In diesem Artikel wird erklärt, wie man mit Nutzern umgeht, die im System nicht mehr benötigt werden, weil sie z. B. das Unternehmen verlassen haben oder einfach keinen Propstack-Zugang mehr benötigen.

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, möchte man in der Regel seinen Propstack-Zugang sofort schließen. Das tut man, indem man den Nutzer archiviert, ähnlich wie man es auch mit Kontakten oder Objekten tut. Seine vergangenen Aktivitäten bleiben dabei auch weiterhin für andere Nutzer sichtbar. Um jemanden zu deaktivieren, wählt man unter Verwaltung > Nutzer den betroffenen Nutzer aus und setzt unter Sicherheit & Rechte ein Häkchen bei Archivieren.

Durch das Archivieren kann sich der Nutzer nicht mehr einloggen. Falls der Nutzer gerade eingeloggt ist, wird er bei der nächsten Aktion vom Browser abgemeldet.

Nachdem ein Nutzer archiviert wurde, kann man ihn trotzdem noch in diversen Filtern im CRM auswählen. Das ist deshalb so, weil man in der Regel anschließend noch die Daten, die ihm zugeordnet wurden, weiterhin finden und ggfs. einem anderen Nutzer zuweisen möchte.

Wenn man den Nutzer nicht mehr in Dropdowns sehen möchte, setzt man in den Nutzer-Einstellungen unter CRM-Einstellungen ein Häkchen bei Aus Dropdowns ausblenden.

Weiter unten lässt sich auch das E-Mail-Konto trennen, wodurch die Synchronisation aufgehoben wird. Falls gewünscht, kann die Verbindung aber noch bestehen bleiben.

Alle archivierten Nutzer lassen sich unter Verwaltung > Nutzer jederzeit einsehen. Durch einen Klick auf den entsprechenden Namen können wir das zuvor gesetzte Häkchen zum Archivieren wieder entfernen.

Nutzer können normalerweise nicht mehr gelöscht werden, weil ihnen noch Aktivitäten zugeordnet wurden oder sie in Historien zu finden sind. Wenn ein Nutzer wirklich keinerlei Aktivität in Propstack besitzt, können wir einen Nutzer auf Anfrage gerne komplett löschen. Dazu reicht eine kurze Kontaktaufnahme über den Chat.

Wie man Kontakte archiviert, verraten wir übrigens hier: Kontakte archivieren