Mit der Paperless-Integration in Propstack könnt Ihr den gesamten Vertragsprozess digital und effizient gestalten. Im Folgenden zeigen wir Euch den detaillierten Ablauf, wie Ihr Paperless-Vorlagen nutzen könnt, um Verträge zu erstellen, zu versenden und zu verwalten.
Voraussetzungen
Stellt sicher, dass Ihr die Paperless-Integration und die Vorlagen gemäß unserem Paperless-Artikel zur Einrichtung der Schnittstelle und Vorlagen aktiviert habt.
Vorlage-Einstellungen bearbeiten
In den Einstellungen zur Vorlage in der Paperless-Erweiterung könnt Ihr spezifische Anpassungen für jeden Vertrag vornehmen.
Hier habt Ihr die Möglichkeit festzulegen, ob der Vertrag auch direkt beim Kontakt in den Medien gespeichert werden soll und gleichzeitig könnt Ihr entsprechende Tags vergeben, um eine bessere Übersicht und Kategorisierung zu gewährleisten.
Darüber hinaus könnt Ihr die Notizen zu den Verträgen kategorisieren, was besonders hilfreich für Automatisierungen ist.
Ebenso könnt Ihr Nutzer als Abonnenten hinzufügen, sodass diese stets über Änderungen und Updates informiert bleiben.
Sobald diese Voraussetzungen erfüllt sind, könnt Ihr den folgenden Ablauf nutzen:
Euer Ablauf zum Erstellen und Versenden des Vertrags
Vertrag erstellen:
Ihr klickt auf "Neu" → "Neuer Vertrag".
Vertrag auswählen:
Ihr wählt den Vertrag aus den Musterverträgen aus.
Kontakte und Objekte hinzufügen:
Je nach Vertrag fügt Ihr die Kontakte, die den Vertrag unterzeichnen müssen, sowie das Objekt und/oder Projekt hinzu.
Automatische und manuelle Variablenfüllung:
Die Variablen im Vertrag werden automatisch aus den verknüpften Kontakten und Objekten ausgefüllt. Fehlende Variablen könnt Ihr manuell ergänzen.
Vertrag überprüfen:
Ihr könnt den Vertrag in der Vorschau ansehen und bei Bedarf sogar als PDF abspeichern und ausdrucken, falls Eure Kunden lieber direkt handschriftlich unterschreiben möchten.
Vertrag versenden:
Ihr sendet den Vertrag an die Unterzeichner.
Ablauf für den Unterzeichner
Vertrag überprüfen und unterzeichnen:
Der Unterzeichner erhält eine E-Mail mit dem Link zum Dokument, überprüft den Vertrag und unterzeichnet ihn.
Abschließen:
Nach der Unterzeichnung klickt der Unterzeichner auf "Abschließen".
Mehrere Unterzeichner:
Wenn mehrere Parteien unterzeichnen müssen, wiederholt der nächste Unterzeichner diesen Prozess.
Euer Ablauf während der Unterzeichnung
Benachrichtigungen:
Ihr werdet per E-Mail informiert, dass das Dokument geöffnet und später auch unterzeichnet wurde.
Dokument unterzeichnen:
Ihr erhaltet die E-Mail mit dem Dokument, unterzeichnet ebenfalls und klickt auf "Abschließen". Ihr könnt das PDF bei Bedarf herunterladen.
Nach Abschluss der Unterzeichnung
Benachrichtigungen:
Ihr und die Unterzeichner erhalten eine E-Mail, dass das Dokument von allen Parteien erfolgreich unterzeichnet wurde, mit der Option, das Dokument herunterzuladen. Das PDF enthält auch den Audit Trail des Dokuments.
Dokumentenablage:
Ihr erhaltet eine Notiz in Propstack, dass das Dokument unterschrieben wurde und das Dokument wird in der Notiz gespeichert.
Mit diesen Schritten integriert Ihr die Paperless-Vorlagen nahtlos in Euren Arbeitsalltag und sorgt für eine effiziente und digitale Vertragsabwicklung.