In Propstack kann man anhand von Deals oder Aktivitätskategorien Automatisierungen einstellen. Beispiele hierfür sind, dass nach dem Erstellen eines Besichtigungstermins automatisch eine Terminbestätigung an den Interessenten verschickt oder beim Verschieben eines Deals auf "Reserviert" eine Aufgabe für den Objektansprechpartner hinterlegt wird. Dadurch kann man bereits einige Prozesse selber abbilden.

In anderen Fällen, wo es nicht um Deals oder Aktivitätskategorien geht, kann man sogenannte Automatisierungswünsche verfassen. Diese Wünsche werden dem Propstack-Team über Chat oder E-Mail geschildert und müssen ein bestimmtes Schema verfolgen, damit diese umgesetzt werden können.

Häufige gestellte Automatisierungswünsche

1. Bei neuen Anfragen, den Interessenten automatisch als Kontakt anlegen
2. Nachdem ein Interessent automatisch angelegt wurde, eine Erst-Email verschicken
3. Wenn ein Kunde Geburtstag hat, ihm eine automatische Geburtstagsmail versenden
4. Beim Hinterlegen einer Absage mit einem bestimmten Absagegrund, den Kontakt automatisch archivieren
5. Beim Hinterlegen einer bestimmten Notiz, das verknüpfte Objekt automatisch auf archiviert setzen

Verfassen eines Automatisierungswunsches

Automatisierungswünsche sollten nach folgendem Schema verfasst und an uns geschickt werden:
Name: Ein-Zeiler, der die Funktion beschreibt, wie die oben angezeigten Beispiele
Auslöser: Was muss vorher passieren, damit die Automatisierung gefeuert wird?
Aktion: Was soll die Automatisierung machen?

Beispiel 1:
Name: Beim Hinterlegen einer Absage mit einem bestimmten Absagegrund, den Kontakt automatisch archivieren
Auslöser: Absage mit Absagegrund "Kein Kontakt mehr gewünscht" wurde angelegt
Aktion: Den Status des Kontaktes auf archiviert wechseln

Beispiel 2:
Name: Bei Anfragen über die Webseite, den Interessenten automatisch als Kontakt anlegen
Auslöser: Anfragen, die von "info@meine-immobilien.de" kommen sollen beachtet werden
Aktion: Den Interessenten anlegen. Außerdem den Status auf "Interessent", Newsletter auf "Ja" und Betreuer auf den Objekt-Ansprechpartner setzen

Nach Umsetzung eines Automatisierungswunsches

Wenn eine Automatisierung umgesetzt wurde, wird man über den Chat darüber informiert und man kann die Automatisierung in der Verwaltung unter Automatisierungen einsehen und jederzeit aktivieren bzw. ausschalten.

Auf dieser Seite kann man auch über die Spalte "Zuletzt ausgeführt" einsehen, ob und wann eine Automatisierung lief und ob es ggf. zu einem Fehler kam. Dafür klickt man auf das Datum bei "Zuletzt ausgeführt".

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