Wenn eine Besichtigung für eine Mietwohnung ansteht, dann kann es schnell anstrengend werden mit den vielen Interessenten die Besichtigungen zu koordinieren. Vor allem dann, wenn jeder Interessent ein eigenes Besichtigungs-Zeitfenster erhalten soll. Die neue Massentermin-Funktion soll dieses Problem lösen!

Mit der Massentermin-Funktion wird in Propstack ein Link generiert, welchen man Interessenten zuschickt und wo sich anschließned jeder Mietinteressent für einen Termin anmelden kann.

Die Massentermin-Funktion kann für den Fall genutzt werden, dass man eine Besichtigung anbieten möchte und die Interessenten in einem selbst festgelegten Takt nacheinander besichtigen können. Ein anderer Fall ist, dass es eine Besichtigung zu einem festen Zeitpunkt gibt, in der alle Interessenten gemeinsam die Wohnung besichtigen sollen.

Vorgehensweise

Um einen Massentermin anzulegen, legt man zunächst einen ganz normalen Termin an und legt als Start- und Enddatum die Zeitspanne fest, in der die Besichtigung stattfinden soll. Dann aktiviert man den Schalter im Terminformular "Massentermin" und es öffnen sich 3 weitere Felder, um den Massentermin weiter zu konfigurieren.

Beim Intervall legt man fest, in welchem Takt die Interessenten nacheinander erscheinen sollen. Wenn der Termin beispielsweise von 12 - 13 Uhr stattfindet und man als Intervall "15 Minuten" angibt, dann können die Interessenten am Ende als Zeitfenster 12:00, 12:15, 12:30 und 12:45 auswählen.

Unter Teilnehmer/Slot gibt man an, wie viele Interessenten das gleiche Zeitfenster einnehmen können. Wenn man möchte, dass jeder Interessent die Wohnung 15 Minuten alleine besichtigen kann, gibt man eine "1" an. Wenn man möchte, dass immer 2 Interessenten zur gleichen Zeit kommen sollen, gibt man "2" an und wenn man möchte, dass alle Interessenten zur gleichen Zeit kommen, aber nur bis zu einer Grenze, gibt man diese Grenze an, z.B. "20".

Wenn man dem Interessenten automatisch eine E-Mail schicken möchte, nachdem er ein Zeitfenster gebucht hat, kann man das im 3. Feld "Danke-Textbaustein" machen, indem man einen vorher angelegten Textbaustein auswählt, der dann versendet wird.

Beispiel-Text für einen Danke-Textbaustein/Terminbestätigung:

{{ anrede }}

vielen Dank für Ihr Interesse. Gerne bestätigen wir Ihnen unseren bevorstehenden Besichtigungstermin zu der Immobilie in der {{ einheit.adresse }}.

Wann: {{ termin.start.datum }} um {{ termin.start.zeit }} Uhr

Wo: {{ termin.ort }} - vor dem Eingang

Sollten Sie Rückfragen haben, zögern Sie nicht uns telefonisch unter {{ betreuer.telefon }} zu kontaktieren.

Im Falle, dass Sie am {{ termin.start.datum }} verhindert sein sollten, bitten wir Sie Ihren Termin stornieren:
{{ termin_absage_button }}

Nach dem Anlegen des Termins und nach Öffnung des Links im Termin erscheint ein Link zur Landing Page. Diesen Link kann man vielseitig nutzen:

  1. Man kann die URL kopieren und dann als Link per E-Mail seinen Interessenten schicken.
  2. Man kann den Link nehmen und als Link auf die Portale hochladen.
  3. Man kann die Landing Page hinter der URL als Iframe auf seiner Webseite platzieren.

Alle Interessenten, die ein Zeitfenster gebucht haben werden im Termin chronologisch untereinander aufgelistet, mit allen Infos, um sie ggf. noch mal zu kontaktieren.

Außerdem werden die Interessenten mit dem Termin verknüpft (sofern der Kontakt anhand der E-Mail-Adresse gefunden wird), damit der Massentermin in den Aktivitäten der Kontakte erscheint.

Falls ein Interessent doch vorher absagt, kann man den Interessenten über das rote Kreuz aus der Liste entfernen, damit sein Platz wieder frei wird.

Nutzung in der Praxis

Mehrere Interessenten gleichzeitig einladen

Wenn ein Besichtigungstermin für ein Objekt festgelegt wurde, würde man als erstes einen neuen Massentermin, wie oben beschrieben, anlegen und das Objekt mit dem Termin verknüpfen.

Im 2. Schritt sucht man sich die Kontakte heraus, die man zur Besichtigung einladen möchte. Das macht man in der Regel im Objekt unter "Kontakte" und wählt eine bestimmte Gruppe von Kontakten aus, z.B. nur die Kontakte, die das Web-Exposé erhalten und dem Widerruf zugestimmt haben.

Wenn man die gewünschten Kontakte ausgewählt hat, findet man unter "Aktionen" einen Link, um diese Kontakte zu dem im ersten Schritt angelegten Termin einzuladen.

Wenn man dies macht, öffnet sich das Formular für eine Massenmail, und der Besichtigungstermin ist mit der E-Mail verbunden (das heißt, man hat Zugriff auf Termin-Variablen). In diese E-Mail möchte man dann den Button zum Massentermin-Planer einfügen mit folgender Variable: {{ termin.massentermin_button }}. Normalerweise hat man aber natürlich einen Textbaustein vorbereitet, den man auswählt und absendet.

Durch die Variable termin.massentermin_button werden im Massentermin-Planer die Kontaktdaten automatisch befüllt, anhand des Empfängers. Somit muss der Empfänger der Massen-Mail nur ein Zeitfenster auswählen und absenden.

Mehrere Besichtigungstage

Es kommt auch nicht selten vor, dass man eine Besichtigung nicht nur an einem Tag anbieten möchte, sondern an 2-3 verschiedenen Tagen, um den Interessenten eine Chance zu geben, die vielleicht an einem bestimmten Tag nicht könnten.

Für diesen Fall würde man pro Tag einen eigenen Massentermin anlegen. Bietet man Besichtigungen an 3 verschiedenen Tagen an, würde man auch 3 verschiedene Massentermine anlegen.

Wenn man mit mehreren Massenterminen arbeitet, kann man nicht mehr ganz den Ablauf "Mehrere Interessenten gleichzeitig einladen" durchgehen. Man würde immer noch im Objekt unter Kontakte die gewünschten Kontakte auswählen, aber statt zu einem bestimmten Termin diese Kontakte einzuladen, würde man stattdessen auf Aktionen und dann Massen-Mail senden klicken.

Jetzt hat man eine Massen-Mail ohne Bezug zu einem bestimmten Termin. In dieser E-Mail verwendet man statt einer Variable für den Massentermin-Planer die öffentlichen URLs zu den Massenterminen, die man vorher angelegt hat. Man muss sich also vorher die öffentlichen URLs kopieren, um sie dann hier in die Massen-Mail einfügen zu können.

Um den Kontakten nicht einfach eine URL zu senden, sondern als Button verpacken möchte, würde man folgenden Funktion verwenden:

{{ "meine-massentermin-url" | button: "Termin wählen", "#000000" }}

Dabei ersetzt man das meine-massentermin-url mit der kopierten URL zum Massentermin. Den Text auf dem Button kann man natürlich verändern, wenn man etwas anderes als Termin wählen stehen haben möchte und statt dem #000000, was die Hintergrundfarbe des Buttons beschreibt, in dem Fall schwarz, kann man eine beliebig andere Farbe einsetzen (oder man nimmt das , "#000000" raus, damit Propstacks blaue Farbe verwendet wird).

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