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Entscheidung - ein neuer Aktivitätstyp
Entscheidung - ein neuer Aktivitätstyp

Prozesse um Entscheidungen erweitern | Automatisierungen

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Verfasst von Lisa Ohlhoff
Vor über einer Woche aktualisiert

Wozu wird der Aktivitätstyp Entscheidung genutzt?

Der Aktivitätstyp Entscheidung ermöglicht Euch individuelle und automatisiert Prozesse für die Akquise, die Vermittlung und den After Sale anzupassen.

Eine Entscheidung ist ein Punkt in Eurem Prozess, an dem Ihr zwischen mindestens zwei Möglichkeiten wählen könnt, die bei Bedarf unterschiedliche Folgen wie Aufgaben, E-Mails, Termine oder Notizen auslösen können.

Es ist wie an einer Gabelung, an der Ihr Euch entscheiden müsst, welchen Weg Ihr weiter nehmen wollt.

Eine Entscheidung wird nicht manuell als eigene Aktivität angelegt, sondern ist stets an eine bestimmte Aufgaben-, E-Mail-, Notiz-, oder Terminkategorie geknüpft.

Wie kann ich eine Entscheidung einrichten?

Einen Entscheidungsknoten könnt Ihr unter Verwaltung > Aktivitätstypen > Entscheidung konfigurieren.

Neben den Basis-Einstellung (Name der Entscheidung, vorausgefülltes Notizfeld etc.), könnt Iht bei einer Entscheidung multiple Entscheidungsmöglichkeiten definieren.

Jeder Entscheidung könnt Ihr optional eine anschließende Deal-Phase oder Folgeaktivitäten (Aufgabe, E-Mail, Notiz, Termin, weitere Entscheidung) zuweisen.

Eine anstehende Entscheidung findet Ihr in Eurer Aufgabenübersicht.

Beispiele für Entscheidungen

Beispiel 1 - Objekt-Aufbereitung

Der Objektbetreuer erstellt das Exposé und schließt die Aufgabe 'Exposé erstellen' in seiner Aufgabenliste.

Bevor das Exposé vom Objektbetreuer nun zur Freigabe an den Eigentümer geschickt wird, soll zunächst eine interne Freigabe vom Teamleiter eingeholt werden. Erst nach erteilter interner Freigabe bekommt der Objektbetreuer die Aufgabe, das Exposé zur finalen Freigabe an den Eigentümer zu schicken.

Erteilt der Teamleiter die interne Freigabe nicht, bekommt der Objektbetreuer die Aufgabe, das Exposé zu überarbeiten. Nachdem er Objektbetreuer diese Aufgabe erledigt hat, startet der interne Freigabeprozess erneut.

Für diesen Prozess würdet Ihr unter Verwaltung > Aktivitätstypen > Entscheidung > Entscheidung-Kategorie hinzufügen zunächst eine Entscheidungs-Kategorie mit dem Namen Exposé - interne Freigabe anlegen.

Innerhalb der Entscheidung-Kategorie Exposé - interne Freigabe definiert Ihr zwei Entscheidungsmöglichkeiten:

Entscheidung 1:

Exposé freigeben

Wird das Exposé vom Teamleiter freigegeben, erhält der Objektbetreuer automatisch die Aufgabe, das Exposé zur Freigabe an den Eigentümer zu senden.

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Entscheidung 2:

Exposé überarbeiten

Wird die Freigabe durch den Teamleiter nicht erteilt, öffnet sich das Formular zum Anlegen einer Aufgabe mit der Kategorie 'Exposé erstellen', zugewiesen an den Objektbetreuer. Der Teamleiter kann in der Aufgabe die Änderungswünsche am Exposé notieren, bevor die Aufgabe final an den Objektbetreuer zurückgegeben wird.

Abschließend müsst Ihr die Entscheidung noch der für den Prozess ursächlichen Auslöser-Aktivität zuweisen. In diesem Beispiel wäre es das Erledigen der Aufgabe "2. Exposé erstellen"

Unter Verwaltung > Aktivitätstypen > Aufgabe öffnet Ihr die Kategorie "2. Exposé erstellen". Dieser weist Ihr nun die Entscheidung als Folge-Aktivität nach Erledigen zu.

In diesem Beispiel erhält die Teamleiterin Maxi Musterfrau die Entscheidungsaktivität sofort nach Erstellung des Exposés (= Erledigung der Aufgabe 'Exposé erstellen') durch den Objektbetreuer in Ihrer Aufgabenliste.

Beispiel 2 - After-Sale-Prozess

Ihr schickt dem Käufer nach erfolgreichem Verkauf die Rechnung via E-Mail zu.

14 Tage nach dem Rechnungsversand prüft Ihr, ob die Rechnung bereits beglichen wurde. Ist nach 14 Tagen noch keine Zahlung eingegangen, soll eine weitere E-Mail mit einer Zahlungserinnerung ausgelöst werden.

Für dieses Beispiel würdet Ihr unter Verwaltung > Aktivitätstypen > Entscheidung > Entscheidung-Kategorie hinzufügen zunächst eine Entscheidungs-Kategorie mit dem Namen Rechnung prüfen anlegen.

Innerhalb der Entscheidung-Kategorie Rechnung prüfen definiert Ihr zwei Entscheidungsmöglichkeiten:

Entscheidung 1:

Rechnung bezahlt

Sollte die Rechnung fristgemäß beglichen worden sein, soll keine Folge-Aktivität ausgelöst werden.

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Entscheidung 2: Rechnung nicht bezahlt

Ist die Rechnung nicht fristgemäß beglichen worden, wird an der Entscheidung eine Folge-Aktivität definiert: Es soll in diesem Beispiel automatisch eine E-Mail mit einer Zahlungserinnerung generiert und sofort verschickt werden.

Abschließend müsst Ihr die Entscheidung noch der für den Prozess ursächlichen Auslöser-Aktivität zuweisen. In diesem Beispiel wäre das der Rechnungsversand via E-Mail.

Unter Verwaltung > Aktivitätstypen > E-Mail öffnet Ihr die Kategorie „4. Rechnung Käufer“. Dieser weist Ihr nun Eure Entscheidung als Folge-Aktivität nach dem Senden zu.

In diesem Beispiel wird der Objekt-Betreuer in 14 Tagen die Entscheidungs-Aktivität ‚Rechnung prüfen‘ in seiner Aufgabenliste sehen und bearbeiten.

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