Wenn es um Projekte geht, stellt sich der eine oder andere die Frage, "Was sind Projekte eigentlich?". In diesem Artikel beantworten wir folgende Fragen:
Was sind Projekte?
Wozu brauchen wir Projekte?
Wie erstellen wir ein Projekt?
Einstellungen und Besonderheiten eines Projekts
Wie verknüpfen wir Objekte mit einem Projekt?
Wie verschicken wir ein Projekt?
Wie exportieren wir Projekte in die Portale?
Was sind Projekte?
Ein Projekt kann zum Beispiel ein Mehrfamilienhaus sein. Die darin enthaltenen Wohnungen sind dann die Objekte, die zu diesem Projekt gehören.
Es ist also eine übergeordnete Ebene für Objekte, die wir erstellen und dort bestimmte Objekte hinzufügen können. Ein Projekt könnte auch eine ganze Allee sein und die einzelnen Einfamilienhäuser in dieser Allee wären die Objekte.
Die Objekte werden dabei ganz normal angelegt und anschließend mit dem Projekt verknüpft. Falls es sich um ähnliche Objekte handelt, können diese kopiert, angepasst und anschließend mit dem Projekt verknüpft werden.
Wozu brauchen wir Projekte?
Je nachdem auf welche Weise wir unsere Objekte vermarkten wollen, kann es Sinn machen ein Projekt zu erstellen und die einzelnen Objekte (auch Einheiten genannt) dort hinzuzufügen oder einfach einzeln zu vermarkten. Auf diese Weise können wir Interessenten statt eines Objektes gleich das ganze Projekt, mit allen darin enthaltenen Objekten, zuschicken. So kann sich der Interessent die Objekte genau ansehen und entscheiden, welches am besten für ihn passt.
Wie erstellen wir ein Projekt?
Um ein Projekt zu erstellen, gehen wir im Reiter CRM auf Projekte und klicken oben rechts auf "+ Neues Projekt". Anschließend öffnet sich ein Formular, wo wir dem Projekt einen Namen geben können und andere Einstellungen, wie Zugriffsrechte für dieses Projekt, einstellen können.
Einstellungen und Besonderheiten eines Projekts
Im Bearbeitungsmodus eines Projekts finden wir Einstellungen, wie zum Beispiel Nutzer-Rechte. Hier können Nutzer eingetragen werden, die Lese- oder Schreibrechte für dieses Projekt bekommen sollen. (Admins haben automatisch Zugriff)
Außerdem finden wir dort alle weiteren Datenfelder zum Projekt.
Die hier eingetragenen Daten, wie Adresse, Beschreibungen, Energieausweis und Provision werden auf die Objekte innerhalb dieses Projekts übernommen, insofern für die Objekte an dieser Stelle keine eigenen Daten eingetragen wurden. Auch Medien, wie Bilder oder Dokumente werden in die Einheiten (Objekte) des Projekts übernommen, wenn diese im Projekt hochgeladen wurden.
Wie verknüpfen wir Objekte mit einem Projekt?
Dafür gibt es zwei Wege:
Einzelne Objekte mit dem Projekt verknüpfen:
Dafür gehen wir in die Details des Objekts und suchen Das Feld "Projekt". Dort können wir unser Objekt direkt mit dem Projekt verknüpfen. Sollte das Feld in der Objekt-Maske nicht Sichtbar sein dann geht in die Verwaltung > Objekt Einstellungen > Eigene Objekt-Maske. Dort könnt ihr das Feld dann einfügen.
Mehrere Objekte gleichzeitig mit dem Projekt verknüpfen:
Dazu markieren wir mehrere Objekte und gehen oben rechts auf Aktionen und anschließend auf Bearbeiten. Anschließend öffnet sich ein Fenster wo wir links Projekt auswählen und rechts das Projekt eingeben wo die Objekte zugewiesen werden sollen und dann klicken wir auf Massenbearbeitung ausführen.
Wie verschicken wir ein Projekt?
Um ein Projekt zu verschicken gibt es ebenfalls zwei Möglichkeiten:
Wie exportieren wir Projekte in die Portale?
Interessenten können sich auch für das gesamte Projekt interessieren und dafür ebenfalls eine Anfragen schicken. Deshalb kann es Sinn machen auch das Projekt in den Portalen zu inserieren. Dafür gibt es jedoch keine Export-Funktion.
Um ein Projekt in ein Portal zu inserieren, muss dies über das Portal selbst geschehen. Viele Portale haben die Möglichkeit ein Projekt zu erstellen und dieses öffentlich zu machen. Damit die Anfragen anschließend auch in Propstack eingehen und automatisch mit dem Projekt verknüpft werden, ist es wichtig, dass der Name des Projekts in Propstack sowie auf den Portalen 1:1 identisch ist. Sollte dann eine Anfrage zu einem Projekt reinkommen, wird auf den Betreff geschaut und ein Abgleich mit dem Projektnamen in Propstack gemacht, um fest zu stellen, ob es sich um das selbe Projekt handelt. Erst dann kann das Projekt mit der Anfrage verknüpft und die Anfrage im Projekt verbucht werden.