Einleitung
Propstack stellt mit dieser Integration eine direkte Verbindung von Propstack zu DocuSign via API zur Verfügung. Das bedeutet, dass Ihr Propstack nicht verlassen müsst um Dokumente vom Kunden signieren zu lassen.
Bitte wendet Euch bei Fragen zum rechtssicheren Signieren oder der Erstellung von Vorlagen in DocuSign direkt an Euren DocuSign Support.
Die Verträge aus den Beispielen sind lediglich Muster. Bitte wendet Euch für die rechtssichere Erstellung eines Vertragswerkes an Euren Rechtsberater.
DocuSign mit Propstack verbinden
Unter Verwaltung > Erweiterungen > DocuSign könnt Ihr Propstack mit Eurem DocuSign verbinden. Dazu klickt Ihr auf den blauen Button "Verbinden".
Anschließend werdet Ihr zum DocuSign-Login weitergeleitet. Dort gebt Ihr Euren DocuSign-Login bestehend aus E-Mail und Passwort ein.
Wenn der Login erfolgreich war, dann ist Propstack mit DocuSign über API verbunden.
Unter Verwaltung > Erweiterungen > DocuSign findet Ihr dann zwei neue Optionen Verbindung trennen und + Vorlage hinzufügen.
DocuSign ist nun erfolgreich mit Propstack verbunden.
Vorlage für DocuSign erstellen
Damit Ihr eine Vorlage hinzufügen könnt, muss in DocuSign zunächst eine erstellt werden. Dazu könnt Ihr z.B. eine Word Datei nehmen.
Wichtiger Tipp: Da wir die dynamischen Felder im Vertrag später mappen (also zuordnen), solltet Ihr im Vorfeld Euer Dokument einmal komplett mit den Propstack Platzhalten bauen. Es können alle Platzhalter verwendet werden, die auch in einem Propstack-Textbaustein (E-Mail-Vorlage) funktionieren. Wenn Ihr Euch diese Arbeit am Anfang macht, dann seid Ihr später um einiges schneller.
Das Ganze könnte dann z.B. so aussehen.
Häufig genutzte Variablen
{{ einheit.einheitennummer }}
{{ einheit.adresse }}
{{ einheit.kaufpreis }}
{{ einheit.flaeche }}
{{ einheit.typ }}
{{ einheit.art }}
{{ einheit.auftragsart }}
{{ einheit.auftragsbeginn }}
{{ einheit.auftragsende }}
{{ einheit.innenprovision }}
{{ einheit.provision }}
{{ einheit.provisionshinweis }}
{{ einheit.eigentuemer.name }}
{{ einheit.eigentuemer.adresse }}
{{ kontakt.name }}
{{ kontakt.adresse }}
{{ konto.name }}
{{ konto.adresse }}
Vorlage bei DocuSign hinterlegen
Anschließend erstellt Ihr Euch bei DocuSign eine Vorlage und ladet das Word-Dokument hoch. Wenn Ihr dann Eure DocuSign Vorlage bearbeitet, dann könnt Ihr DocuSign Text-Felder einfügen. Einfach von der linken Seite auf das Dokument ziehen und die Größe anpassen.
Wichtig ist hier, dass das DocuSign-Feld eine Datenbezeichnung erhält. Diese benötigen wir in einem späteren Schritt für das Mapping. In unserem Beispiel haben wir das Feld "Name" mit {{ kontakt.name }} gefüllt und schreiben jetzt als Datenbezeichnung rechts einfach "kontakt.name" rein.
So ergänzen wir nun Feld für Feld.
Anschließend löscht Ihr in Eurer ursprünglichen Vorlage alle Variablen raus und ladet diese ins DocuSign erneut hoch. Dazu klickt Ihr im Drei-Punkte-Menü auf "Ersetzen". Das könnt Ihr übrigens beliebig oft machen. Die neuen DocuSign-Felder werden dadurch nicht beeinträchtigt.
Damit wäre das DocuSign Dokument fertig.
Vorlage bei DocuSign mit mehreren Vertragsteilnehmern hinterlegen
Im Falle, dass ein Vertrag von mehreren Personen unterschrieben werden soll, gibt es die Möglichkeit, einen DocuSign-Vertrag mit mehreren Unterschreibern anzulegen.
Dazu muss der Vertrag unter edit bearbeitet werden. Hier können mehrere Vertragsteilnehmer unter Add Recipients hinzugefügt werden.
Es gibt zwei Varianten für einen Vertrag mit mehreren Unterschreibern: Vertragsunterschriften mit Reihenfolge oder Vertragsunterschriften ohne Reihenfolge.
Wenn der Vertrag in Reihenfolge unterschrieben werden soll, muss die Checkbox Set signing order angeklickt werden:
Daraufhin kann die Reihenfolge der Vertragsunterschriften per Drag and Drop definiert werden.
DocuSign-Vorlage in Propstack hinzufügen
Unter Verwaltung > Erweiterungen > DocuSign geht Ihr anschließend auf + Vorlage hinzufügen.
Dort wählt Ihr Eure Vorlage, die Ihr in DocuSign erstell habt aus. In unserem Beispiel ist es der Makleralleinauftrag. Anschließend auf Speichern drücken.
Die Vorlage erscheint anschließend in der Übersicht der DocuSign-Vorlagen.
Zuweisen der Variablen (Mappen der Felder)
Anschließend müsst Ihr die dynamischen Felder noch mappen. Das bedeutet, dass wir beim Versand der Vorlage an einen Kunden die dynamischen Felder automatisiert im Hintergrund befüllen. Dafür geht Ihr auf das Stift-Symbol und öffnen die Einstellungen dieser Vorlage.
Unter dem Punkt Zuweisung der Variablen könnt Ihr nun das Mapping vornehmen.
Da ihr ganz am Anfang die richtigen Variablen für die Vorlage ausgewählt habt und danach diesen Wert im einzelnen DocuSign-Feld verwendet habt, könnt Ihr nun einfach rechts wieder die Variablen befüllen. Einfach den Wert von links wieder in die geschweiften Klammern setzen. Danach "Speichern" klicken und das war es schon.
Weitere Optionen
Folgende Optionen können nun noch zusätzlich gesetzt werden. Ihr könnt eine Notiz Kategorie auswählen die dann erzeugt wird, wenn das Dokument unterzeichnet wurde. Für den Fall, dass die Unterzeichnung aktiv abgelehnt, könnt Ihr eine andere Notiz-Kategorie auswählen. Weiterhin könnt Ihr angeben, ob das unterzeichnete Dokument direkt beim Kontakt automatisiert abgelegt wird.
Versand einer DocuSign Vorlage aus Propstack
Wenn Ihr das Dokument wie oben beschrieben erzeugt habt, dass könnt Ihr es nun an Kunden versenden.
Öffnet dazu einfach eine neue E-Mail. Unter Variablen findet Ihr eine neue Sektion mit dem Namen "DocuSign". In dieser Sektion sind alle Eure Vorlagen als fixe Variable hinterlegt. Es macht also durchaus Sinn für den Versand einer Vorlage einen Textbaustein anzulegen.
Wenn die E-Mail mit dem Kontakt und dem Objekt verknüpft ist und die richtige Variable gesetzt wurde, dann könnt Ihr die E-Mail an den Kunden versenden.
Versand einer DocuSign Vorlage mit mehreren Unterschreibern aus Propstack
Anders als bei einer Vorlage mit nur einem Unterschreiber, müsst ihr im Falle mehrerer Vertragspartner eine Massen-Mail versenden.
Wählt dazu in der Kontaktliste alle Personen aus, die den Vertrag unterschreiben sollen. Anschließend klickt ihr auf Aktionen -> Massen-Mail.
Es öffnet sich ein Massen-Mail-Fenster, in dem wie oben die Variable für den Docusign Vertrag eingesetzt werden muss.
Nachdem die E-Mail abgeschickt wurde, erhalten alle Empfänger eine E-Mail mit dem Link zum DocuSign Vertrag.
Kundensicht und Signiervorgang
Dieser erhält eine E-Mail mit dem Link zum Signiervorgang.
Signiervorgang bei mehreren Vertragsteilnehmern
Im Falle eines Vertrags ohne Signierreihenfolge können nun alle Vertragsteilnehmer den Vertrag unabhängig voneinander unterschreiben. Jeder sieht den aktuellen Stand des Vertrags mit den bisher getätigten Unterschriften.
Im Falle eines Vertrags mit Signierreihenfolge müssen die Vertragsteilnehmer den Vertrag in der festgelegten Reihenfolge unterschreiben. Der Vertrag wird jeweils nur demjenigen Vertragsteilnehmer bereitgestellt, der gerade an der Reihe ist. Die anderen Vertragsteilnehmer müssen warten und können den Vertrag noch nicht einsehen. Sie erhalten an dieser Stelle so lange eine Wartemeldung, bis sie an der Reihe sind.
Nach dem Signiervorgang
Beim Kontakt wurde automatisch die eingestellte Notiz-Kategorie angelegt und das Dokument wurde zusätzlich unter "Dokumente" im Kontakt hinterlegt.
Wir wünschen Euch gutes Gelingen!