Mit dem Upload Feature in Propstack können gezielt Daten vom Kunden angefragt werden, ohne im Nachgang mit Mail Anhängen oder externen Cloud Diensten hantieren zu müssen. So können z. B. Dokumente für die Vermietung wie Selbstauskunft, Ausweiskopie und weitere Unterlagen komfortabel über eine Landingpage angefragt werden. Die so hochgeladenen Dokumente sind direkt mit dem richtigen Kontakt oder der passenden Immobilie verknüpft.
Diese Einleitung ist in mehrere Abschnitte unterteilt:
Erstellen eines Upload-Ordners
Es gibt in Propstack zwei Wege, um Upload-Ordner anzulegen. Global, also für jedes Objekt oder jeden Kontakt oder lokal für eine einzelne Immobilie oder einen einzelnen Kontakt wie Max Mustermann.
Um einen Upload-Ordner anzulegen, der für alle Immobilien oder Kontakt verfügbar ist, gehen wir folgendermaßen vor:
Wir wechseln in die
Verwaltungund rufen anschließend den PunktMedien-Einstellungenauf. Dort finden wir die SektionGlobale Upload-Ordner.Wir erstellen einen neuen Upload Ordner indem wir auf
Upload-Ordner hinzufügenklicken.In dem Pop-up tragen wir nun den Namen des Ordners ein und legen fest für welche Immobilientypen der Ordner genutzt werden darf. Neben Immobilien können auch Uploads für Kontakte erstellt werden.
Optional tragen wir noch ein Passwort ein, um den Passwortschutz für die Landingpage zu aktiveren. Oder wir legen fest, dass die Landingpage nach einer bestimmten Zeit wieder deaktiviert wird.
Haben wir alle Einstellungen im Pop-up vorgenommen, klicken wir auf
Speichernund schließen damit das Pop-up wieder.
Um einen lokalen Upload-Ordner für einen einzelnen Kontakt oder Immobilie zu erstellen, gehen wir folgendermaßen vor:
Wir wechseln in den Kontakt oder in die Immobilie, wo wir einen spezifischen Upload Ordner erstellen wollen. Dann rufen wir die
Dokumente(bei Kontakten) oderMedien(bei Immobilien) auf und klicken auf das 3 Punkte Menü und wählenUpload-Ordner erstellenaus.
Anschließend füllen wir das Pop-up wie oben beschrieben aus.
Erstellen eines Uploads
Wir haben nun einen Upload-Ordner erstellt. Im nächsten Schritt legen wir fest, welche Dokumente, Bilder oder Daten wir in diesem Ordner erhalten möchten.
In unserem zuvor erstellen Upload-Ordner klicken wir auf das
+Symbole (Platzhalter erstellen) und öffnen damit das Pop-up zum Erstellen des Upload-Platzhalter.
Jetzt vergeben wir einen Namen und eine Beschreibung des Uploads, beides wird auf der Landingpage angezeigt. Außerdem können wir noch den übergeordneten Upload-Ordner festlegen und die erlaubten Dateitypen bestimmen. Legen wir z. B. fest, dass wir nur png und jpg Daten akzeptieren, dann können nur (jpg/png) Bilder hochgeladen werden. So lassen sich abstrakte Datei Formate von vornherein ausschließen.
Auch können wir festlegen, wie groß eine Upload-Datei maximal sein darf und welche Dokumenten-Tags sie erhalten soll. Letzteres ist praktisch, um Uploads direkt mit einem passenden Tag zu versehen. Haben wir alles eingestellt, klicken wir auf
Speichern.
Verschicken eines Upload-Platzhalter oder Ordner
Wir haben einen Upload-Ordner erstellt und mindestens einen Upload definiert. Jetzt können wir unserer Zielperson eine Landingpage zum Hochladen der vorher definierten Daten schicken.
Wir können nun entscheiden, ob wir den gesamten Upload-Ordner mit allen darin enthaltenen Upload-Platzhaltern verschicken oder gezielt einzelne Upload-Platzhalter.
Wir kopieren zuerst die Variable eines Upload-Ordners oder Platzhalter, indem wir auf das
{}Variable kopieren Symbole klicken, was erscheint, wenn wir den Mauszeiger über den Upload-Platzhalter/Ordner positionieren.Nun können wir in Variable in einer E-Mail einfügen. Wichtig ist, dass die passende Immobilie oder der passende Kontakt verknüpft ist.
Die Upload Landingpage
Auf der Upload Landingpage kann die Zielperson nun Daten hochladen. Das geht per Drag & Drop oder über den Browse Button. Nach dem Hochladen kann die Person die Daten ebenfalls wieder löschen. Die Daten können aber in Propstack aus dem Upload-Platzhalter kopiert werden, um z. B. bei gesetzlichen Aufbewahrungsfristen die Daten konform zu speichern. Wie das geht, erfahren wir im nächsten Absatz.
Workflow: Mit Uploads in Propstack arbeiten
Im letzten Teil beschäftigen wir uns damit, wie man in Propstack mit den Uploads arbeitet. Wir haben nun bereits Ordner und Platzhalter angelegt, eine Landingpage verschickt und es wurden Daten hochgeladen. Diese wollen wir uns einmal anschauen.
Wir rufen einen Kontakt oder eine Immobilie auf, wo Daten über einen Upload hochgeladen wurden und steuern den Menüpunkt
Dokumente(bei Kontakten) oderMedien(bei Immobilien) an.
Hier finden wir unseren Upload-Ordner. Dieser ist im Gegensatz zu den normalen Ordnern blau eingefärbt, was signalisiert, dass es sich um einen Upload-Ordner handelt. Die farbliche Unterscheidung soll dabei helfen, Upload-Ordner mit externen Inhalt und Dokumenten-Ordner mit internen Inhalten visuell zu trennen.
Klicken wir auf einen Upload Platzhalter, können wir die Daten sehen, die hochgeladen wurden. Bei jeder Datei wird angezeigt, wer sie hochgeladen hat, wann und wie groß die Datei ist. Außerdem können wir die Datei löschen.