Es gibt diverse Optionen, Euren Arbeitsalltag zu vereinfachen. Eine dieser Möglichkeiten sind Automatisierungen.
Dieser Artikel behandelt genau dieses Thema, insbesondere jedoch Automatisierungen der Deal-Phasen, die Ihr durch das Versenden von E-Mails oder das Anlegen anderer Aktivitätstypen, wie Terminen, Aufgaben oder Notizen, auslösen könnt.
Ein Beispiel ist eine Variante, dass nach dem Senden einer E-Mail mit dem E-Mail-Typ „Angebot“ (kann von Euch festgelegt und umbenannt werden) die Deal-Phase zu „Exposé versandt“ wechseln soll (kann ebenfalls von Euch bestimmt und umbenannt werden).
Sollte bisher kein Deal zu dieser Kontakt-Objekt-Beziehung existieren, wird automatisch nach dem Versand der E-Mail ein Deal erstellt, der die Deal-Phase „Exposé versandt“ erhält.
Dazu könnt Ihr unter Verwaltung > Aktivitätstypen > E-Mail > 3. Exposé versandt bei Nach Absenden: Nächste Deal-Phase „Exposé versandt“ auswählen.
In diesem Beispiel existiert der Deal bereits in der Phase „Anfrage“ und wird durch das Verschicken der E-Mail mit dem E-Mail-Typ "Angebot" auf die Phase „Exposé versandt“ gestellt. (In dem unteren GIF wird ein Textbaustein verwendet, der Euch bereits das E-Mail Formular vollständig ausfüllt)
Ein weiteres Beispiel für eine derartige Automatisierung bietet das Anlegen eines Termins. Häufig tritt der Fall auf, dass nach dem Anlegen eines Besichtigungstermins die Deal-Phase ebenfalls zu „Besichtigung vereinbart“ wechseln soll. Diesen Fall könnt Ihr ebenfalls dadurch abbilden, indem Ihr die neue Deal-Phase „Besichtigung vereinbart“ unter Verwaltung > Aktivitätstypen > Termin-Typen > 3. Besichtigungstermin auswählt.
In diesem Beispiel wechselte die Deal-Phase nach dem Anlegen des Termins von „Exposé versandt“ zu „Besichtigung vereinbart“.
Auf diese Weise können Automatisierungen Euch dabei helfen, den Überblick über die Deals zu behalten, ohne alles manuell eintragen zu müssen.
Die Voraussetzung für das Funktionieren derartiger Automatisierungen ist die Verknüpfung von dem Objekt und dem Kontakt in der jeweiligen Aktivität.