Rechte sind wichtig, gerade wenn es darum geht die Rollenverteilung vorzunehmen und bestimmte Zuständigkeiten zu definieren.
Wir unterscheiden zwischen globale und spezifischen Nutzer-Rechten.
Globale Rechte gelten generell für den Nutzer und sind jeder Zeit aktiv. Diese gelten zum Beispiel für alle Objekte oder alle Kontakte.
Spezifische Rechte gelten nur für definierte Objekte, Projekte oder Kontakte.
In vielen Fällen wird einem Nutzer nicht das Recht gewährt alle Objekte lesen und schreiben zu können, aber für bestimmte Objekte wird dies erlaubt, sodass sich dieser Nutzer nur um bestimmte Objekte/Projekte/Kontakte kümmert.
Um globale Rechte festzulegen, haben wir zwei Möglichkeiten:
1. Wir gehen als Admin unter Verwaltung in den Reiter Rollen & Rechte und können dort eine neue oder mehrere Rollen mit Rechten anlegen. In diese Rollen fügen wir dann alle Nutzer mit ein die genau diese Rechte haben sollen. Das erspart viel Zeit weil man das nur ein mal anlegt und die Nutzer dann nur hinzufügen muss und nicht in des einzelne Nutzer Profil rein gehen muss um alle Rechte festzulegen.
2. Wir gehen als Admin unter Verwaltung in den Reiter Nutzer und finden dort alle Nutzer. Wenn wir bei einem der Nutzer ins Profil gehen haben wir ganz unten den Bereich mit der Rechte Vergabe.
Um spezifische Rechte festzulegen, müssen wir in die jeweiligen Datensätze (Objekte/Projekte/Kontakte).
Info: Falls ihr die Felder mal nicht sehen oder finden könnt schaut bitte in der Verwaltung bei den Kontakt-Einstellungen oder Objekt-Einstellungen nach unter Eigenen Kontakt Vorlage, Eigene Projekt Vorlage oder Eigene Objekt Vorlage.
im Objekt können wir das Objekt bestimmten Nutzern und Teams freigeben
im Projekt verhält es sich genauso.
auch Kontakte können wir bestimmten Nutzern und Teams freigeben.
Hier gibt es nur eine kleine Besonderheit. Wir müssen den Kontakt immer zuerst Sperren und anschließend den Nutzern und/oder Teams freigeben.
Ganze Pipelines müssen ebenfalls für Nutzer freigegeben werden, die keine Admins sind und nicht das nötige globale Recht haben, diese sehen und bearbeiten zu können. Zu finden unter Verwaltung > Pipelines > Pipeline auswählen > Bearbeiten
Eine besondere Einstellung für Rechte gibt es noch in jedem Nutzer Profil. Diese sind weiter unten zu finden unter Rechte für ...
Hier können Rechte für E-Mail Aktivitäten, Aufgabe- & Notiz-Aktivitäten eingestellt werden und zudem auch Sicherheitsrechte bearbeitet werden.
Liste der Rechte
Zugriffsrechte für alle Kontakte:
Der Nutzer sieht alle Kontakte des Unternehmens mit ihren jeweiligen Informationen und kann diese bearbeiten.
Kann alle Kontakte in der Übersicht finden:
Der Nutzer hat die Möglichkeit in der Kontakt-Maske alle Kontakte zu finden.
Kundenbetreuer wechseln:
Der Nutzer hat die Möglichkeit den Kontakt-Betreuer eines Kontaktes neu festzulegen.
Kontakt-Status ändern:
Der Nutzer hat die Möglichkeit den Status des Kontakts zu ändern.
Kontakte syncen:
Der Nutzer darf Kontakte in sein eigenes Adressbuch (Handy) synchronisieren lassen. Dabei wird der Kontakt im Adressbuch angelegt und stets mit dem Stand im CRM vergleichen.
Kontakte löschen:
Der Nutzer kann Kontakte, die er sieht, löschen.
Leserechte für alle Objekte:
Der Nutzer sieht alle Objekte des Unternehmens mit ihren jeweiligen Informationen
Objekte bearbeiten:
Der Nutzer kann alle Objekte bearbeiten die nicht gesondert verrechtet sind.
Objekte auf Portale exportieren:
Der Nutzer kann Objekte auf die Portale veröffentlichen.
Objekte Löschen:
Der Nutzer kann alle Objekte löschen.
Marketing sehen:
Der Nutzer kann den Reiter "Marketing" unter CRM einsehen.
Termine verwalten:
Der Nutzer kann die Termine von anderen Kollegen, bearbeiten und löschen.
Aufgaben der Kollegen sehen:
Der Nutzer sieht dann neben seinen eigenen Aufgaben auch die der anderen Nutzer.
Daten exportieren:
Der Nutzer kann sich vom System eine Excel-Liste erstellen lassen mit allen Daten zu Objekten/Kontakten/Aktivitäten und sich diese per Email zusenden lassen.
Eigene Nutzereinstellungen NICHT bearbeiten:
Wenn hier der Haken gesetzt ist kann der Nutzer seine eigenen Nutzer Einstellungen nicht mehr Bearbeiten wie z.B. Stammdaten.
Pipelines bearbeiten:
Der Nutzer hat Zugriff auf alle Pipelines und kann diese sowie die enthaltenen Deal-Phasen bearbeiten.
Kann nur Aktivitäten der eigenen Kontakte sehen:
Der Nutzer kann nur die Aktivitäten sehen, bei denen er als Kontakt-Betreuer eingetragen ist.
Textbausteine bearbeiten:
Mit dieser Einstellung kann der Nutzer alle sichtbaren Textbausteine bearbeiten/anpassen.
Massen-Mails senden:
Der Nutzer kann mit dieser Einstellung auch Massen-Mails versenden.
Eigene verknüpfte E-Mails löschen:
Mit dieser Funktion kann der Nutzer auch E-Mails löschen wo er selbst verknüpft ist.
Deals löschen:
Der Nutzer kann mit dieser Einstellung auch Deals löschen.
Merkmale verwalten:
Mit dieser Funktion kann der Nutzer auch Merkmale anlegen und löschen.