In Propstack könnt Ihr anhand von Deals oder Aktivitätskategorien Automatisierungen einstellen. Beispiele dafür sind, dass nach dem Erstellen eines Besichtigungstermins automatisch eine Terminbestätigung an Euch verschickt wird oder beim Verschieben eines Deals auf "Reserviert" eine Aufgabe für Euch als Objektansprechpartner hinterlegt wird. Dadurch könnt Ihr bereits einige Prozesse selbst abbilden.
In anderen Fällen, in denen es nicht um Deals oder Aktivitätskategorien geht, könnt Ihr sogenannte Automatisierungswünsche verfassen. Diese Wünsche müsst Ihr dem Propstack-Team über Chat schildern und sie müssen einem bestimmten Schema folgen, damit sie umgesetzt werden können.
Häufige gestellte Automatisierungswünsche
1. Bei neuen Anfragen, den Interessenten automatisch als Kontakt anlegen
2. Nachdem ein Interessent automatisch angelegt wurde, eine Erst-Email verschicken
3. Wenn ein Kunde Geburtstag hat, ihm eine automatische Geburtstagsmail versenden
4. Beim Hinterlegen einer Absage mit einem bestimmten Absagegrund, den Kontakt automatisch archivieren
5. Beim Hinterlegen einer bestimmten Notiz, das verknüpfte Objekt automatisch auf archiviert setzen
Verfassen eines Automatisierungswunsches
Automatisierungswünsche solltet Iht nach folgendem Schema verfassen und an uns schicken:
Name: Ein-Zeiler, der die Funktion beschreibt, wie die oben angezeigten Beispiele
Auslöser: Was muss vorher passieren, damit die Automatisierung gefeuert wird?
Aktion: Was soll die Automatisierung machen?
Beispiel 1:
Name: Beim Hinterlegen einer Absage mit einem bestimmten Absagegrund, den Kontakt automatisch archivieren
Auslöser: Absage mit Absagegrund "Kein Kontakt mehr gewünscht" wurde angelegt
Aktion: Den Status des Kontaktes auf archiviert wechseln
Beispiel 2:
Name: Bei Anfragen über die Webseite, den Interessenten automatisch als Kontakt anlegen
Auslöser: Anfragen, die von "info@meine-immobilien.de" kommen sollen beachtet werden
Aktion: Den Interessenten anlegen. Außerdem den Status auf "Interessent", Newsletter auf "Ja" und Betreuer auf den Objekt-Ansprechpartner setzen
Nach Umsetzung eines Automatisierungswunsches
Wenn eine Automatisierung umgesetzt wurde, werdet Ihr über den Chat darüber informiert und Ihr könnt die Automatisierung in der Verwaltung unter Automatisierungen einsehen und jederzeit aktivieren bzw. ausschalten.
Auf dieser Seite könnt Ihr auch über die Spalte "Zuletzt ausgeführt" einsehen, ob und wann eine Automatisierung lief und ob es ggf. zu einem Fehler kam. Dafür klickt Ihr auf das Datum bei "Zuletzt ausgeführt".