In diesem Artikel möchten wir Euch einen ausführlichen Einblick geben, wie Ihr Serienbriefe erstellen und effizient nutzen könnt, um Eure Kommunikation zu automatisieren und zu personalisieren.
Schritt 1 - Briefvorlage erstellen
Ihr erstellt eine Briefvorlage und ladet diese Vorlage unter Verwaltung > Briefvorlagen hoch. Diese dient als Basis für alle Dokumente, die Ihr erzeugen möchtet. Ihr könnt Text, Bilder und Variablen für die Informationen einfügen, die Ihr personalisieren möchtet. Hier wird Euch erklärt, wie und wo Ihr Variablen finden könnt.
Textboxen führen zu Problemen und sollten daher lieber vermieden werden.
Wenn in der Kopf- oder Fußzeile der Word-Datei eine Textbox verwendet wird, und in diese eine Variable hinzugefügt wird, meckert Word mit so einer Fehlermeldung: "Word found unreadable content in "....docx". Do you want to recover the contents of this document? If you trust the source of this document, click Yes."
Was sind Variablen?
Platzhalter, auch Variablen genannt, dienen dazu, dynamische Inhalte in Briefvorlagen und Textbausteinen für E-Mails zu generieren. Sie können beispielsweise verwendet werden, um Informationen zu verknüpften Objekten oder Kontakten einzufügen.
Schritt 2 - Kontakte filtern und markieren
Der einfachste Weg um mehrere Kontakte für einen Serienbrief auszuwählen ist über den Reiter "Kontakte" oder den Reiter "Deal" in den Objekten.
Schritt 3 - Brief erstellen
Nachdem Ihr die Kontakte ausgewählt habt,
klickt Ihr über Aktionen auf "Brief oder Massenbrief erstellen",
wählt die Briefvorlage
verknüpft mögliche Objekte
entscheidet, ob der Brief als Aktivität gespeichert wird
und klickt auf "Brief erstellen".
Der Serienbrief wird im Anschluss erstellt und als Word-Datei im Docx-Format automatisch heruntergeladen.
Wie kann ich aus der Serienbrief-Datei für jeden Kunden eine einzelne Word-Datei erstellen?
Das geht nur über einen indirekten Weg mit einem Online Programm wie Aspose. Dort habt ihr die Möglichkeit die gesamte Word-Datei hochzuladen und das Programm trennt die einzelnen Seiten in neue Word-Dateien.
Wie kann ich aus der Serienbrief-Datei für jeden Kunden eine einzelne PDF-Datei erstellen?
Im ersten Schritt müsstet Ihr die Word-Datei mit einem Office Programm wie Word oder Pages öffnen und den gesamten Serienbrief als PDF speichern. Im nächsten Schritt könnt Ihr ein Online Programm wie SmallPDF dafür nutzen. Dort könnt ihr die PDF hochladen und das Programm erstellt Euch aus jeder PDF-Seite eine neue PDF-Datei.