Was sind Aktivitätstypen?
Die fest definierten Aktivitätstypen sind:
Termin
Aufgabe
Notiz
E-Mail
Brief
Entscheidung
Das sind also Handlungen oder Tätigkeiten, die wir regelmäßig vollziehen und protokollieren können.
Was sind die Aktivitätskategorien?
Zunächst einmal sind das mehrere selbsterstellte Oberbegriffe, mit denen Ihr eine Aktivität (Termin, Aufgabe, Notiz, E-Mail, Brief, Entscheidung) besser kennzeichnen könnt.
Einer Aktivität, zum Beispiel einem Termin, könnt Ihr nur eine Kategorie geben. Entweder dieser Termin ist von der Kategorie "Besichtigung" oder "Notartermin". Beides gleichzeitig geht nicht.
Um die einzelnen Termine also besser kennzeichnen zu können, erstellt Ihr vorher unter Verwaltung > Aktivitätstypen Kategorien für jeden Aktivitätstyp (Termin, Aufgabe, Notiz, E-Mail, Brief, Entscheidung).
Auf diese Weise könnt Ihr zum Beispiel unsere Termine voneinander unterscheiden.
Beispiele für Aktivitätskategorien:
Termin-Kategorien:
Besichtigung
Notartermin
Beratung
Aufgaben-Kategorien:
Telefonat
Unterlagen vorbereiten
Buchhaltung
Notiz-Kategorien:
Feedback
Anruf eingehend
Anruf ausgehend
E-Mail-Kategorien:
Exposé
Anfrage
Objektunterlagen
Wofür sind Aktivitätskategorien gut?
Gute Übersicht
Aktivitätskategorien helfen Euch dabei, die Übersicht zu behalten.
Wenn Ihr zum Beispiel unseren Kategorien eine Farbe gebt, seht Ihr in unserem Kalender die einzelnen Terminkategorien farblich gekennzeichnet.
So kann es am Ende aussehen, dass die Kategorien "Besichtigungen" gelb, "Notartermine" rot und "Beratungstermine" grün angezeigt werden.
Filterbar
Ihr könnt außerdem nach bestimmten Aktivitäten filtern. Mit Angabe der Kategorie findet Ihr Eure protokollierten Aktivitäten schneller wieder.
Automatisierungen
Und eins der wichtigsten Themen: In den einzelnen Kategorien könnt Ihr außerdem Automatisierungen festlegen, was nach dem Anlegen oder Erledigen einer Aktivität mit dieser Kategorie passieren soll. Mehr zum Thema in unserem Artikel: Aufgaben, Termine, Notizen & Emails automatisieren
