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Kontakte aus einer CSV-Datei importieren

Hier wird beschrieben, wie Ihr Kontakte aus einer CSV-Datei in Propstack importieren könnt.

Lukas Ratuschny avatar
Verfasst von Lukas Ratuschny
Vor über 5 Monaten aktualisiert

Propstack bietet die Möglichkeit Kontakte aus einer CSV-Datei zu importieren.

Im Bereich Kontakte könnt Ihr über das Drei-Punkte-Menü oben rechts den Import mit den Menü-Punkt "CSV-Importieren" starten.

Es öffnet sich folgender Import-Dialog in einem Fenster.

Ihr könnt die CSV-Datei per Drag & Drop einfügen oder aus dem Dateiordner wie gewohnt auswählen und bestätigen.

Wenn Ihr keine eigene CSV-Vorlage habt, könnt Ihr auch die Beispiel-CSV-Datei herunterladen und nutzen (siehe Bild).

Hinweis: Eine VCF-Datei, die über den rechten Button "VCF Importieren" hochgeladen werden kann, ist eine elektronische Visitenkarte oder vCard, die nur die Kontaktinformationen eines einzelnen Kontakts enthält.

Wichtig: Die Datei muss IMMER im Format CSV-UTF-8 gespeichert werden. (Nicht mit Kommata getrennt)

Bei einer CSV-Datei sind die Spaltennamen entscheidend, damit die Werte aus der CSV-Datei in die gewünschten Felder in Propstack geschrieben werden. Die Spaltennamen sollten mit den Feldnamen in Propstack identisch sein, dann erkennt das System beim Hochladen der Datei die Felder automatisch, setzt ein Häkchen hinter das Feld und zeigt auch die Vorschau an.

Sollten die Spaltennamen in der CSV Datei falsch geschrieben sein, wird das System diese nicht zuweisen können und dann sieht das ganze so aus: Haken Fehlt, Vorschau fehlt.

Ihr könnt dann entweder die CSV-Datei bearbeiten und die Namen korrigieren oder direkt im System über das Mapping das richtige Feld zuweisen.

Eine CSV-Datei lässt sich mit Tabellenkalkulationsprogrammen wie Microsoft Excel (ab 2013 oder später) oder OpenOffice Calc öffnen und bearbeiten. (Bitte nicht Numbers oder Google Sheets verwenden > Siehe Hinweis ganz unten)

Beim Importieren werden neue Kontakte angelegt. Bereits vorhandene Kontakte werden aktualisiert. Propstack kann vorhandene Kontakte über diese Spaltennamen erkennen: Propstack-ID, Kundennummer, Datensatznummer oder E-Mail.

Eine Beispiel-CSV-Datei findet Ihr hier: Kontakt-Import-Beispiel.csv

In folgender Übersicht sind die möglichen Propstack-Spaltennamen aufgelistet, die in der CSV-Datei verwendet werden können.

Kontakt

Spaltenname

Beispielwert

Anmerkung

Propstack-ID

12345

Kundennummer

56789

Datensatznummer

99101

Interne ID des alten CRM-Systems

E-Mail

Anrede

Herr

Mögliche Werte: Herr, Frau, Eheleute

Titel

Dr.

Vorname

Max

Name

Mustermann

Telefon

+494012345678

Das Feld in der CSV Datei als Zahl Formatieren

Mobil

+491711234567

Strasse

Musterstraße

Hausnummer

12

PLZ

12345

Ort

Hamburg

Land

Deutschland

Geburtsdatum

01.01.1964

Format: dd.mm.yyyy

Webseite

Status

Lead

Merkmale

Käufer,Architekt

Quelle

Immobilienscout24

Bemerkung

Expo Real 2019

Erstellt am

20.02.2019

Format: dd.mm.yyyy

Betreuer-ID

123

Interne ID des Nutzers

Betreuer E-Mail

Alternative zu ID

Betreuer

Herbert Meier

Alternative zu ID

Newsletter

ja

Mögliche Werte: ja, nein

Archiviert

nein

Mögliche Werte: ja, nein

Letzter Kontakt

01.01.2020

Briefanrede

Sehr geehrter Herr Mustermann,

Gewerblicher Kunde

ja

Mögliche Werte: ja, nein

Firma

Mustermann GmbH

Position

Geschäftsführer

Telefon Büro

+4940123456788

Mobil Büro

+491711234566

Fax Büro

+491711234568

Straße Büro

ABC Straße

PLZ Büro

23456

Ort Büro

Hamburg

Land Büro

Deutschland

Unterkontakt

Spaltenname

Beispielwert

Anmerkung

Anrede2

Titel2

Vorname2

Name2

Telefon2

Geburtsdatum2

Straße2

PLZ2

Ort2

Email2

Falls mehrere Unterkontakte hinterlegt werden, setzt sich die Nummerierung der Felder entsprechend fort. Das bedeutet, dass nach dem Unterkontakt "2" die nächsten Unterkontakte "3", "4" usw. ebenfalls mit den entsprechenden Nummern gekennzeichnet werden.

Beispielhaft sieht das wie folgt aus: Anrede3, Titel3, Vorname3, Name3, Telefon3, Geburtsdatum3, Straße3, PLZ3, Ort3, Email3 und so weiter.

Gesuch

Spaltenname

Beispielwert

Anmerkung

Suche Miete o. Kauf

Kauf

Mögliche Werte: Kauf, Miete

Suche Immobilientyp

Wohnung,Haus,Büro

Suche Immobilienart

Reihenhaus,Villa

Suche Bezirke

Friedrichshain,Kreuzberg

Suche Städte

Berlin,Hamburg

Suche Aufzug

ja

Mögliche Werte:ja, nein

Suche Balkon

nein

Mögliche Werte:ja, nein

Suche EBK

ja

Mögliche Werte:ja, nein

Suche Garten

nein

Mögliche Werte:ja, nein

Suche Keller

ja

Mögliche Werte:ja, nein

Suche Vermietet

nein

Mögliche Werte:ja, nein

Suche Notiz

Sucht ein Haus

Suche Wohnfläche von

80

Suche Wohnfläche bis

120

Suche Grundstücksfläche von

200

Suche Grundstücksfläche bis

400

Suche Anzahl Zimmer von

3

Suche Anzahl Zimmer bis

4

Suche Anzahl Schlafzimmer von

2

Suche Anzahl Schlafzimmer bis

3

Suche Kaufpreis von

350000

Suche Kaufpreis bis

500000

Suche Kaltmiete von

500

Suche Kaltmiete bis

800

Suche Warmmiete von

600

Suche Warmmiete bis

900

Suche Faktor von

25

Suche Faktor bis

30

Suche Rendite von

2,5

Suche Rendite bis

4,0

Suche Preis/qm von

3000

Suche Preis/qm bis

4000

Deals

Spaltenname

Beispielwert

Anmerkung

Deal-Objekt-ID

12345

ID des Objektes in Propstack| Deal-Pipeline

Deal-Pipeline

Sales-Pipeline

Deal-Phase

Reserviert

Deal-Benutzer-ID

123

Interne ID des Nutzers

Deal-Datum

23.10.2019

Format: dd.mm.yyyy

Deal-Preis

500000

Custom-Felder

Spaltenname

Beispielwert

Anmerkung

CF besonderes_custom_feld

Der Feldname kann direkt aus dem Custom Feld kopiert werden und muss auch genau so als Spaltenname verwendet werden.

Custom-Felder Suchprofile

Spaltenname

Beispielwert

Anmerkung

Suche CF Mietgarantie

1200

Für Suchprofil Felder immer eine Suche for den CF Custom Namen

Beispiel: Verwaltung > Custom Felder > Objekte

Hinweis: Bitte verwendet für die CSV-Datei nicht die Software Numbers oder Google Sheets. Mit diesen Programmen könnt Ihr zwar auch ein CSV-UTF-8-Format speichern, jedoch wird dabei ein US-Format verwendet, das dazu führt, dass die Umlaute in der Anzeige zu irgendwelchen Symbolen/Zeichen geändert werden. Dies hat zur Folge, dass Propstack die Spalten nicht mehr erkennt oder die Begriffe in den Feldern falsch übertragen werden.

Tip:
Wenn Eure CSV Datei fertig aufbereitet ist, testet diese immer zuerst mit 1-2 Objekten/Kontakten und überprüft alle Felder nach dem Hochladen, ob diese korrekt übertragen wurden oder ob es nicht irgendwelche unerwünschten Übertragungsfehler gab. Solltet Ihr abschließend alles Fehlerfrei übertragen haben, könnt Ihr die vollständige Datei in Propstack hochladen.

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