Es gibt verschiedene Möglichkeiten seinen Arbeitsalltag zu vereinfachen. Eine davon sind Automatisierungen.
In diesem Artikel geht es daher genau darum, speziell aber um Automatisierungen der Deal-Phasen, die wir durch das Senden von E-Mails oder dem Anlegen von anderen Aktivitätstypen, wie Terminen, Aufgaben oder Notizen auslösen.
Zum Beispiel ist eine Variante, dass nach dem Verschicken einer E-Mail mit dem E-Mail-Typ „Angebot“ (kann selbst festgelegt und umbenannt werden) die Deal-Phase zu „Exposé versandt“ wechseln soll (kann ebenfalls selbst festlegt und umbenannt werden).
Sollte noch kein Deal zu dieser Kontakt-Objekt-Beziehung existieren, wird automatisch nach dem Versenden der E-Mail ein Deal angelegt, der die Deal-Phase „Exposé versandt“ bekommt.
Dazu kann unter Verwaltung/Aktivitätstypen/E-Mail-Typen/"Angebot"/Automatisierung „Exposé versandt“ ausgewählt werden.
In unserem Fall existiert der Deal bereits in der Phase „Anfrage“ und wird durch das Verschicken der E-Mail mit dem E-Mail-Typ "Angebot" auf die Phase „Exposé versandt“ gestellt. (In dem unteren GIF wird ein Textbaustein verwendet, der uns bereits das E-Mail Formular vollständig ausfüllt)
Ein weiteres Beispiel für eine derartige Automatisierung bietet das Anlegen eines Termins. Häufig tritt der Fall auf, dass nach dem Anlegen eines Besichtigungstermins die Deal-Phase ebenfalls zu „Besichtigung vereinbart“ wechseln soll. Dieser Fall kann ebenfalls dadurch abgebildet werden, dass die neue Deal-Phase „Besichtigung vereinbart“ unter Verwaltung/Aktivitätstypen/Termin-Typen/Besichtigung/Automatisierung ausgewählt wird.
In unserem Fall ist die Deal-Phase nach dem Anlegen des Termins von „Exposé versandt“ zu „Besichtigung vereinbart“ gewechselt.
Auf diese Art und Weise können Automatisierungen dabei helfen weiterhin den Überblick über die Deals zu behalten, ohne alles manuell eintragen zu müssen.
Die Voraussetzung für das Funktionieren derartiger Automatisierungen, ist das Verknüpfen von dem Objekt und dem Kontakt in der jeweiligen Aktivität.