Wofür ist die Massentermin-Funktion da?
Wenn eine Besichtigung für eine Mietwohnung ansteht, dann kann es schnell anstrengend werden mit den vielen Interessenten die Besichtigungen zu koordinieren. Vor allem dann, wenn jeder Interessent ein eigenes Besichtigungs-Zeitfenster erhalten soll. Die Massentermin-Funktion löst dieses Problem!
Mit der Massentermin-Funktion wird in Propstack ein Link generiert, welchen Ihr Interessenten zuschickt und bei dem sich anschließend jeder Mietinteressent für einen Termin anmelden kann.
Die Massentermin-Funktion könnt Ihr für den Fall nutzen, dass Ihr eine Besichtigung anbieten möchtet und die Interessenten in einem von Euch festgelegten Takt nacheinander besichtigen können. Ein anderer Fall ist, dass es eine Besichtigung zu einem festen Zeitpunkt gibt, in der alle Interessenten gemeinsam die Wohnung besichtigen sollen.
Wie erstelle ich einen Massentermin?
Um einen Massentermin anzulegen, erstellt Ihr zunächst einen ganz normalen Termin an und legt als Start- und Enddatum die Zeitspanne fest, in der die Besichtigung stattfinden soll.
Dann aktiviert Ihr den Schalter im Terminformular "Massentermin" und es öffnen sich 3 weitere Felder, um den Massentermin weiter zu konfigurieren.
Beim Intervall legt Ihr fest, in welchem Takt die Interessenten nacheinander erscheinen sollen. Wenn der Termin beispielsweise von 12 - 13 Uhr stattfindet und Ihr als Intervall "15 Minuten" angebt, dann können die Interessenten am Ende als Zeitfenster 12:00, 12:15, 12:30 und 12:45 auswählen.
Unter Teilnehmer/Slot tragt Ihr ein, wie viele Interessenten das gleiche Zeitfenster einnehmen können. Wenn Ihr möchtet, dass jeder Interessent die Wohnung 15 Minuten alleine besichtigen kann, tragt Ihr eine "1" ein. Wenn Ihr möchtet, dass immer 2 Interessenten zur gleichen Zeit kommen sollen, gebt Ihr "2" an und wenn Ihr möchtet, dass alle Interessenten zur gleichen Zeit kommen, aber nur bis zu einer Grenze, gebt Ihr diese Grenze an, z.B. "20".
Wenn Ihr den Interessenten automatisch eine E-Mail schicken möchtet, nachdem sie ein Zeitfenster gebucht haben, könnt Ihr das im 3. Feld "Terminbestätigung" machen, indem Ihr einen vorher angelegten Textbaustein auswählt, der dann im Moment der Buchung versendet wird.
Beispiel-Text für einen Terminbestätigung:
{{ anrede }}
vielen Dank für Ihr Interesse. Gerne bestätigen wir Ihnen unseren bevorstehenden Besichtigungstermin zu der Immobilie in der {{ einheit.adresse }}.
Wann: {{ termin.start.datum }} um {{ termin.start.zeit }} Uhr
Wo: {{ termin.ort }} - vor dem Eingang
Sollten Sie Rückfragen haben, zögern Sie nicht uns telefonisch unter {{ betreuer.telefon }} zu kontaktieren.
Im Falle, dass Sie am {{ termin.start.datum }} verhindert sein sollten, bitten wir Sie Ihren Termin stornieren:
{{ termin_absage_button }}
Wie nutze ich den Massentermin?
Nach dem Anlegen des Termins und nach Öffnung des Links im Termin erscheint ein Link zur Landing Page.
Diesen Link könnt Ihr vielseitig nutzen:
Ihr könnt die URL kopieren und dann als Link per E-Mail Euren Interessenten schicken.
Ihr könnt den Link nehmen und als Link auf die Portale hochladen.
Ihr könnt die Landing Page hinter der URL als Iframe auf seiner Webseite platzieren.
Wie sehe ich die gebuchten Termine des Massentermins?
Alle Interessenten, die ein Zeitfenster gebucht haben, werden im Termin chronologisch nach der gebuchten Uhrzeit untereinander aufgelistet.
Außerdem werden die Interessenten mit dem Termin verknüpft (sofern der Kontakt anhand der E-Mail-Adresse gefunden wird), damit der Massentermin in den Aktivitäten der Kontakte erscheint.
Wenn Ihr mit der Maus über einen einzelnen Kontakt fahrt, habt über den Papierflieger die Möglichkeit dem Interessent eine E-Mail zu schreiben, über den Telefonhörer den Interessenten anzurufen und durch Klicken auf den Papierkorb den Kontakt aus dem Massentermin zu löschen (z.B. bei einer telefonischen Terminabsage)
Wie füge ich manuell einen Interessent zu einem Zeitslot hinzu?
Es kommt immer wieder vor, dass sich Interessenten telefonisch melden und Ihr sie effizient und schnell einem Termin-Slot innerhalb des Massentermin zuordnen wollt. Das könnt Ihr über das "+" rechts neben Teilnehmer im geöffneten Massentermin durchführen.
Es öffnet sich ein Pop-up mit einem Feld für den Teilnehmer, den Ihr nur noch eintippen und auswählen müsst, falls er schon im System hinterlegt ist. Im zweiten Schritt wählt Ihr noch ein verfügbares Zeitfenster aus und klickt auf speichern. Im Hintergrund bekommt der Kunde automatisch die Terminbestätigung zugesendet.
Wie kann ich mehrere Interessenten einladen?
Um die Kontakte rauszusuchen, die Ihr zu Massenbesichtigung einladen wollt, öffnet Ihr im Objekt den Reiter Deals und wählt die Kontakte aus.
Unter "Aktionen" findet Ihr jetzt eine neue Schaltfläche Zu "Besichtigung" einladen, sobald Ihr im Vorfeld einen Massentermin erstellt habt. Der Titel der Schaltfläche richtet sich nach dem Titel des Termins.
Durch Klicken auf diese Schaltfläche öffnet sich das Formular für eine Massen-E-Mail und der Besichtigungstermin ist mit der E-Mail verbunden (somit habt Ihr Zugriff auf Termin-Variablen). In diese E-Mail könnt Ihr dann den Button zum Massentermin-Planer einfügen mit folgender Variable: {{ termin.massentermin_button }}.
Normalerweise habt Ihr aber natürlich einen Textbaustein vorbereitet, den Ihr auswählt und absendet.
Durch die Variable {{ termin.massentermin_button }} werden im Massentermin-Planer die Kontaktdaten automatisch befüllt, anhand des Empfängers. Somit muss der Empfänger der Massen-Mail nur ein Zeitfenster auswählen und absenden.
Wie schicke ich mehrere Massentermine an Interessenten?
Es kommt auch nicht selten vor, dass Ihr eine Besichtigung nicht nur an einem Tag anbieten möchtet, sondern an 2-3 verschiedenen Tagen, um den Interessenten eine Chance zu geben, die vielleicht an einem bestimmten Tag nicht können.
Für diesen Fall erstellt Ihr pro Tag einen eigenen Massentermin. Bietet Ihr also Besichtigungen an 3 verschiedenen Tagen an, würdet Ihr auch 3 verschiedene Massentermine anlegen.
Wenn Ihr mit mehreren Massenterminen arbeitet, könnt Ihr nicht mehr ganz den Ablauf "Mehrere Interessenten gleichzeitig einladen" durchgehen. Ihr wählt noch im Objekt unter Deals die gewünschten Kontakte aus, aber statt zu einem bestimmten Termin diese Kontakte einzuladen, klickt Ihr über Aktionen auf Massen-Mail senden.
Jetzt habt Ihr eine Massen-Mail ohne Bezug zu einem bestimmten Termin. In dieser E-Mail verwendet Ihr nun die Variabel
{{ einheit.massentermin_liste }}
Diese Variabel listet alle Massentermine eines Objekts in der E-Mail auf.
Wie rutscht ein Interessent nach der Terminbuchung in die nächste Dealphase "Besichtigungstermin vereinbart"?
Um einen Interessenten nach der Terminbuchung in die nächste Dealphase "Besichtigungstermin vereinbart" automatisch zu verschieben, könnt Ihr den Terminbestätigungs-Textbaustein mit einer entsprechenden E-Mailkategorie versenden.
Diesen Textbaustein wählt Ihr bei der Erstellung des Termins aus.
Unter Verwaltung > Aktivitätstypen könnt Ihr steuern, dass der Interessent in die Dealphase "Besichtigung vereinbart" rutschen soll, wenn eine E-Mail mit der E-Mailkategorie versendet wurde.
Wie kann ich automatisch einem Teilnehmer per E-Mail absagen?
Um einen Massentermin per E-Mail abzusagen, könnt Ihr die automatische E-Mail-Benachrichtigungsfunktion nutzen. Dazu entfernt Ihr einfach den betreffenden Teilnehmer aus der Teilnehmerliste des Massentermins indem Ihr beim jeweiligen Kontakt auf den Papierkorb klickt.
Der hier ausgewählte Textbaustein wird als Terminabsage per E-Mail verschickt, sobald ein Teilnehmer aus einem Slot entfernt wurde.
Diese Funktion greift sowohl dann, wenn Ihr selbst einen Teilnehmer entfernt, als auch wenn der Interessent über die Landing Page auf den Absage-Button klickt.