Jeder Nutzer von Propstack kann individuell eine Abwesenheitsnotiz erstellen, damit eingehende E-Mails automatisch mit dieser beantwortet werden. Die Einstellung dafür findet Ihr oben rechts im Menü-Dropdown oder in den Nutzer-Einstellungen.
Abwesenheit einstellen
Dort könnt Ihr den exakten Zeitraum Eurer Abwesenheit definieren. Ein Start sollte mindestens eingetragen werden, ein Ende kann auf Wunsch offengelassen werden, wodurch der Abwesenheitszeitraum auf unbestimmte Zeit fortläuft, bis er von Euch beendet wird.
Optional lässt sich auch der Betreff der Abwesenheitsnotiz festlegen. Wird das Feld leergelassen, so wird der Betreff der eingehenden E-Mail verwendet und ein "Abwesenheitsnotiz Re:" davor gesetzt.
Eingehende E-Mails freigeben
Die eingehenden E-Mails können für andere Nutzer freigegeben werden, damit die Kolleginnen und Kollegen während Eurer Abwesenheit wichtige E-Mails bearbeiten können. Dafür müsst Ihr im Feld Eingehende E-Mail freigeben einen oder mehrere Nutzer auswählen. Die ausgewählten Nutzer können dann über Euer Postfach auf die eingehenden E-Mails zugreifen.
Die so freigegebenen E-Mails werden in Eurem Postfach nun archiviert. Die Freigabe bleibt nur über den Zeitraum Eurer Abwesenheit aktiv.
Abwesenheitsnotiz verfassen
Unter Nachricht wird der Inhalt der automatischen Antwort festgelegt. Die Signatur des Nutzers wird automatisch mit angehangen und muss hier nicht extra eingefügt werden.
Über das Dropdown Textbaustein für Abwesenheit kann auch ein bestehender Textbaustein verwendet werden.
Abwesenheitsvariablen
Innerhalb der Nachricht kann über Variablen auf die Daten der Abwesenheit zugegriffen werden.
Datumsvariablen
Variable | Output |
{{ abwesenheit.start.lang }} | Mittwoch, 12. Juli 2023, 22:00 Uhr |
{{ abwesenheit.start.kurz }} | 12. Jul 2023, 22:00 Uhr |
{{ abwesenheit.start.datum }} | 12.07.2023 |
{{ abwesenheit.start.zeit }} | 22:00 |
{{ abwesenheit.ende.lang }} | Freitag, 14. Juli 2023, 23:00 Uhr |
{{ abwesenheit.ende.kurz }} | 14. Jul 2023, 23:00 Uhr |
{{ abwesenheit.ende.datum }} | 14.07.2023 |
{{ abwesenheit.ende.zeit }} | 23:00 |
Vertretervariablen
Hier sind die üblichen Nutzer-Variablen gültig:
Variable | Output |
{{ abwesenheit.vertretung.anrede }} | Herr/Frau |
{{ abwesenheit.vertretung.titel }} | Dr. |
{{ abwesenheit.vertretung.vorname }} | Max |
{{ abwesenheit.vertretung.nachname }} | Mustermann |
{{ abwesenheit.vertretung.weiblich }} | true/false |
{{ abwesenheit.vertretung.name }} | Max Mustermann |
{{ abwesenheit.vertretung.telefon }} | 030 123 456 789 |
{{ abwesenheit.vertretung.email }} |
Hier haben wir einen vorgefertigten Textbaustein vorbereitet, den Ihr einfach kopieren und anpassen kannst:
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen herzlichen Dank für Ihre Nachricht.
Ich befinde mich vom {{ abwesenheit.start.datum }} bis zum {{ abwesenheit.ende.datum }} im Urlaub/im Krankenstand/in Elternzeit und kann deshalb Ihre E-Mail nicht direkt beantworten.
{% if abwesenheit.vertretung %}
Ihre E-Mail wurde automatisiert an {% if abwesenheit.vertretung.weiblich %}meine Kollegin {% else %}meinen Kollegen {% endif %}{{ abwesenheit.vertretung.name }} weitergeleitet. {% if abwesenheit.vertretung.weiblich %} Diese {% else %} Dieser {% endif %} wird sich so bald wie möglich zu Ihrem Anliegen melden.{% endif %}
In dringenden Anliegen bitte ich Sie, sich an unsere Zentrale zu wenden.
Persönlich erreichen Sie mich wieder ab dem {{ abwesenheit.ende.datum }}.
Wenn keine Nachricht für die Abwesenheitsnotiz eingetragen ist, dann wird auch keine automatische Abwesenheitsnotiz an den Absender verschickt. Damit ist sichergestellt, dass die E-Mail-Freigabe auch dann genutzt werden kann, ohne dass eine automatische Antwort gesendet wird.
Propstack merkt sich übrigens, ob jemand bereits eine Abwesenheitsnotiz erhalten hat. In diesem Falle erhält der Absender keine weitere Benachrichtigung. Erst 4 Tage nach der letzten Abwesenheitsnotiz wird ein Kontakt nochmals darüber informiert.
Best Practise: E-Mails im Namen eines Nutzer versenden
Ab sofort könnt Ihr nahtlos und effizient im Namen eines anderen Absenders kommunizieren, selbst wenn dieser zum Beispiel durch Urlaub abwesend ist.
Nach Freigabe in Eurem Nutzerprofil unter "E-Mailversand über Konten anderer Nutzer" in Verwaltung > Nutzer könnt Ihr E-Mails im Namen anderer Nutzer versenden, indem Ihr eine freigegebene Mailadresse in einer neuen E-Mail auswählt.