Briefe erstellen

Mit Hilfe von Briefvorlagen im *.docx Format Briefe erstellen

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Verfasst von Yousef Kama
Diese Woche aktualisiert

Ihr könnt Word-Vorlagen erstellen, die Platzhalter enthalten, welche dann später beim Erstellen von einem Brief entsprechend aufgelöst werden. Die Platzhalter – oder Variablen wie wir sie nennen – funktionieren ähnlich wie die Variablen in Textbausteinen.

Die allermeisten Variablen aus Textbausteinen könnt Ihr auch in Briefvorlagen nutzen und findet Ihr in unserer Übersicht in Propstack.

Briefvorlagen müssen im Docx-Format unter Verwatlung > Briefvorlagen hochgeladen. Die Nutzung von Pages-Vorlagen (Apple) ist nicht möglich.

Bilder

Möchtet Ihr ein Bild aus Propstack dynamisch in den Brief einfügen, gibt es eine spezielle Funktion dafür, die Ihr aufruft.

Die Syntax dafür lautet so:

{{ IMAGE bild(url_zum_bild, breite_des_bildes) }}

Die Funktion "bild" benötigt 2 Eingaben, "url_zum_bild" und "breite_des_bildes". Letzteres ist einfach eine Zahl in cm, zB 3. Unter "url_zum_bild" gebt Ihr in der Regel den Namen einer anderen Variable an.

Wenn Ihr z.B. das Unternehmenslogo in 5cm Breite einfügen möchtet, würde das wie folgt aussehen:

{{ IMAGE bild(firma.logo, 5) }}

Ein Nutzer Avatar in 4 cm Breite sieht so aus:

{{ IMAGE bild(benutzer.avatar, 4) }}

Ein Betreuer Avatar in 4 cm Breite sieht so aus:

{{ IMAGE bild(einheit.betreuer.avatar, 4) }}

Das Titelbild in 20 cm Breite sieht so aus:

{{ IMAGE bild(einheit.bild1.bild, 20) }} 

Alle Bilder mit einer Breite von 12cm könnt Ihr mit folgender Variable ausgeben:

{{FOR b IN einheit.bilder}}
{{ IMAGE bild($b.bild, 12) }}
{{END-FOR b}}

Alle Bilder, die als Grundriss markiert sind könnt Ihr so ausgeben:

{{FOR b IN einheit.grundrisse}}
{{ IMAGE bild($b.bild, 12) }}
{{END-FOR b}}


Wenn-Dann Bedingungen

Ihr könnt bestimmte Passagen der Word-Datei konditionell anzeigen, d.h. nur wenn eine bestimmte Bedingung zutrifft. Beispielsweise wenn Ihr bei Objekten der Kategorie "Grundstück" etwas anderes anzeigen möchtet als bei der Kategorie "Wohnung". Das würde in dem konkreten Beispiel wie folgt aussehen:

{{IF einheit.typ == "Grundstück" }}
Dieser Satz wird nur bei Grundstücken angezeigt.
{{ END-IF }}

{{IF einheit.typ == "Wohnung" }}
Dieser Satz wird nur bei Wohnungen angezeigt.
{{ END-IF }}

Ihr könnt auch Default-Werte anzeigen, wenn eine Bedingung nicht zutrifft:

{{IF einheit.typ == "Grundstück" }}
Dieser Satz wird nur bei Grundstücken angezeigt.
{{ END-IF }}
{{IF einheit.typ != "Grundstück" }}
Sonst wird dieser Satz gezeigt
{{ END-IF }}

{{IF benutzer.anrede == "Frau" }}
Ihre Ansprechpartnerin
{{ END-IF }}
{{IF benutzer.anrede != "Frau" }}
Ihr Ansprechpartner
{{ END-IF }}

Oder kürzer:


{{ benutzer.anrede == "Frau" ? "Ihre Ansprechpartnerin" : "Ihr Ansprechpartner" }}

Else-Workaround: leider gibt es keine Else-Funktion. Ihr könnt aber diesen Workaround nutzen:

{{ IF einheit.strasse }} {{einheit.strasse}} {{ END-IF }}
{{ IF !einheit.strasse }} Achtung Straße fehlt {{ END-IF }}


Und-Funktion

{{ IF einheit.vermarktungsart == "Kauf" && einheit.provision }} Käuferprovision: {{ einheit.provision }} {{ END-IF }}

{{ IF einheit.vermarktungsart == "Kauf" && !einheit.provision }} Keine Käuferprovision {{ END-IF }}

{{ IF einheit.vermarktungsart == "Miete" && einheit.provision }} Mieterprovision: {{ einheit.provision }} {{ END-IF }}

{{ IF einheit.vermarktungsart == "Miete" && !einheit.provision }} Keine Mieterprovision {{ END-IF }}

Oder-Funktion

{{ IF einheit.warmmiete || einheit.kaltmiete }} Mietangebot {{ END-IF }}


Berechnungen

Ihr könnt auch Berechnungen in Word-Vorlagen hinzufügen. Dafür fügt Ihr lediglich ein = am Anfang der Variable hinzu.

Eine häufig genutzte Berechnung ist die Provisionsrechnung an den Verkäufer. Möchtet Ihr z.B. 1,5% vom Kaufpreis berechnen, würdet Ihr folgende Formel verwenden:

{{= einheit.roh.kaufpreis * 0.015 }}

Die normale Variable für den Kaufpreis eines Objektes lautet einheit.kaufpreis. Dieser gibt aber einen formatierten Wert aus, mit Tausender-Stellen und Währung. Für die Berechnung benötigt Ihr den reinen Wert, deswegen nutzt Ihr einheit.roh.kaufpreis.

Möchtet Ihr die Zahl als Währung ausgeben, dann verwendet Ihr einfach preis vor dem Rohwert.

 {{ preis(einheit.roh.preis) }} 

oder für eine Berechnung

{{= preis(einheit.roh.kaufpreis * 0.19) }}

oder für die Berechnung eines Custom-Feldes

{{= preis(einheit.roh.custom.aussenprovision * 0.19) }}

Sieht im Ergebnis so aus 125.000,00 €

Möchtet Ihr eine andere Währung verwenden als Euro, dann nutzt Ihr einen weiteren Parameter

{{= preis(einheit.roh.preis * 0.19, "CHF") }}


Ansprechpartner Eigentümer

Auf den Kontakt, der unter "Eigentümer" bei Objekt verknüpft ist, könnt Ihr über folgende Variable zugreifen:

{{ einheit.eigentumer.* }}  

Gibt es mehrere Eigentümer, greift Ihr auf die weiteren über eine Nummerierung auf diese zu, also

{{ einheit.eigentumer2.* }} {{ einheit.eigentumer3.* }}

Was unter "Typ" steht, ist hier vernachlässigbar.

*Der Stern kann jedes Feld aus der Rubrik Kontakt sein:

{{ einheit.eigentumer.name }}

Ansprechpartner

Auf die Ansprechpartner unterhalb von Eigentümer könnt Ihr ebenfalls über Variablen zugreifen. Hier ist der Begriff unter "Typ" entscheidend.

{{ einheit.kaufer.* }}

"Käufer" wird {{ einheit.kaufer.* }}
"Aktueller Mieter" wird {{ einheit.aktueller_mieter.* }}
"Hausmeister" wird {{ einheit.hausmeister.* }}

*Der Stern kann jedes Feld aus der Rubrik Kontakt sein. Also z.B. Name, Telefon, Briefanrede, Anschrift, Mobil etc.

"Käufer" Name ist {{ einheit.kaufer.name }}
"Aktueller Mieter" Briefanrede ist {{ einheit.aktueller_mieter.briefanrede }}
"Hausmeister" Mobil ist {{ einheit.hausmeister.mobil }}



Wichtig - Bekannte Probleme

Wenn in der Kopf- oder Fußzeile der Word-Datei eine Textbox verwendet wird, und in diese eine Variable hinzugefügt wird, meckert Word mit so einer Fehlermeldung: "Word found unreadable content in "....docx". Do you want to recover the contents of this document? If you trust the source of this document, click Yes."

Textboxen führen unter Umständen auch bei Serienbriefen zu Problemen und sollten daher lieber vermieden werden.

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