Mit dem Upload Feature in Propstack könnt Ihr gezielt Daten vom Kunden anfragen, ohne im Nachgang mit Mail Anhängen oder externen Cloud Diensten hantieren zu müssen. So kann der Kunde z. B. Dokumente für die Vermietung wie Selbstauskunft, Ausweiskopie und weitere Unterlagen komfortabel über eine Landing Page hochladen. Die so hochgeladenen Dokumente sind direkt mit dem richtigen Kontakt oder der passenden Immobilie verknüpft.
Inhaltsverzeichnis:
Erstellen eines Upload-Ordners
Es gibt in Propstack zwei Wege, um Upload-Ordner anzulegen. Global, also für jedes Objekt oder jeden Kontakt oder lokal für eine einzelne Immobilie oder einen einzelnen Kontakt wie Max Mustermann.
Um einen Upload-Ordner anzulegen, der für alle Immobilien oder Kontakt verfügbar ist, geht Ihr folgendermaßen vor:
Unter Verwaltung > Medien-Einstelllungen findet Ihr die Sektion Globale Upload-Ordner.
Ihr erstellt einen neuen Upload Ordner indem wir auf Upload-Ordner hinzufügen klickt.
In dem Pop-up tragt Ihr nun den Namen des Ordners ein und legt fest für welche Immobilientypen der Ordner genutzt werden darf.
Neben Immobilien könnt Ihr auch Uploads für Kontakte erstellen.
Optional tragt Ihr noch ein Passwort ein, um den Passwortschutz für die Landing Page zu aktiveren. Oder Ihr legt fest, dass die Landingpage nach einer bestimmten Zeit wieder deaktiviert wird.
Habt Ihr alle Einstellungen im Pop-up vorgenommen, klickt Ihr auf Speichern und schließt damit das Pop-up wieder.
Um einen lokalen Upload-Ordner für einen einzelnen Kontakt oder Immobilie zu erstellen, geht Ihr folgendermaßen vor:
Ihr geht in den Kontakt oder in die Immobilie, wo Ihr einen spezifischen Upload Ordner erstellen wollt. Unter Dokumente bei Kontakten oder Medien bei Immobilien klickt Ihr auf das 3 Punkte Menü und wählt Upload-Ordner erstellen aus.
Anschließend füllt Ihr das Pop-up wie oben beschrieben aus.
Erstellen eines Uploads
Ihr habt nun einen Upload-Ordner erstellt. Im nächsten Schritt legen Ihr fest, welche Dokumente, Bilder oder Daten Ihr in diesem Ordner erhalten möchten.
In Eurem zuvor erstellen Upload-Ordner klickt Ihr auf das + Symbol (Platzhalter erstellen) und öffnet damit das Pop-up zum Erstellen des Upload-Platzhalter.
Jetzt vergebt Ihr einen Namen und eine Beschreibung des Uploads. Beides wird auf der Landingpage angezeigt.
Außerdem könnt Ihr noch den übergeordneten Upload-Ordner festlegen und die erlaubten Dateitypen bestimmen. Legt Ihr z. B. fest, dass Ihr nur *.png und *.jpg Dateien akzeptiert, dann können nur (jpg/png) Bilder von Euren Kontakten hochgeladen werden. So lassen sich abstrakte Datei-Formate von vornherein ausschließen.
Auch könnt Ihr festlegen, wie groß eine Upload-Datei maximal sein darf und welche Dokumenten-Tags sie erhalten soll. Letzteres ist praktisch, um Uploads direkt mit einem passenden Tag zu versehen.
Zusätzlich könnt Ihr Pflicht-Uploads definieren. Diese werden später auf der Upload-Landingpage mit einem Sternchen gesondert hervorgehoben.
Habt Ihr alles eingestellt, klickt Ihr auf Speichern.
Verschicken eines Upload-Platzhalter oder Ordner
Ihr habt einen Upload-Ordner erstellt und mindestens einen Upload(Platzerhalter) definiert. Jetzt könnt Ihr Eurer Zielperson eine Landing Page zum Hochladen der vorher definierten Daten schicken.
Ihr könnt nun entscheiden, ob Ihr den gesamten Upload-Ordner mit allen darin enthaltenen Upload-Platzhaltern verschickt oder gezielt einzelne Upload-Platzhalter.
Ihr kopiert zuerst die Variable eines Upload-Ordners oder Platzhalter, indem Ihr auf das
{}Variable kopieren Symbole klickt, welches erscheint, wenn Ihr den Mauszeiger über den Upload-Platzhalter/Ordner positioniert.
Nun könnt Ihr die Variable in einer E-Mail einfügen.
Wichtig: Die passende Immobilie oder der passende Kontakt ist in der E-Mail verknüpft, damit die hochgeladenen Dokumente richtig zugeordnet werden.
Die Upload Landing Page
Auf der Upload Landing Page kann die Zielperson nun Dateien hochladen. Das geht per Drag & Drop oder über den Hochladen-Button.
Auf der Landing Page wird außerdem ein Zähler angezeigt, der Euren Kunden zeigt, wie viele Pflicht-Uploads noch ausstehen oder ein grünes Häkchen, wenn alle Pflichtuploads durchgeführt wurden.
Nach dem Hochladen kann die Person die Daten ebenfalls wieder löschen. Die Dateien können aber in Propstack aus dem Upload-Platzhalter kopiert werden, um z. B. bei gesetzlichen Aufbewahrungsfristen die Daten konform zu speichern. Wie das geht, erfahrt Ihr im nächsten Absatz.
Workflow: Mit Uploads in Propstack arbeiten
Im letzten Teil erklären wir Euch, wie Ihr in Propstack mit den Uploads arbeitet. Ihr habt nun bereits Ordner und Platzhalter angelegt, eine Landingpage verschickt und es wurden Daten hochgeladen. Diese wollt Ihr Euch einmal anschauen.
Ihr ruft einen Kontakt oder eine Immobilie auf, wo Dateien über einen Upload hochgeladen wurden und steuert den Menüpunkt Dokumente bei Kontakten oder Medien bei Immobilien an.
Hier findet Ihr Euren Upload-Ordner. Dieser ist im Gegensatz zu den normalen Ordnern blau eingefärbt, was signalisiert, dass es sich um einen Upload-Ordner handelt. Die farbliche Unterscheidung soll Euch dabei helfen, Upload-Ordner mit externen Inhalt und Dokumenten-Ordner mit internen Inhalten visuell zu trennen.
Klicken Ihr auf einen Upload Platzhalter, könnt Ihr die Datei sehen, die hochgeladen wurde. Bei jeder Datei wird Euch angezeigt, wer sie hochgeladen hat, wann und wie groß die Datei ist. Außerdem könnt Ihr die Datei löschen.
Ihr werdet auch von uns über eine E-Mail-Benachrichtigung informiert, sobald alle erforderlichen Dateien erfolgreich hochgeladen wurden.