mail beide Voraussetzungen erfüllen.
Beispiel:
Kriegt Ihr regelmäßige Anfragen aus verschiedenen Portalen auf die info@muster-immobilien.de Adresse zugeschickt, könnte es Sinn machen, die E-Mails in einem eigenen Anfragen-Ordner zu sammeln.
Um neue E-Mails automatisch in den Ordner verschieben zu lassen, tragt Ihr entweder die E-Mail-Adressen der Portale in das Absender-Feld ein oder wählt passende Keywords, falls die Absender wechselhaft sind.
Wenn Ihr Keywords eintragt wie beispielsweise "Anfrage", weil diese bei jeder E-Mail im Betreff steht, werden auch diese E-Mails automatisch dem Ordner zugeordnet, sobald das Wort "Anfrage" im Betreff vorkommt.
Weitere Hinweise
Solltet Ihr die E-Mails aus den E-Mail-Ordnern archivieren, verschwinden diese aus dem E-Mail-Ordner und landen im Archiviert-Ordner.
Wenn Iht in Propstack einen E-Mail-Ordner anlegt, wird es diesen nicht in Outlook/Gmail geben, da sie unabhängig voneinander sind.