Jeder Nutzer hat die Möglichkeit seine eigenen Smart-Ordner zu erstellen.
Der Inhalt des Ordners definiert sich ausschließlich aus den E-Mails desjenigen Nutzers, der den Ordner erstellt hat. Sollten wir also einen Smart-Ordner erstellt haben, landen auch nur E-Mails von uns dort.

Beispiel:
Haben wir eine Anlaufstelle für unsere Anfragen (info@muster-immobilien.de), macht es Sinn, einen Ordner für Anfragen zu erstellen und diesen anschließend mit anderen Kollegen zu teilen.

Wie funktionieren die Smart-Ordner?

Sollten wir eine E-Mail empfangen, können wir diese ganz einfach in einen von uns erstellten Smart-Ordner verschieben, indem wir in der geöffneten E-Mail den Ordner auswählen. (In fremde Ordner verschieben ist nicht möglich)
Auf diese Weise wird die E-Mail aus der Mailbox in den Smart-Ordner verschoben.

Wie erstelle ich einen Smart-Ordner? 

Unter Verwaltung > E-Mail-Einstellungen finden wir die Möglichkeit Smart-Ordner zu erstellen. 

Mit einem Klick auf + Ordner erstellen öffnet sich das Formular.
Hier können wir:

  • den Namen des Ordners festlegen,
  • eine Farbe für den Ordner auswählen, 
  • den Ordner weiteren Nutzern freigeben, die diesen Ordner dann ebenfalls in ihrer Mailbox sehen und bearbeiten können,
  • E-Mail-Adressen hinterlegen, bei denen die E-Mails in diesen Ordner automatisch verschoben werden sollen,
  • Keywords eintragen, die sobald sie im Betreff einer neuen E-Mail zusehen sind, dafür sorgen, dass die E-Mail ebenfalls in diesen Ordner automatisch verschoben wird.


Ein Beispiel:
Kriegen wir regelmäßige Anfragen aus verschiedenen Portalen auf unsere info@muster-immobilien.de Adresse zugeschickt, könnte es Sinn machen, die E-Mails in einem eigenen Anfragen-Ordner zu sammeln.

Um zusätzlich noch neue E-Mails automatisch in den Ordner verschieben zu lassen, tragen wir entweder die E-Mail-Adressen der Portale in das Feld
Nach Absender/Empfänger
ein oder (im Fall, dass sich die E-Mail-Adresse ständig ändern sollte) ein Keyword ein.

Tragen wir Keywords ein, wie beispielsweise "Anfrage", weil diese bei jeder E-Mail im Betreff stehen, werden auch diese E-Mails automatisch dem Ordner zugeordnet, sobald das Wort "Anfrage" im Betreff vorkommt.

Achtung: Sollten wir E-Mail-Adressen und Keywords in die Felder eingetragen haben, müssen beide Bedingungen erfüllt werden. Es muss also eine der E-Mail-Adressen und eines der Keywords mit der eingehenden/ausgehenden E-Mail übereinstimmen. Erst dann wird diese E-Mail automatisch in den Ordner verschoben

Weitere Hinweise

  • Sollten wir die E-Mails in den Smart-Ordnern als erledigt markieren, verschwinden diese aus dem Smart-Ordner und landen in dem Erledigt-Ordner.
  • Wenn wir in Propstack einen Smart-Ordner anlegen, wird es diesen nicht in Outlook/Gmail geben. Die Propstack- und Outlook-Ordner sind also unabhängig voneinander. 

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