Die Paperless-Schnittstelle bei Propstack ermöglicht es Euch, Verträge einfach zu automatisieren. Alle wichtigen Daten werden aus Propstack automatisch in die Dokumente übernommen und müssen nicht länger händisch ausgedruckt, unterschrieben und hochgeladen werden. Mit digitalen Signaturen werden alle Geschäfte rechtssicher und DSGVO-konform abgewickelt.
Wenn Ihr Euch für Paperless als Teil unserer Propstack-Lösung entscheidet und Paperless-Kunde werden möchtet, bitten wir Euch, direkt Kontakt mit unserem Sales-Team über diese Seite aufzunehmen.
Alternativ: Sendet einfach eine E-Mail an sales@propstack.de, und unser Team wird sich umgehend bei Euch melden, um alle Details zu besprechen
Vorteile der Integration zwischen Propstack und Paperless
Verkäufe, Vermietungen und das Maklergeschäft vereinfachen: Verträge werden auf Knopfdruck mit Daten aus Propstack personalisiert, ohne dass das CRM verlassen werden muss.
Automatisierte Workflows: Alle Beteiligten können Verträge und Formulare innerhalb von Sekunden und unabhängig vom Standort ausfüllen und gemäß strengen EU-Normen rechtssicher signieren (fortgeschritten und qualifiziert).
Effiziente Datenerfassung: Auskünfte und Protokolle werden auf jedem Endgerät mühelos ausgefüllt, mit Nachweisen versehen und den entsprechenden Objekten automatisch zugeordnet.
Die wichtigsten Funktionen im Überblick
Dokumenten-Generator: Erstellt Dokumente mit den Daten aus Eurem Propstack CRM.
eIDAS-konforme, elektronische Signaturen: Unterstützt fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen.
Interaktive Online-Formulare: Sammelt Daten von Käufern und Verkäufern.
Echtzeit-Status-Updates: Volle Transparenz in Euren Immobilien-Transaktionen.
Beliebte Anwendungsfälle
Mietverträge | Vollmachten |
Makleralleinaufträge | Kaufabsichtserklärungen |
Reservierungsvereinbarungen | Widerrufsbelehrungen |
SEPA-Mandate | Selbstauskünfte |
Objektaufnahmen | Übergabeprotokolle |
Schritt-für-Schritt Anleitung zur Aktivierung von Paperless
Schritt 1: Integration aktivieren Ein Admin muss unter Verwaltung > Erweiterungen > Paperless die Schnittstelle aktivieren.
Schritt 2: Vorlagen laden In Paperless hinterlegt Ihr Vorlagen für Vertragsdokumente. Alle Vorlagen, die Ihr über Propstack verschicken möchtet, könnt Ihr über den Button "Vorlage hinzufügen" importieren. Die Platzhalter einer Vorlage können mit Variablen aus Propstack verknüpft werden, damit das anschließende Vertragsdokument mit Daten aus Propstack vorausgefüllt wird.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung der Vorlagen in Paperless findet Ihr in diesem Video und unter Template erstellen in der Paperless Hilfe.
Schritt 3: Weitere Nutzer authentifizieren Nach der Aktivierung der Integration können andere Nutzer die Paperless-Funktion sehen und über den grünen Button auf "Neuer Vertrag" klicken. Sie müssen sich jedoch noch authentifizieren, entweder direkt im "Neuer Vertrag"-Ablauf oder in der Erweiterung.
Schritt 4: Authentifizierungsprozess Für die Authentifizierung wird der Nutzer zu einer Authentifizierungsseite weitergeleitet und nach erfolgreicher Anmeldung zurück zu Propstack geleitet, wo er die Erweiterung nutzen kann.
Schritt 5: Fehlerbehandlung Falls ein Nutzer nicht authentifiziert werden kann oder nicht gefunden wird, erhält er eine Fehlermeldung. In diesem Fall muss der Admin den Nutzer in Paperless anlegen, damit dieser die Integration nutzen kann.
Wichtiger Hinweis: Kunden und deren Mitarbeiter, die Paperless bereits nutzen, müssen sich nach dem Release erneut authentifizieren und Schritt 3 durchführen.
Wie kann ich geänderte Paperless-Vorlagen in Propstack aktualisieren?
Um Eure Paperless-Vorlagen in Propstack zu aktualisieren, geht Ihr folgendermaßen vor: Unter Verwaltung > Erweiterungen > Paperless sucht Ihr die jeweilige Vorlage, die Ihr aktualisieren möchtet und fahrt mit der Maus darüber.
Sobald Ihr mit der Maus über die Vorlage fahrt, erscheint ein Refresh-Icon. Klickt auf dieses Refresh-Icon, um die Vorlage zu aktualisieren. Durch diesen Vorgang wird die in Paperless angepasste Vorlage automatisch im Propstack aktualisiert, sodass alle Änderungen übernommen werden.
Für eine detaillierte Anleitung, wie Ihr Vorlagen in Propstack aktiv nutzt, besucht bitte den Artikel Paperless-Vorlagen nutzen.
Weitere Nutzer in Paperless anlegen
Um weitere Mitarbeiter in Paperless zu hinterlegen, damit diese auch über Propstack Verträge versenden können, müsst Ihr die neuen Nutzer in den Organisations-Einstellungen von Paperless hinzufügen. Eine detaillierte Anleitung dazu findet Ihr im Paperless Hilfeartikel "Nutzer einladen".