Oftmals müsst Ihr E-Mails mit Kollegen teilen und leitet dafür die E-Mail einfach weiter. In Propstack gibt es eine interne Funktion, die das interne Weiterleiten von E-Mails ersetzt - mit einer Teilen-Funktion von E-Mails.
Wie funktioniert das Ganze?
Jeder Nutzer hat einen Email-Ordner, der sich "Mit mir geteilt" nennt. In diesem Ordner landen E-Mails von Kollegen, die mit Euch geteilt wurden. Sollten mit Euch E-Mails geteilt worden sein, seht Ihr das daran, dass bei dem Ordner eine Zahl erscheint.
Vorteil: Da die E-Mail nicht dupliziert wird beim Teilen, wird die E-Mail auch nicht mehrfach als Aktivität verbucht, wenn sie mit den Kollegen geteilt wird.
Geteilte E-Mails zusätzlich im Posteingang.
Die mit Euch geteilten E-Mails werden auch direkt im Posteingang angezeigt.
Das ständige Wechseln zwischen beiden E-Mail-Ordnern entfällt und Ihr könnt alle E-Mails in einem Ordner abarbeiten.
Ihr könnt hier direkt die E-Mails beantworten. Sobald die E-Mail für Euch erledigt ist, könnt Ihr oben auf "Nicht mehr mit mir teilen" klicken und die E-Mail verschwindet wieder aus dem Posteingang und im "Mit mir geteilt"-Ordner.
Tipp: Eine geteilte E-Mail im Posteingang erkennt Ihr immer daran, dass vor der E-Mail ein Profil-Foto des anderen Nutzers steht.
Warum kann ich eine geteilte Mail nicht löschen oder archivieren?
Die E-Mail löschen oder archivieren kann nur der Empfänger der E-Mail in seinem Posteingang, da die E-Mail direkt beim Empfänger liegt. Ihr könnt nur die Teilen-Funktion aufheben, damit diese Mail nicht mehr in eurem Posteingang erscheint.
Eine tolle Erweiterung, die wir beim "Teilen von E-Mails" umgesetzt haben:
Der Empfänger der E-Mail kann jetzt die E-Mail sofort archivieren, nachdem er sie mit anderen Nutzern geteilt hat. So muss er nicht mehr auf die anderen Nutzer warten, bis derjenige/diejenige die geteilte E-Mail gelesen oder beantwortet haben.
Diese Funktion macht besonders in Kombination mit der Kommentar-Funktion einer Email Sinn. Es gibt die Möglichkeit E-Mails zu kommentieren, um sich intern über eine Email auszutauschen. Diese Funktion findet Ihr in jeder Email ganz unten.
Bevor Ihr eine Email teilt, könnte es Sinn machen die Email vorher noch zu kommentieren. Diese Funktion findet man immer ganz unten in der Mail. Dort hat man auch zusätzlich noch die Funktion andere Nutzer in Konversation hinzuzufügen.
Wichtig: Ihr müsst immer "Enter" drücken, damit der Kommentar hinterlegt wird.
Da die mit uns geteilte Email immer noch dem Kollegen "gehört", kann auch nur er diese Email als "erledigt" setzen oder diese sogar löschen. Dabei verschwindet die Mail dann ebenfalls aus unserem "Mit mir geteilt"-Ordner.
Wenn wir eine E-Mail nicht mehr in unserem "Mit mir geteilt"-Ordner sehen möchten, können wir auf "Nicht mehr mit mir teilen" klicken.
Wie teile ich eine E-Mail mit anderen Kollegen?
Dazu geht Ihr auf die E-Mail, welche Iht teilen möchtet und klickt auf das Feld bei "Mit niemandem geteilt", wählt die Nutzer aus und speichert. So einfach!
