Mandanten können genutzt werden, wenn Euer Unternehmen über mehrere Standorte verfügt oder in Eurem Propstack-Konto mehrere Unternehmen zusammenarbeiten.

Über die Mandanten-Funktion könnt Ihr für diesen Fall verschiedene Kontaktdaten, Rechtstexte und Signaturen einrichten.

Unter Verwaltung > Mandanten können beliebig viele Mandanten angelegt werden.

Mit einem Klick auf Mandant hinzufügen öffnet sich eine neue Eingabemaske.

Hier könnt Ihr nun alle Daten des Mandanten (Logo, Kontaktdaten, Rechtstexte, Nummernkreis und E-Mail-Signatur) hinterlegen.

Werden bei der Mandanten-Einrichtung Felder nicht befüllt, werden für diese automatisch die Informationen aus den allgemeinen Unternehmensdaten verwendet.

Über das Feld Team-Mitglieder könnt Ihr alle Nutzer auswählen, die diesen Mandanten als Standard-Mandaten nutzen. Es kann pro Nutzer nur ein Standard-Mandant hinterlegt werden. Wird einem Nutzer kein Standard-Mandant zugewiesen, werden die Daten aus der allgemeinen Unternehmens-Verwaltung verwendet.

Pro Nutzer kann zwar nur ein Standard-Mandant hinterlegt werden, aber Ihr habt die Möglichkeit, Nutzern Zugriff auf weitere Mandanten zu gewähren.

Dazu öffnet Ihr unter Verwaltung > Nutzer mit einem Klick auf den Nutzernamen das Nutzerprofil. Unter dem Reiter CRM-Einstellungen > Zugriff auf folgende Mandanten hinterlegt Ihr alle Mandanten, die dieser Nutzer beim Schreiben einer E-Mail auswählen darf. Über das Feld Mandant könnt Ihr den Standard-Mandanten für diesen Nutzer einsehen und bearbeiten.

Durch den Zugriff auf mehrere Mandanten hat der Nutzer die Möglichkeit, die E-Mail-Signatur beim Schreiben einer E-Mail zu wechseln.

Bei den Signaturen gibt es eine Hierarchie. Die Mandanten-Signatur wird von Propstack immer als erstes genommen, sollte keine hinterlegt sein wird die Nutzer-Signatur genommen, sollte diese auch nicht hinterlegt sein wird die Globale-Signatur genommen.

Mandanten können ebenfalls Objekten und Kontakten zugeordnet werden, um den Überblick über die internen Zuständigkeiten besser im Überblick zu behalten.

Das entsprechende Feld wird nicht in der Standardmaske angezeigt, sondern kann in der Verwaltung > Objekt-Einstellungen > Eigene Objekt-Vorlage und

Verwaltung > Kontakt-Einstellungen > Eigene Kontakt-Vorlage hinzugefügt werden.

So könnt Ihr z. B. anschließend Eure Kontakt- und Objektlisten um einen Filter 'Mandant' erweitern, um nur Datensätze zu sehen, die zu den ausgewählten Mandanten gehören.

Bei der Erstellung von Briefen ist es möglich, neben Daten aus dem Objekt, Kontakt oder Projekt auch Daten aus einem Mandanten abzubilden.

Auf den ausgewählten Mandanten greift man über die Variablen {{ mandant.xxxxx }} zu.

Zum Beispiel:

{{ mandant.unternehmensname }} {{ mandant.strasse }} {{ mandant.plz }} {{ mandant.ort }}