Werden Kontakte von Hand eingepflegt, lassen sich für sie Speichergrund und Speicherdauer automatisch setzen, wenn zuvor unter Verwaltung > Kontakt-Einstellungen > Standard-Werte im Kontaktformular die entsprechenden Werte gesetzt wurden.

Viel praktischer ist es aber, den kompletten Prozess vom Anlegen eines Kontakts bis hin zur Speicherung zu automatisieren und flexibel vom System anpassen zu lassen, wenn sich ein Deal ändert. Dazu machen wir Gebrauch von unseren Pipelines.

Unter Verwaltung > Kontakt-Einstellungen > DSGVO-Speichergründe können zunächst nach Belieben weitere Speichergründe hinzugefügt oder bearbeitet werden. Für jeden einzelnen Grund lässt sich hier auch eine individuelle Dauer festlegen.

Um den Automatisierungsprozess zu beginnen, bietet es sich an, mit unseren Aktivitäten unter Verwaltung > Aktivitätstypen einzelne Deal-Phasen anzustoßen. Beispielsweise könnte der Versand einer E-Mail vom Typ "Angebot" die Deal-Phase "Exposé geschickt" einleiten.

Unter Verwaltung > Pipelines würden wir nun die Deal-Phase "Exposé geschickt" bearbeiten und dabei einen Speichergrund festlegen, in welchem wir zuvor wie oben beschrieben eine Dauer definiert haben. Natürlich lassen sich unsere Pipelines um mehrere Deals erweitern, die alle individuelle Gründe beinhalten, sodass sich der Status des Kontakts bei Bedarf immer anpassen kann.

Nun würde jeder Kontakt, dem wir ein Exposé geschickt haben, in eine Deal-Phase geführt werden, die automatisch einen Speichergrund und eine Speicherdauer für den Kontakt einträgt.

Natürlich kann man auch warten, bis die Rechtsformulare gelesen und akzeptiert wurden. Ebenfalls unter Verwaltung > Pipelines finden wir dazu die Möglichkeit, eine "Deal-Phase nachdem Widerrufsbelehrung akzeptiert wurde" festzulegen, welche wie oben beschrieben mit einem entsprechenden Grund versehen wird, der wiederum eine gesetzte Dauer hat.