Was sind Unterkontakte und wann braucht Ihr diese?
Das sind Kontakte, die sich auf einen Hauptkontakt beziehen, welche Ihr jedoch nicht als separaten Kontakt anlegen wollt.
Der häufigste Fall ist das Anlegen eines Ehepartners. In vielen Fällen könnte einer der Ehepartner in dem Hauptkontakt des anderen angelegt werden.
Das hat den Vorteil, dass beim Anschreiben des Hauptkontaktes per E-Mail automatisch beide, also Hauptkontakt und Unterkontakt ausgewählt und angeschrieben werden.
Wichtiger Hinweis: Wenn ein Kontakt mit einem Unterkontakt eine Massen-Mail erhält, werden ebenfalls beide automatisch angeschrieben!
Wenn Ihr dies nicht möchtet, könnt Ihr diese Funktion unter Verwaltung > E-Mail Einstellungen > Unterkontakte ignorieren (bei Massenmails) deaktivieren.
Sollten der Kontakt und Unterkontakt in einer E-Mail nicht automatisch mit angeschrieben werden, schaut bitte in Eurem Nutzer-Profil bei dem Feld Kontakt-Anrede bei neuen E-Mails autom. einfügen
Wie lege ich Unterkontakte an?
Um einen Unterkontakt anzulegen, öffnet Ihr zunächst den Hauptkontakt. Unter den Stammdaten findet Ihr standardmäßig die Option "Unterkontakt hinzufügen":
Anschließend öffnet sich ein Fenster mit den typischen Feldern zu einem Kontakt. Dort könnt Ihr ebenfalls alle Daten zu der Person(Unterkontakt) eintragen.
Tragt Ihr eine E-Mail-Adresse ein, wird diese automatisch in CC jeder E-Mail gesetzt, die an den Hauptkontakt geht.
Nachdem Ihr den Unterkontakt angelegt habt, erscheint dieser im Hauptkontakt neben dem Namen des Kontaktes.
Wie erstelle ich ein individuelles Unterkontakt-Formular?
Dazu geht Ihr in der Verwaltung > Kontakt-Einstellungen > Eigene Kontakt-Vorlage oben rechts auf die Drei Punkte und dann auf Unterkontakt-Formular.
Es öffnet sich ein Popup und an der Stelle müsst Ihr alle Felder einfügen, die Ihr in der Maske braucht. Damit erstellt Ihr die Unterkontakt-Maske nach Euren Bedürfnissen komplett neu.
Wichtig: Hier könnt Ihr für den Unterkontakt auch die Kontakterlaubnis einstellen, die in der Standard Maske nicht hinterlegt ist.
Wie lösche oder trenne ich einen Unterkontakt von einem Hauptkontakt?
Dazu geht Ihr in der Unterkontakt-Maske auf die drei Punkte oben rechts und wählt entweder Löschen oder vom Oberkontakt trennen aus.
Hinweis: Bitte beachtet, dass ein Unterkontakt, der vom Hauptkontakt getrennt wurde, nicht mehr rückgängig gemacht werden kann.
Wie kann ich nach Unterkontakten filtern?
In Kontakte könnt Ihr auch direkt nach Unterkontakten filtern und Folgendes eingeben:
Das Filterergebnis zeigt nicht direkt den Unterkontakt in der Maske an, aber dafür den Hauptkontakt, in dem sich der Unterkontakt befindet.