Propstack bietet Euch die Möglichkeit Nutzer aus einer CSV-Datei zu importieren.
Im Bereich Verwaltung > Nutzer wird über das Drop-Down-Menü oben rechts (die drei kleinen Punkte) der Import mit den Menü-Punkt "CSV-Importieren" gestartet.
Wichtig: Ihr könnt nur Nutzer in Euer System hochladen, wenn Ihr noch freie Nutzer-Plätze habt.
Beispiel: 2/3 Plätze sind belegt. Also kann noch ein Nutzer angelegt werden über die CSV. Falls Ihr keine Plätze mehr frei habt, müsst Ihr auf das Feld +Neuer Nutzer gehen und einen weiteren kostenpflichtigen Nutzer beantragen.
Es öffnet sich folgender Import-Dialog in einem Fenster.
Ihr könnt die CSV-Datei per Drag & Drop einfügen oder aus dem Dateiordner wie gewohnt auswählen und bestätigen.
Wenn Ihr keine eigene CSV-Vorlage habt, könnt Ihr auch die Beispiel CSV-Datei herunterladen und nutzen (siehe Bild).
Wichtig: Die Datei muss IMMER im Format CSV-UTF-8 gespeichert werden.
(Nicht mit Kommagetrennt)
Bei einer CSV-Datei sind die Spaltennamen entscheidend, damit die Werte aus der CSV-Datei in die gewünschten Felder in Propstack geschrieben werden. Die Spaltennamen sollten mit den Feldnamen in Propstack gleich sein, dann erkennt das System beim Hochladen der Datei die Felder automatisch, setzt ein Häkchen hinter das Feld und zeigt auch die Vorschau an.
Sollten die Spaltennamen in der CSV Datei falsch geschrieben sein, wird das System diese nicht zuweisen können und dann sieht das ganze so aus: Haken Fehlt, Vorschau fehlt.
Ihr könnt dann entweder die CSV-Datei bearbeiten und die Namen korrigieren oder direkt im System über das Mapping das richtige Feld zuweisen.
Eine CSV-Datei könnt Ihr mit Tabellenkalkulationsprogrammen wie Microsoft Excel (Ab 2013 oder später) oder OpenOffice Calc öffnen und bearbeiten. (Bitte nicht Numbers oder Google Sheets verwenden > Siehe Hinweis ganz unten)
Beim Importieren werden
neue Nutzer angelegt
bereits vorhandene Nutzer werden aktualisiert
Propstack kann vorhandene Nutzer über diese Spaltennamen erkennen: Datensatznummer und/oder E-Mail.
Eine Beispiel-CSV-Datei findet Ihr hier: Nutzer-Import-Beispiel.csv
In folgender Übersicht sind die möglichen Propstack-Spaltennamen aufgelistet, die in der CSV-Datei verwendet werden können:
Nutzer
Spaltenname | Beispielwert | Anmerkung |
Datensatznummer | 123123 | Interne ID des alten CRM-Systems |
Anrede | Herr | Mögliche Werte: Herr, Frau |
Titel | Doktor |
|
Vorname | Michael |
|
Name | Meier |
|
| ||
Telefon | 030-123456 | Das Feld in der CSV Datei als Zahl oder Text Formatieren |
Mobil | 0163-987654 | Das Feld in der CSV Datei als Zahl oder Text Formatieren |
Position | Key Account |
|
Teams | Sales |
|
Rollen-Rechte | Vollzugriff | Muss vorher im System angelegt werden |
Passwort | Passwort123 | Mindestens 12 Zeichen |
Custom-Felder
Spaltenname | Beispielwert | Anmerkung |
CF Qualifikation | Top Seller | Der Feldname kann direkt aus dem Custom Feld kopiert werden und muss auch genau so als Spaltenname verwendet werden. |
Hinweis:
Bitte für die CSV Datei nicht die Software Numbers oder Google Sheets benutzen. Mit dieser kann man zwar auch ein CSV-UTF-8 Format speichern aber es speichert in einem US Format was euch dann in der Anzeige die Umlaute zu irgendwelchen Symbolen/Zeichen ändert, was in Propstack dazu führt das die Spalten nicht mehr erkannt werden oder die Begriffe in den Feldern falsch überspielt werden.
Tip:
Wenn eure CSV Datei fertig aufbereitet ist, testet diese immer zuerst mit 1-2 Objekten/Kontakten/Nutzern und überprüft alle Felder nach dem Hochladen ob diese korrekt übertragen wurden oder ob es nicht irgendwelche unerwünschten Übertragungsfehler gab. Solltet ihr abschließend alles Fehlerfrei übertragen haben, könnt ihr die vollständige Datei in Propstack hochladen.