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Telefonate und Notizen verbuchen
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Eingehende Anrufe verknüpfen – Telefonnotizen schnell erfassen

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Verfasst von Christoph Theil
Vor über einer Woche aktualisiert

Verwendet Ihr Propstack mit einer Telefonie-Schnittstelle wie Sipgate, Placetel oder 3CX, bieten wir verschiedene nützliche Funktionen, um Telefonate effektiv zu verbuchen und zu verwalten. Hier erklären wir Euch, wie Ihr diese Funktionen optimal nutzen könnt.

1. Kontakt bei E-Mails der Telefonanlage verknüpfen:

Ihr könnt E-Mails von Eurer Telefonanlage automatiosch mit Kontakten in Propstack verknüpfen. Dies geschieht, indem der Betreff der E-Mail nach einer Telefonnummer durchsucht wird. Um dies zu realisieren, verwendet Ihr einen regulären Ausdruck, der die Telefonnummer im Betreff identifiziert. Diese Einstellung könnt Ihr unter Verwaltung > Systemeinstellungen > Telefonie vornehmen.

2. Telefon-Notiz-Formular und "Eingehender Anruf"-Pop-Up:

Beim Klick auf eine Telefonnummer oder das Telefonat-Verbuchungs-Icon in einem Kontaktprofil könnt Ihr automatisch ein Notiz-Formular öffnen.

Dieses Formular ist mit einer vordefinierten Kategorie ausgestattet, die Ihr unter Verwaltung > Systemeinstellungen > Telefon-Notiz-Formular durch einen Klick öffnen einstellen könnt.

Jetzt erscheint während eines Anrufs ein Pop-Up mit einem Button für eine neue Notiz. Wenn Ihr diesen Button drückt, wird die Notiz mit der vordefinierten Kategorie automatisch geöffnet und Ihr könnt den Inhalt des Telefonats direkt festhalten.

3. Alle Telefonate erfassen:

Diese Funktion ermöglicht es Euch, alle Telefonate in Propstack zu erfassen, einschließlich der Anrufe von unbekannten Nummern. Standardmäßig werden Telefonate nur erfasst, wenn der Kontakt in Propstack zugeordnet werden kann.

Um diese Einstellung zu ändern, navigiert Ihr zu Verwaltung > Systemeinstellungen > Telefonie und aktiviert die Option "Alle Telefonate erfassen". Dies gewährleistet, dass alle Anrufe, auch die von unbekannten Nummern, protokolliert werden. Die festgehaltenen Details beinhalten das Datum, die Uhrzeit und die Dauer des Anrufs.

Mit diesen Schritten könnt Ihr Eure Telefonkommunikation in Propstack effektiv verwalten und sicherstellen, dass alle wichtigen Informationen übersichtlich erfasst und leicht zugänglich sind.

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