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Einen Termin erstellen und verschicken
Einen Termin erstellen und verschicken

Wie erstelle ich einen Termin?

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Verfasst von Sebastian
Vor über einer Woche aktualisiert

Termin erstellen

Einen Termin könnt Ihr ganz einfach über den "Neu"-Button oben rechts

oder über den "+ Neuer Termin"-Button im Kalender oben rechts erstellen.

Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in welchem Ihr Euren Termin genau definieren können.

Titel

Hier setzt Ihr den Titel des Termins - je nach Terminkategorie wird dieser auch automatisch vergeben.

Termin von/bis

Hier tragt Ihr den Terminzeitraum ein. Bei einer Terminüberschneidung in Eurem Kalender wird die Zeit rot dargestellt.

Puffer

Die Pufferzeit wird im Kalender vor und nach dem Termin grafisch dargestellt. Die Funktion kann als Wegzeit verwendet werden und dient dazu Zeitstress zu vermeiden. Der Puffer wird nicht zu Outlook synchronisiert.

Kategorie

Mit der Kategorie bestimmt Ihr die Terminart. Je nach Terminart können verschiedene Folgeaktionen ausgelöst werden.

Zuweisen an

Hier tragt Ihr den verantwortlichen Mitarbeiter(Nutzer) ein.

Kontakte / Objekte/ Projekte

Hier werden alle für den Termin relevanten Kontakte, Objekte und Projekte verknüpft.

Abonnenten

Als Abonnent eingetragene Nutzer werden über Neuigkeiten zum Termin benachrichtigt (z.B. neue Kommentare oder erledigte Aufgaben) und der Termin wird auch im Kalender des Abonnenten angezeigt.

Ort

Hier wird der Ort des Termins eingetragen. Bei der Kategorie Besichtigungstermin wird z. B. automatisch die Objektadresse hinterlegt.

Privater Termin

Termine könnt Ihr als privat markiert werden.

Teams-Besprechung

Für alle Nutzer von Microsoft 365 gibt es im Terminformular diese Option. Ihr könnt hier Microsoft-Teams Einladungen direkt im Termin erstellen.

Teilnehmer einladen

Hier können externe Personen, die nicht als Kontakt in Propstack angelegt sind, zum Termin eingeladen werden

Ressourcen

Üblicherweise handelt es sich bei den Ressourcen um Konferenzräume, KFZ, hochwertige Kameras oder Ähnliches.

Massen-Termin

Mit der Massentermin-Funktion generiert Ihr einen Buchungslink für Interessenten, um Besichtigungstermine schnell und einfach koordinieren zu können.

Erinnerung

Hier könnt Ihr eine interne Erinnerung für den zugewiesen Nutzer einstellen, die zu dem gewünschten Zeitpunkt innerhalb von Propstack aufploppt.

Kunden-Erinnerung

Mit der Kunden-Erinnerung könnt Ihr Kontakte per E-Mail bzw. SMS an bevorstehende Termine erinnern.

Merkmale

Mit den Merkmalen könnt Ihr optional Termine intern weiter klassifizieren. Merkmale erstellt ihr unter

Anhänge

Hier könnt Ihr z. B. Dokumente an den Termin anhängen

Nachdem Ihr den Termin gespeichert hat, findet Ihr diesen sowohl im Kalender als auch in den Aktivitäten der verknüpften Kontakte, Objekte oder Projekte.

Natürlich werden Termine auch durch Google- oder Microsoft-Verbindungen synchronisiert, nur bietet die Erstellung über Propstack wesentlich mehr Funktionen an.

Nach einem Termin solltet Ihr jeweils im Termin dokumentieren, ob dieser stattgefunden hat oder nicht, da Ihr Euch mit dieser Funktion auch mögliche automatische Folgen wie das Objektfeedback einbauen könnt.

Um den Termin nachträglich zu bearbeiten, öffnet Ihr den Termin und klickt auf Bearbeiten.

Möchtet Ihr nur den Terminzeitpunkt anpassen, reicht ein Klick auf das jeweilige Datum im Terminfenster. Dadurch wird eine praktische Datumsauswahl angezeigt, ähnlich wie im Bearbeitungsmodus. Das ausgewählte Datum wird direkt gespeichert. Wenn das Datum ein von-bis-Datum ist, also aus 2 Daten besteht, sind sie auch einzeln anklickbar.

Termineinladung versenden

Um nun eine Termineinladung an die verknüpften Kontakte zu verschicken, gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten.

Wählt Ihr beim Anlegen des Termin bereits eine der hinterlegten Kategorien (z. B. Erstbesichtigungstermin, Besichtigungstermin ...) aus, öffnet sich nach dem Speichern des Termin automatisch der passende Textbaustein mit der Terminbestätigung, die Ihr mit einem Klick direkt versenden könnt.

Wählt Ihr hingegen keine entsprechende Terminkategorie aus oder möchtet die Terminbestätigung nachträglich erneut versenden, öffnet Ihr den Termin im Kalender und klickt auf Folge-Aktivität > Terminbestätigung senden. Es öffnet sich nun ebenfalls der passende E-Mail-Textbaustein mit der Bestätigungsmail.

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