Wenn Ihr Kontakte von Hand eingepflegt, könnt Ihr für sie Speichergrund und Speicherdauer automatisch setzen, wenn Ihr zuvor unter Verwaltung > Kontakt-Einstellungen > Standard-Werte im Kontaktformular die entsprechenden Werte gesetzt habt.

Viel praktischer ist es aber, den kompletten Prozess vom Anlegen eines Kontakts bis hin zur Speicherung zu automatisieren und flexibel vom System anpassen zu lassen, wenn sich ein Deal ändert. Dazu könnt Ihr von unseren Pipelines Gebrauch machen.

Unter Verwaltung > Kontakt-Einstellungen > DSGVO-Speichergründe könnt Ihr zunächst nach Belieben weitere Speichergründe hinzugefügen oder bearbeiten. Für jeden einzelnen Grund könnt Ihr hier auch eine individuelle Dauer festlegen.

Um den Automatisierungsprozess zu beginnen, bietet es sich an, mit unseren Aktivitäten unter Verwaltung > Aktivitätstypen einzelne Deal-Phasen anzustoßen. Beispielsweise könnte der Versand einer E-Mail vom Typ "3. Exposé-Versand" die Deal-Phase "Exposé versendet" einleiten.

Unter Verwaltung > Deal-Pipelines würdet Ihr nun die Deal-Phase "Exposé versendet" bearbeiten und dabei einen Speichergrund festlegen, in welchen Ihr zuvor wie oben beschrieben eine Dauer definiert haben. Natürlich lassen sich unsere Pipelines um mehrere Deals erweitern, die alle individuelle Gründe beinhalten, sodass sich der Status des Kontakts bei Bedarf immer anpassen lässt.

Nun würde jeder Kontakt, dem Ihr ein Exposé geschickt habt, in eine Deal-Phase geführt werden, die automatisch einen Speichergrund und eine Speicherdauer für den Kontakt einträgt.

Natürlich könnt Ihr auch warten, bis die Rechtsformulare gelesen und akzeptiert wurden. Unter Verwaltung > Deal-Einstellungen findet Ihr dazu die Möglichkeit, eine "Deal-Phase nach Rechtsformular-Bestätigung" festzulegen, welche wie oben beschrieben mit einem entsprechenden Grund versehen wird, der wiederum eine gesetzte Dauer hat.