Aus einer Anfrage-E-Mail
Nachdem Ihr die E-Mail geöffnet habt, klickt Ihr oben neben den Namen auf "Kontakt verknüpfen". Es erscheint ein Fenster, in dem Ihr entweder die E-Mail einem vorhandenen Kontakt zuordnen oder einen neuen Kontakt erstellen könnt.
Wenn Ihr auf "neuen Kontakt erstellen" klickt, öffnet sich ein Fenster in der E-Mail, in dem die wichtigsten Daten bereits automatisch eingetragen sind.
Signatur automatisch analysieren
Ihr könnt Zeit sparen, indem Ihr die Kontaktsignatur kopiert und in das Feld "Zwischenablage analysieren" einfügt, bevor Ihr auf "Erkennen!" klickt. Propstack fügt die analysierten Daten ein, und Ihr müsst lediglich oben rechts in der Bearbeitungsansicht auf "Speichern" klicken.
Über den Neu-Button
Ihr könnt jederzeit oben rechts im System auf den grünen "Neu"-Button klicken und dort eine neue E-Mail, Notiz, Aufgabe, Termin, Anfrage, Brief, Objekt oder Kontakt erstellen.
Beim Klicken auf "Neuer Kontakt" öffnet sich ein Kontaktfenster. Hier könnt Ihr Betreuer und Co-Betreuer angeben und entscheiden, welcher Betreuer benachrichtigt werden soll.
Handelt es sich um ein Unternehmen? Dann markiert bitte das Kästchen "Es handelt sich um ein Unternehmen", und anstelle von Anrede und Titel wird der Unternehmensname eingeblendet.
Die Funktion "Zwischenablage analysieren" kann auch hier automatisch unnötige Arbeit ersparen.
Optional könnt Ihr die Privat- und Geschäftsadresse angeben.
Bitte gebt den DSGVO-Status an. Wenn dieser ungeklärt ist, holt die Einwilligung Eures Kontakts ein. Weitere Informationen hierzu findet Ihr unter dem Punkt "Was, wenn ich einen Nachweis benötige?"
Interne Informationen wie Anteil des Kaufs, Mietbeginn, Übergabetermin und Nettoeinkommen könnt Ihr ebenfalls angeben.
Bewertet Eure Kunden mit bis zu 3 Sternen als VIP-Kunden.
Entscheidet, ob dieser Kunde automatisch auf Eure Newsletter-Liste gesetzt werden soll.
Gebt die Daten gemäß dem Geldwäsche-Gesetz ein. Das Geburtsdatum wird Euch automatisch in der Geburtstagswoche des Kunden angezeigt.
Und zu guter Letzt nutzt die "Benutzerdefinierten Felder"(Custom Felder), die Ihr selbst angelegt habt, um weitere Daten pro Kontakt speichern zu können.
Achtung: Achtet auf die Kontakterlaubnis. Ohne diese kann es zu Abmahnungen kommen. Holt lieber die Kontakterlaubnis Eures Kontakts ein, bevor Ihr ihm Werbematerial zusendet.