Nutzer archivieren

Ehemalige Mitarbeiter deaktivieren oder löschen

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Verfasst von Sebastian
Vor über einer Woche aktualisiert

In diesem Artikel wird erklärt, wie Ihr mit Nutzern umgeht, die im System nicht mehr benötigt werden, weil sie z. B. das Unternehmen verlassen haben oder einfach keinen Propstack-Zugang mehr benötigen.

Wie archiviere ich einen Nutzer?

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, möchtet Ihr in der Regel seinen Propstack-Zugang sofort schließen. Das könnt Ihr machen, indem Ihr den Nutzer archiviert, ähnlich wie es auch mit Kontakten oder Objekten möglich ist.

Gehen Aktivitäten von archivierten Nutzern verloren?

Nein, vergangene Aktivitäten bleiben dabei auch weiterhin für andere Nutzer sichtbar.

Um jemanden zu deaktivieren, wählt Ihr unter Verwaltung > Nutzer den betroffenen Nutzer aus und setzt unter Sicherheit & Rechte ein Häkchen bei Archivieren.

Durch das Archivieren kann sich der Nutzer nicht mehr einloggen. Falls der Nutzer gerade eingeloggt ist, wird er bei der nächsten Aktion vom Browser abgemeldet.

Wie kann ich einen Nutzer aus den Dropdowns entfernen?

Nachdem ein Nutzer archiviert wurde, könnt Ihr ihn trotzdem noch in diversen Filtern im CRM auswählen. Das ist deshalb so, weil Ihr in der Regel anschließend noch die Daten, die ihm zugeordnet wurden, weiterhin finden und ggfs. einem anderen Nutzer zuweisen möchtet.

Wenn Ihr den Nutzer nicht mehr in Dropdowns sehen möchtet, setzt Ihr in den Nutzer-Einstellungen beim jeweiligen Nutzerprofil unter CRM-Einstellungen ein Häkchen bei Aus Dropdowns ausblenden.

Weiter unten könnt Ihr auch das E-Mail-Konto trennen, wodurch die Synchronisation aufgehoben wird. Falls gewünscht, kann die Verbindung aber noch bestehen bleiben.

Wie kann ich einen archivierten Nutzer wieder aktivieren?

Nutzer können normalerweise von Euch nicht mehr aktiviert werden. Wenn ein Nutzer wieder aktiviert werden soll, können wir einen Nutzer auf Anfrage gerne komplett aktivieren. Dazu reicht eine kurze Kontaktaufnahme über den Chat.

Wie kann ich einen Nutzer löschen?

Nutzer können normalerweise nicht mehr gelöscht werden, weil ihnen noch Aktivitäten zugeordnet wurden oder sie in Historien zu finden sind. Wenn ein Nutzer wirklich keinerlei Aktivität in Propstack besitzt, können wir einen Nutzer auf Anfrage gerne komplett löschen. Dazu reicht eine kurze Kontaktaufnahme über den Chat.

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