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Aufgaben, Termine, Notizen & E-Mails automatisieren
Aufgaben, Termine, Notizen & E-Mails automatisieren

Wie nach Anlegen oder Erledigen einer Aktivität eine weitere Aktivität autommatisch erstellt werden kann.

Lukas Ratuschny avatar
Verfasst von Lukas Ratuschny
Vor über einer Woche aktualisiert

Oft könnt Ihr Eure Zeit effektiver nutzen, indem Ihr kleine Automatisierungen verwendet, die Euch etwas Arbeit abnehmen.

So kann es durchaus Sinn machen, nach dem Anlegen eines Termins das E-Mail-Formular mit dem festgelegten Textbaustein für die Terminbestätigung direkt zu öffnen oder einfach gleich zu versenden.

Wie Ihr solche und andere kleine Automatisierungen selbst festlegen könnt, lernt Ihr in diesem Artikel.

Die einzelnen Aktivitätstypen wie Termin, E-Mail, Aufgabe und Notiz, Entscheidungen sind dabei entscheidend. Ihr findet sie unter Verwaltung > Aktivitätstypen. Dort könnt Ihr einzelne Kategorien für jeden Typ festlegen (hier: Termin-Kategorien).

Wenn Ihr auf eine Termin-Kategorie wie "Besichtigung" klickt, öffnet sich ein Fenster. In diesem Fenster findet Iht weiter unten zwei Bereiche:

  • Folge-Aktivität nach Anlegen

  • Folge-Aktivität nach Erledigen

Hier könnt Ihr festlegen, was automatisch passieren soll, nachdem Ihr einen Termin mit der Kategorie: "Besichtigung" angelegt oder erledigt haben.

In diesem Beispiel soll etwas nach dem Anlegen des Termins passieren. Dazu müsst Ihr drei Angaben machen:

  • Aktivitätstyp: E-Mail
    (Was soll passieren? - Es soll anschließend eine E-Mail verschickt werden)

  • Automatisierungsart: Formular öffnet sich
    (Wie soll es passieren? - Die E-Mail soll nicht direkt verschickt werden, sondern es soll sich nur das Email-Formular vorher öffnen)

  • Textbaustein: Terminbestätigung
    (Was soll verwendet werden? - Dieser Textbaustein soll im Email-Formular ausgewählt sein)

Was passiert jetzt?

Wenn Ihr jetzt einen Termin erstellen möchtet

  • geht Ihr zu "+NEU", wählt "Neuer Termin" aus

  • und vergebt die Termin-Kategorie "Besichtigung"

  • Klickt dann auf "Speichern", um fortzufahren.

  • Anschließend wird das E-Mail-Formular geöffnet

  • und der Textbaustein "Terminbestätigung" automatisch ausgewählt.


Der Kontakt, das Objekt, die Daten des Termins, wie Datum und Zeit und der Textbaustein selbst, werden automatisch in die Email übernommen. Ihr müsst also nur noch auf Senden klicken.

Auf die gleiche Weise könnt Ihr andere Automatisierungen einstellen, die Euch zum Beispiel eine oder mehrere Aufgaben erstellen, nachdem Ihr eine bestimmte Email verschickt, eine Notiz angelegt oder einen Termin abgeschlossen haben.


Beispiel:

Bei dem Letzten Punkt Aktivitäten zum Erfüllen der Aufgabe müsst Ihr ein wenig aufpassen bzw. verstehen, wie diese Automatik funktioniert.

Die Funktion Aktivitäten zum Erfüllen der Aufgabe macht etwas anderes als was hier erwartet wird. Die dort hinterlegten Aktivitäten werden beim Erledigen der Aufgabe zur Auswahl präsentiert um diese nach dem Erledigen anzulegen.

D.h. die Aktivitäten, die dort aktuell hinterlegt wurden, werden erst nach Erledigen der Hauptaufgabe angelegt, nicht bereits beim Erstellen. Diese Aktivitäten sind also keine Bedingung um die ursprüngliche Hauptaufgabe zu erledigen, sondern eine Konsequenz aus dem Erledigen der ursprünglichen Hauptaufgabe.

Hier findest du noch ein ganzes Video zu diesem Artikel:

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