Oft können wir unsere Zeit effektiver nutzen, indem wir kleine Automatisierungen nutzen, die uns etwas Arbeit abnehmen.
So kann es durchaus Sinn machen, nach dem Anlegen eines Termins direkt das Email-Formular mit dem festgelegten Textbaustein für die Terminbestätigung öffnen zu lassen oder einfach gleich zu verschicken.
Wie wir solche und andere kleine Automatisierungen selbst festlegen können, lernen wir in diesem Artikel.
Die einzelnen Aktivitätstypen, wie Termin, Email, Aufgabe-, und Notiz sind dafür entscheidend. Diese finden wir unter Verwaltung/Aktivitätstypen, wo wir selbst einzelne Kategorien für jeden Typ festlegen können (hier: Termin-Kategorien).
Klicken wir auf eine Termin-Kategorie, wie beispielsweise "Besichtigung", öffnet sich ein Fenster. In diesem Fenster finden wir weiter unten zwei Bereiche:
Folge-Aktivität nach Anlegen
Folge-Aktivität nach Erledigen
Hier können wir festlegen, was automatisch passieren soll, nachdem wir einen Termin mit der Kategorie: "Besichtigung" angelegt oder erledigt haben.
In diesem Beispiel soll etwas nach dem Anlegen des Termins passieren. Dazu mussten wir drei Angaben machen:
Aktivitätstyp: E-Mail
(Was soll passieren? - Es soll anschließend eine E-Mail verschickt werden)
Automatisierungsart: Formular öffnet sich
(Wie soll es passieren? - Die E-Mail soll nicht direkt verschickt werden, sondern es soll sich nur das Email-Formular vorher öffnen)
Textbaustein: Terminbestätigung
(Was soll verwendet werden? - Dieser Textbaustein soll im Email-Formular ausgewählt sein)
Was passiert jetzt?
Erstellen wir jetzt einen Termin, also gehen auf +NEU, Neuer Termin, vergeben die Termin-Kategorie: "Besichtigung" und drücken auf Speichern, wird anschließend das Email Formular geöffnet und der Textbaustein: "Terminbestätigung" wird vorausgewählt.
Der Kontakt, das Objekt, die Daten des Termins, wie Datum und Zeit und der Textbaustein selbst, werden automatisch in die Email übernommen. Wir müssen also nur noch auf Senden klicken.
Auf die gleiche Weise können wir andere Automatisierungen einstellen, die uns zum Beispiel eine oder mehrere Aufgaben erstellen, nachdem wir eine bestimmte Email verschickt, eine Notiz angelegt oder einen Termin abgeschlossen haben.
Beispiel:
Bei dem Letzten Punkt Aktivitäten zum Erfüllen der Aufgabe muss man ein wenig aufpassen bzw. verstehen wie diese Automatik funktioniert.
Die Funktion Aktivitäten zum Erfüllen der Aufgabe macht etwas anderes als was hier erwartet wird. Die dort hinterlegten Aktivitäten werden beim Erledigen der Aufgabe zur Auswahl präsentiert um diese nach dem Erledigen anzulegen.
D.h. die Aktivitäten, die dort aktuell hinterlegt wurden, werden erst nach Erledigen der Hauptaufgabe angelegt, nicht bereits beim Erstellen. Diese Aktivitäten sind also keine Bedingung um die ursprüngliche Hauptaufgabe zu erledigen, sondern eine Konsequenz aus dem Erledigen der ursprünglichen Hauptaufgabe.
Hier findest du noch ein ganzes Video zu diesem Artikel: