Kontaktansicht

Wir haben in der Kontaktansicht Verbesserungen spendiert, die das Arbeiten einfacher und schneller machen.

Im Kontakt-Header sind einige Informationen hinzugekommen. Man sieht jetzt rechts in der Menüleiste permanent, wann der Kontakt angelegt wurde, wann zuletzt bearbeitet wurde und wann die letzte Kommunikation stattfand.

Es gibt ein neues Feld "Telefonnummern", welches man unter "Eigene Kontakt-Vorlage" - unter Verwaltung > Kontakt-Einstellungen > Eigene Kontakt-Vorlage - hinterlegen kann.

Du kannst beliebig viele Telefonnummern mit individueller Bemerkung erstellen. Einfach auf das Plus-Icon klicken und die nächste Nummer eintragen.

Auch die E-Mail-Adressen Ansicht im Kontakt haben wir stark vereinfacht:

Vorher gab es 2 Felder, eines mit der primäre Emailadresse und eines in das die alle anderen Emailadressen eingetragen wurden. Das primäre Email-Feld wurde nun entfernt, es gibt nur noch ein Feld, in das man beliebig viele Emailadressen eintragen kann Die erste E-Mail-Adresse - grün hinterlegt - wird als primäre betrachtet.

Möchtest Du eine andere E-Mail-Adresse auf primär setzen, klickst Du diese einfach mit dem kleinen Pfeil nach oben, bis sie grün hinterlegt ist. Thats it.
Wenn Du eine eine E-Mail-Adresse kopieren möchtest, dann klicke einfach auf das Clipboard-Symbol und füge sie woanders ein. Copy and Paste vom Feinsten.

Es gibt weiterhin ein neues Formular für Unterkontakte in der "Eigenen Kontakt-Vorlage". Dieses öffnest Du mit Klick auf "+ Neuer Unterkontakt".

Der Unterkontakt wir auch oben in Kontakt-Header rechts neben dem Hauptkontakt angezeigt. Das ist übersichtlich und spart Zeit, wenn man den Unterkontakt z.B. schnell anrufen möchte.

Das Unterkontakt-Formular kann man frei anpassen, wenn man noch Felder hinzufügen oder anders anordnen möchte! Das macht man unter Verwaltung > Kontakt-Einstellungen > Eigene Kontakt-Vorlage > Menü (drei kleine Punkte) > Unterkontakt-Formular

Kontakt-Formular in der Mailbox

Das Kontakt-Formular in der Mailbox haben wir auch vereinfacht: Wenn Du aus der Mailbox heraus über "+Kontakt erstellen" einen Kontakt erstellen willst, werden im dazugehörigen Formular nicht mehr einfach alle Kontakt-Felder angezeigt, sondern nur noch die essentiellen Felder. Das Formular kann man aber frei anpassen, wenn man noch Felder hinzufügen oder anders anordnen möchte! Mega!

Das macht man unter Verwaltung > Kontakt-Einstellungen > Eigene Kontakt-Vorlage > Menü (drei kleine Punkte) > Mailbox-Formular für Kontakte

Checklisten für Aufgaben

Zu einer einzelnen Aufgabe gehören in der Regel einzelne Unteraufgaben. Zum Beispiel "Unterlagen vom Eigentümer" besteht aus den Unteraufgaben "E-Mail Textbaustein Unterlagen an ET versenden", "Check Mietvertrag", "Check Betriebskostenabrechnung", "Check Energieausweis" usw.

Diese Aufgaben mit Checklisten kannst Du nun unter Verwaltung > Aktivitätstypen > Aufgaben-Kategorien > "+Aufgaben-Kategorie hinzufügen" anlegen. Es gibt im Formular die zusätzlichen Felder "Vorausgefülltes Notizfeld" - um die Aufgabe zu beschreiben und "Unteraufgaben".

Wenn die Aufgaben-Kategorie erstellt ist, kann diese auch automatisiert in einer Deal-Phase erstellt werden. Der Objekt-Betreuer sieht die Ausgabe auf seinem Dashboard, im Kontakt und im Objekt.

Werden einzelne Aufgaben als erledigt markiert, ändert sich die Progress-Anzeige im Dashboard neben der Aufgabe.

Die Aufgabe kann nicht erledigt geklickt werden, bevor nicht alle Unteraufgaben erledigt sind.

Wenn alle Unteraufgaben erledigt sind, dann kann die Hauptaufgabe auf erledigt geklickt werden.

Aufgabe erledigt! Unterlagen sind im Ordner. Kaffee? Jo.

Ordner Link

Apropos Ordner. Viele von Euch nutzen eine Ordnerstruktur in der Cloud z.B. in Microsoft-Sharepoint oder Google-Drive (Objekte > 2020 > Schlawer Straße). Diese Ordner verfügen über einen Link.

Um auf den Objektordner blitzschnell zugreifen zu können, haben wir in die Objektansicht eine neue Funktion eingebaut "Soll der Link im Objekt-Header angeheftet werden?".

Unter Objekt > Medien > Links > "Link hinzufügen" kann diese URL mit der Option "Soll der Link im Objekt-Header angeheftet werden?" angelegt werden und Tadaaah... erscheint der Ordner-Link permanent im Header der Objektansicht!

Ein Klick und Du bist drin. Nice!

Kontakte zu Arbeitslisten hinzufügen

Last but not least. Eine kleine Funktion, um einen Kontakt zu einer Arbeitsliste hinzuzufügen. Öffne den Kontakt, gehe auf das Menü (die drei kleinen Punkte) und wähle "In eine Arbeitsliste hinzufügen". Wähle im nächsten Fenster die Arbeitsliste aus und Fertig.

Das Ganze geht auch umgekehrt mit "Aus einer Arbeitsliste entfernen".

Ankündigung

Zum Jahresende werden wir die "Alte Kontaktansicht" entfernen. Bitte richte Dir bis dahin die "Neue Kontaktansicht" ein - wenn nicht bereits geschehen. Das geht unter Verwaltung > Kontakt Einstellungen > Eigene Kontakt-Vorlage.

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