Der Termin-Planer ist eine mächtige Funktion, um Termine automatisiert anzulegen. Dabei sucht sich der Interessent aus dem ihm zur Verfügung stehenden Zeitfenstern einen oder mehrere Termine aus und schickt uns diese als Terminvorschläge automatisiert zu.
Der Termin-Planer achtet darauf dem Interessenten nur Terminvorschläge anzuzeigen, bei denen wir auch Zeit haben. Dafür wird ein Abgleich mit unserem eigentlichen Kalender gemacht und dem Interessenten nur Zeitfenster zur Verfügung gestellt, die noch frei sind.
Hinweis: Ein Termin-Planer hat immer nur eine Termin-Kategorie (z.B. Beratung, Besichtigung, ...) und gehört immer nur zu einem Nutzer, dessen Kalender verwendet wird, um die verfügbaren Zeiten zu berechnen.
Wie erstellen wir einen Termin-Planer?
Um einen Termin-Planer zu erstellen, gehen wir unter Verwaltung auf Termin-Planer.
Dort können wir einen oder mehrere Termin-Planer anlegen.
Sobald sich das Fenster öffnet, gibt es drei Bereiche mit verschiedenen Feldern, die wir festlegen können, um unseren Termin-Planer zu definieren.
(1.) Infos zum Termin
Name
Hier legen wir für uns einen internen Namen fest, wie wir diesen Termin-Planer nennen wollen. Dieser Name wird nicht veröffentlicht.Nutzer
Der hier eingetragene Nutzer ist für alle Termine innerhalb dieses Termin-Planers zuständig. Alle Termine werden diesem Nutzer zugewiesen.Ort des Termins
Hier steht der fest definierte Ort für alle Termine. Das kann das eigene Büro, die Adresse eines Objekts oder ein anderer Ort sein.Termintyp
Hier wählen wir einen der Termintypen aus, von denen, die wir selbst festgelegt haben. Der Name des Termintyps wird als Titel im Terminplaner benutzt.Benachrichtigungen an
Die hier eingetragenen Nutzer werden über eingehende Terminvorschläge der Interessenten benachrichtigt. Wird das Feld leer gelassen, wird nur der zugewiesene Nutzer unter dem obigen Feld "Nutzer" benachrichtigt.Öffentlich nutzen
Aktivieren wir den Schalter, wird automatisch eine URL generiert, welche wir frei verschicken oder ggf. auf unsere Website einbinden können.
(2.) Kalender-Einstellungen
Termin-Dauer (in Minuten)
Hier wird die Dauer des Termins eingetragen. Nehmen wir uns beispielsweise 30min für jeden Teilnehmer einer Besichtigung beträgt die Dauer 30min.Termine planbar bis (in Tagen)
Hier legen wir fest, wie weit im Voraus Termine gebucht werden können. Wählen wir einen Monat, tragen wir in das Feld "30" ein.Verfügbarkeitsabstufungen (in Minuten)
Wir können außerdem festlegen in welchen Abstufungen die Verfügbarkeiten angezeigt werden sollen. Legen wir beispielsweise 10 Minuten fest, werden dem Interessenten Termine im 10 Minuten Takt angezeigt.
Beispiel:
um 15:00
um 15:10
um 15:20
um 15:30
Sollte es dabei um Termine mit einer Dauer von 20 Minuten gehen und ein Interessent wählt den Termin um 15:00, werden nach Bestätigung des Termins nur noch die Termine um 15:20 und 15:30 angezeigt. Sollte eine Pufferzeit festgelegt worden sein, wird diese ebenfalls berücksichtigt.
Mindestplanungsfrist (in Stunden)
Um Last-Minute-Terminen vorzubeugen, können und sollten wir hier eine Mindestplanungfrist festlegen. Dem Interessenten werden dann nur Termine angezeigt, welche zum Beispiel zwei Tage im Voraus liegen.Max. Termine / Einladungen
Damit ein Interessent nicht Unmengen an Terminvorschläge abschicken kann, wählen wir hier aus, wie viele Vorschläge ein Interessent maximal machen kann.Puffer vor dem Termin
Hier legen wir eine Vorbereitungs-, Ruhe- oder Reisezeit vor einem Termin fest. Wenn wir zum Beispiel einen 10-minütigen Puffer festlegen, wird das in der Terminauswahl berücksichtigt, damit wir 10 freie Minuten vor jedem geplanten Termin haben.
(3.) Verfügbarkeiten
Hier legen wir unsere Wochenzeiten von Mo-So fest, in denen wir verfügbar sind und Termine bekommen wollen.
Wenn der Terminplaner fertig eingestellt ist, können wir diesen jetzt auf zwei Wegen nutzen:
URL
Die bereits generierte URL des Feldes "Öffentlich nutzen" können wir auf unsere Website einbinden oder einfach unserem Interessenten per Nachricht zuschicken.Variable
Wir können unseren erstellten Terminplan auch einfach per Email als Variable verschicken.
Dadurch wird dem Interessenten ein Button geschickt, welcher direkt zum Terminplan des Nutzers führt.
Der Terminplaner hat auf der linken Seite die einzelnen Tage einer Woche und rechts die verfügbaren Terminzeiten zu dem ausgewählten Tag. Mit einem Klick auf einen Termin, können wir diesen bestätigen und damit auswählen.
Sobald wir einen Termin ausgewählt haben, erscheint eine Übersicht, wo wir den bereits ausgewählten Termin löschen, einen weiteren auswählen oder aber die Terminvorschläge abschicken können.
Sobald der Interessent seine Terminvorschläge ausgewählt und abgeschickt hat, wird eine Bestätigungsnachricht angezeigt.
Diese erscheinen beim Nutzer im Kalender als schraffierte Termine (noch nicht bestätigt). Sobald ein Terminvorschlag angenommen wurde, werden alle anderen automatisch gelöscht. Der angenommene Termin wird nun im Kalender nicht mehr schraffiert angezeigt.
