Der Termin-Planer ist eine mächtige Funktion, um Termine automatisiert anzulegen. Dabei sucht sich der Interessent aus dem ihm zur Verfügung stehenden Zeitfenstern einen oder mehrere Termine aus und schickt Euch diese als Terminvorschläge automatisiert zu.
Der Termin-Planer achtet darauf dem Interessenten nur Terminvorschläge anzuzeigen, bei denen Ihr auch Zeit habt. Dafür wird ein Abgleich mit Eurem eigentlichen Kalender gemacht und dem Interessenten nur Zeitfenster zur Verfügung gestellt, die noch frei sind.
Hinweis: Ein Termin-Planer hat immer nur eine Termin-Kategorie (z.B. Beratung, Besichtigung, ...) und gehört immer nur zu einem Nutzer, dessen Kalender verwendet wird, um die verfügbaren Zeiten zu berechnen.
Wie erstelle ich einen Termin-Planer?
Unter Verwaltung > Termin-Planer könnt Ihr einen oder mehrere Termin-Planer anlegen.
Sobald sich das Fenster öffnet, gibt es drei Bereiche mit verschiedenen Feldern, die Ihr festlegen könnt, um unseren Termin-Planer zu definieren.
(1.) Infos zum Termin
Name
Hier legt Ihr für Euch einen internen Namen fest, wie Ihr diesen Termin-Planer nennen wollt. Dieser Name wird nicht veröffentlicht.
Nutzer
Der hier eingetragene Nutzer ist für alle Termine innerhalb dieses Termin-Planers zuständig. Alle Termine werden diesem Nutzer zugewiesen.
Ort des Termins
Hier steht der fest definierte Ort für alle Termine. Das kann das eigene Büro, die Adresse eines Objekts oder ein anderer Ort sein.
Termin-Kategorie
Hier wählt Ihr eine Termin-Kategorie aus, von denen, die Ihr selbst festgelegt haben. Der Name des Termintyps wird als Titel im Terminplaner benutzt.Titel
Wird als Überschrift für den Terminplaner verwendet. Wenn leer, wird der Name der Termin-Kategorie angezeigt.
Benachrichtigungen an
Die hier eingetragenen Nutzer werden über eingehende Terminvorschläge der Interessenten benachrichtigt. Lasst Ihr das Feld leer, wird nur der zugewiesene Nutzer unter dem obigen Feld "Nutzer" benachrichtigt.
(2.) Kalender-Einstellungen
Termin-Dauer (in Minuten)
Hier tragt Ihr die Dauer des Termins ein. Nehmt Ihr beispielsweise 30min für jeden Teilnehmer eines Termins beträgt die Dauer 30min.
Termine planbar bis (in Tagen)
Hier legt Ihr fest, wie weit im Voraus Termine gebucht werden können. Wählt Ihr einen Monat, tragt Ihr in das Feld "30" ein.
Verfügbarkeitsabstufungen (in Minuten)
Ihr könnt außerdem festlegen in welchen Abstufungen die Verfügbarkeiten angezeigt werden sollen. Legt Ihr beispielsweise 10 Minuten fest, werden dem Interessenten Termine im 10 Minuten Takt angezeigt.
Beispiel:
um 15:00
um 15:10
um 15:20
um 15:30
Sollte es dabei um Termine mit einer Dauer von 20 Minuten gehen und ein Interessent wählt den Termin um 15:00, werden nach Bestätigung des Termins nur noch die Termine um 15:20 und 15:30 angezeigt. Sollte eine Pufferzeit festgelegt worden sein, wird diese ebenfalls berücksichtigt.
Mindestplanungsfrist (in Stunden)
Um Last-Minute-Terminen vorzubeugen, können und solltet Ihr hier eine Mindestplanungfrist festlegen. Dem Interessenten werden dann nur Termine angezeigt, welche zum Beispiel zwei Tage im Voraus liegen.
Max. Termine / Einladungen
Damit ein Interessent nicht Unmengen an Terminvorschläge abschicken kann, wählt Ihr hier aus, wie viele Vorschläge ein Interessent maximal machen kann.
Puffer vor dem Termin
Hier legt Ihr eine Vorbereitungs-, Ruhe- oder Reisezeit vor einem Termin fest. Wenn Iht zum Beispiel einen 10-minütigen Puffer festlegen, wird das in der Terminauswahl berücksichtigt, damit Iht 10 freie Minuten vor jedem geplanten Termin habt.
(3.) Verfügbarkeiten
Hier legt Ihr Eure Wochenzeiten von Mo-So fest, in denen Iht verfügbar seid und Termine bekommen wollt.
Wie können Kunden auf den Termin-Planer zugreifen?
Wenn der Terminplaner fertig eingestellt ist, könnt Ihr diesen jetzt auf zwei Wegen nutzen:
URL
Die bereits generierte URL des Feldes "Öffentlich nutzen" könnt Ihr auf Eure Website einbinden oder einfach Euren Interessenten per Nachricht zuschicken.
Variable
Ihr könnt den erstellten Termin-Planer auch einfach per Email als Variable verschicken.
Dadurch wird dem Interessenten ein Button geschickt, welcher direkt zum Terminplan des Nutzers führt.
Der Terminplaner hat auf der linken Seite die einzelnen Tage einer Woche und rechts die verfügbaren Terminzeiten zu dem ausgewählten Tag. Mit einem Klick auf einen Termin, kann der Kunde diesen bestätigen und damit auswählen.
Sobald der Kunden einen Termin ausgewählt hat, erscheint eine Übersicht, bei der er den bereits ausgewählten Termin löschen, einen weiteren auswählen oder aber die Terminvorschläge abschicken können.
Sobald der Interessent seine Terminvorschläge ausgewählt und abgeschickt hat, wird eine Bestätigungsnachricht angezeigt.
Diese erscheinen beim Nutzer im Kalender als schraffierte Termine (noch nicht bestätigt).
Sobald ein Terminvorschlag von Euch angenommen wurde, werden alle anderen automatisch Terminvorschläge gelöscht. Der angenommene Termin wird nun im Kalender nicht mehr schraffiert angezeigt.
