In einer Phase des Verkaufsprozesses, in der Regel nach einer erfolgten Besichtigung, will man dem Interessenten alle relevanten Unterlagen zum Objekt per E-Mail zukommen lassen.
Bisher musste man die nötigen Unterlagen für das gewünschte Objekt als Anhang verschicken oder man machte Umwege über andere Dienste wie Dropbox oder Google Drive und schickte den Link dazu per E-Mail.
Inspiriert durch die letzte Lösung bietet Propstack eine neue Funktion an, um die relevanten Unterlagen eines Objektes schnell und umkompliziert per E-Mail verschicken zu können.
Datenraum schicken
Propstack bietet eine neue Landing Page an, mit den relevanten Unterlagen eines Objektes. Dazu markiert man im Objekt die relevanten Unterlagen mit einem Häkchen, ob sie zu den "Objektunterlagen" gehören. Die markierten Dokumente lassen sich dann über die neue Variable Unterlagen-Link verschicken. In der E-Mail muss noch das jeweilige Objekt verknüpft werden, damit der Unterlagen-Link weiß, von welchem Objekt er die Unterlagen anzeigen soll.
Die Landing Page hat gegenüber normalen Anhängen einer E-Mail mehrere Vorteile:
Die Landing Page ist dynamisch, d.h. wenn im Objekt neue Unterlagen hinzukommen oder Unterlagen ersetzt werden, werden diese Änderungen auch auf der Landing Page abgebildet und somit immer auf dem neuesten Stand
Man muss keine großen Anhänge mehr verschicken, mit der Sorge, dass sie vielleicht gar nicht verschickt werden können
Man ist frei von anderen Storage-Anbietern und hat alles in Propstack gebündelt
Man muss dran denken das der Objektunterlagen Ordner auch freigegeben ist für den Versand. Dazu gehen wir mit der Maus über den Objektunterlagen Ordner und auf den kleinen Stift rechts um den Ordner zum bearbeiten. Dann geben wir den Ordner zum verschicken frei. Dies ist aber nur eine Lokale Einstellung pro Objekt. Das gleiche kann man für den Ordner auch Global einstellen in der Verwaltung > Medien-Einstellungen > Ordner.
Im Anschluss öffnen wir uns die E-Mail und verknüpfen das Objekt und fügen die Objektunterlagen Variable in die E-Mail ein.
Alternativ können wir auch mit der Maus auf den Objektunterlagen Ordner gehen und über das Symbol { } und uns die Variable händisch herauskopieren. Das bleibt euch selbst überlassen.
Wenn wir jetzt oben auf die E-Mail Vorschau gehen können wir sehen wie der Ordner beim Kunden ankommt. Dieser kann die Unterlagen dann gebündelt oder einzeln herunterladen.
Zur Info: Auch Unterordner können nun mitgesendet werden wie man auf dem Bild sehen kann wie bei dem Ordner Mietunterlagen > Mietvertrag.
Jetzt kommt noch eine große Besonderheit hinzu was die Einstellmöglichkeiten der Objektunterlagen Ordner angeht.
Wenn man in der Verwaltung > Medien-Einstellungen > Ordner den Objektunterlagen Ordner bearbeitet, kann man auch angeben unter welchen Voraussetzungen der Ordner angezeigt werden soll. Dafür gibt es das Feld "Ordner anzeigen für". Dort ist ein festes Dropdown hinterlegt.
