Jeder Nutzer hat die Möglichkeit, seine eigenen E-Mail-Ordner zu erstellen.
Der Inhalt des Ordners definiert sich ausschließlich aus den E-Mails desjenigen Nutzers, der den Ordner erstellt hat. Sollten wir also einen E-Mail-Ordner erstellt haben, landen auch nur E-Mails von uns dort.

Beispiel:
Haben wir eine Anlaufstelle für unsere Anfragen (z. B. info@muster-immobilien.de), macht es Sinn, einen Ordner für Anfragen zu erstellen und diesen anschließend mit anderen Kollegen zu teilen.

Wie funktionieren E-Mail-Ordner?

Sollten wir eine E-Mail empfangen, können wir diese ganz einfach in einen von uns erstellten E-Mail-Ordner verschieben, indem wir in der geöffneten E-Mail den gewünschten Ordner auswählen. Auf diese Weise wird die E-Mail aus der Mailbox direkt in den E-Mail-Ordner verschoben.

Wie erstelle ich einen E-Mail-Ordner? 

Unter Verwaltung > E-Mail-Einstellungen finden wir die Möglichkeit, E-Mail-Ordner zu erstellen oder zu bearbeiten. 

Um einen Ordner zu erstellen, öffnen wir über einen Klick auf "+ Ordner erstellen" das Formular. Hier können wir:

  • den Namen des Ordners festlegen

  • eine Farbe für den Ordner auswählen

  • den Ordner weiteren Nutzern freigeben, die genau diesen Ordner dann ebenfalls in ihrer Mailbox sehen können

  • Absender festlegen: Wenn der Absender über eine der hier hinterlegten E-Mail-Adressen schreibt, wird die E-Mail automatisch in den Ordner verschoben

  • Empfänger festlegen: Wenn der Empfänger über eine der hier hinterlegten E-Mail-Adressen schreibt, wird die E-Mail automatisch in den Ordner verschoben.

  • Keywords eintragen: Wenn das Keyword im Betreff einer E-Mail vorkommt, wird die E-Mail automatisch in den Ordner verschoben.

Achtung: Wenn zwei oder drei der Felder für die Automatische Verschiebung ausgefüllt worden sind, müssen auch alle Bedingungen erfüllt sein, damit die E-Mails in den erstellten Ordner verschoben werden. Wurde also eine E-Mail-Adresse für den Absender definiert und ein Keyword, muss die eingehende E-Mail beide Voraussetzungen erfüllen.


Beispiel:
Kriegen wir regelmäßige Anfragen aus verschiedenen Portalen auf unsere info@muster-immobilien.de Adresse zugeschickt, könnte es Sinn machen, die E-Mails in einem eigenen Anfragen-Ordner zu sammeln.

Um neue E-Mails automatisch in den Ordner verschieben zu lassen, tragen wir entweder die E-Mail-Adressen der Portale in das Absender-Feld ein oder wählen passende Keywords, falls die Absender wechselhaft sind.

Tragen wir Keywords ein wie beispielsweise "Anfrage", weil diese bei jeder E-Mail im Betreff stehen, werden auch diese E-Mails automatisch dem Ordner zugeordnet, sobald das Wort "Anfrage" im Betreff vorkommt.

Weitere Hinweise

  • Sollten wir die E-Mails aus den E-Mail-Ordnern archivieren, verschwinden diese aus dem E-Mail-Ordner und landen im Archiviert-Ordner.

  • Wenn wir in Propstack einen E-Mail-Ordner anlegen, wird es diesen nicht in Outlook/Gmail geben, da sie unabhängig voneinander sind. 

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