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Updates für Mai 2023
Updates für Mai 2023
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Verfasst von Christoph Theil
Vor über einer Woche aktualisiert

KI (Künstliche Intelligenz) für die Mailbox - Upgrade-Funktion 🚀

Wir freuen uns, ein neues großes Feature vorzustellen, das es Euch ermöglicht, selektierten Text in der Mailbox auf verschiedene Weisen zu bearbeiten. Mit dieser Funktion könnt Ihr den Text automatisch zusammenfassen, umformulieren oder ausformulieren, ganz nach Euren Bedürfnissen.

Um diese neuen KI-Funktionen nutzen zu können, müsst Ihr lediglich Chat GPT in der Verwaltung aktivieren. Sobald dies erledigt ist, stehen Euch die praktischen Bearbeitungsfunktionen im Texteditor der Mailbox zur Verfügung.

Entdeckt die Möglichkeiten in unserem Hilfeartikel und optimiert Eure Kommunikation!

Schreibrechte für den Objektstatus an Nutzer und Teams zuweisen

Das neue Schreibrecht des Status bei Objekten lässt sich in der Verwaltung > Objekteinstellungen für bestimmte Nutzer oder Teams einschränken. Dadurch könnt Ihr erreichen, dass nur von zugelassenen Nutzern oder Teams der Status eines Objektes verändert werden kann. Ein Beispiel ist das manuelle Setzen von "Akquise" auf "In Vorbereitung".

Die Vertragslaufzeit im Blick haben

Die Spalten der Objektübersicht wurden um das Feld Vertragslaufzeit erweitert. Mit dieser Aktualisierung habt Ihr nun in der Übersicht und im Objekt selbst einen visuellen Fortschrittsbalken, der die verbleibende Dauer Eures Vermittlungsauftrags grafisch darstellt.

Die Restdauer berechnet sich durch das heutige Datum und das eingetragene Datum im Feld Auftrag bis.

In der Objektübersicht kann das Feld über die drei Punkte > Spalten bearbeiten aktiviert werden.

Objekte nach dem Vertragsende sortieren

Die Spalte Auftrag bis in der Objektübersicht gibt zusätzliche Informationen anhand von Farben im Datum darüber, ob ein Vertrag in naher Zukunft ausläuft. Die Farbe Orange zeigt an, dass der Vertrag bald ausläuft, während Rot darauf hinweist, dass der Vertrag in Kürze ausläuft.

Zusätzlich können die Objekte nun auch nach dem Datum sortiert werden, um eine geordnete Darstellung zu ermöglichen.

Echtzeit-Überprüfung: Sichtbarkeit der Aktivitätskategorie im Eigentümerreport

Sobald Ihr bei einer neuen Aktivität wie Notiz, Aufgabe, Termin oder E-Mail eine Aktivitätskategorie jetzt auswählt, könnt Ihr sofort anhand des roten Icons erkennen, ob diese Kategorie im Eigentümerreport nicht angezeigt wird.

Dies ermöglicht es Euch, schnell festzustellen, ob die ausgewählte Kategorie relevante oder vertrauliche Informationen im Eigentümerreport enthält oder nicht.

Die Checkbox "Im Eigentümer-Report ausgeblendet" zu den Aktivitätskategorien kann in der Verwaltung > Aktivitätstypen bei der jeweiligen Aktivität de- oder aktiviert werden.

Eigentümerreport mit visueller Trennung von vergangenen und zukünftigen Aktivitäten

Der Eigentümerreport hat mit der blauen Linie eine klare visuelle Trennung zwischen vergangenen und zukünftigen Aktivitäten, um dem Eigentümer einen besseren Überblick zu verschaffen.


Eigentümerreport bei zukünftigen Aktivitäten mit Datum und Uhrzeit

Für zukünftige Termine und Aktivitäten wird nun im Eigentümerreport zusätzlich die Zeit mit angezeigt. Dadurch haben die Eigentümer die Möglichkeit, Eure geplanten Termine ganz einfach zu überprüfen und im Blick zu behalten.

Beachtet, dass Ihr diese Funktion nur für kommende Termine habt. Das Datum und die Uhrzeit werden im Format TT.MM.JJJJ HH:MM angegeben, beispielsweise 02.05.2023 12:00.

Zeitverfügbarkeitsanzeige für Termine

Wir haben eine neue Funktion hinzugefügt, die Euch beim Anlegen eines Termins die Verfügbarkeit Eurer gewünschten Zeit anzeigt. Bei einer Terminüberschneidung wird die Zeit rot dargestellt.

Damit habt Ihr volle Kontrolle über Eure Terminplanung und könnt sicherstellen, dass Ihr keine Konflikte oder Doppelbuchungen habt.

Schnelle Datumseinstellung für Aktivitäten, Aufgaben und Termine

Mit dieser Funktion könnt Ihr das Datum einer Aktivität, Aufgabe oder eines Termins schnell ändern. Klickt einfach auf das Datum in der jeweiligen Aufgabe, dem Termin oder der Notiz, und es wird eine praktische Datumsauswahl angezeigt, ähnlich wie im Bearbeitungsmodus. Das ausgewählte Datum wird direkt gespeichert.

Wenn das Datum ein von-bis-Datum ist, also aus 2 Daten besteht, sind sie auch einzeln anklickbar.

Deals für Projekte erstellen

Wir haben großartige Neuigkeiten! Ihr könnt jetzt einem Deal auch nur ein Projekt zuordnen. Mit dieser Funktion könnt Ihr ganz einfach im Deal ein Projekt auswählen und verknüpfen. Dadurch wird keine separate Verknüpfung mit einer Einheit erforderlich.

Zusätzlich haben wir unter Projekte eine neue Registerkarte "Deals" hinzugefügt. Dort könnt Ihr alle relevanten Informationen zu den Deals im Zusammenhang mit einem Projekt sehen.

Und das Beste daran: Wenn eine Anfrage von ImmobilienScout auf ein Projekt gestellt wird, kann automatisch ein Deal in Propstack erstellt werden, der das Projekt und den Kontakt verknüpft.

Durch diese Verbesserung könnt Ihr Eure Deals effizienter verwalten und eine bessere Verbindung zu Interessenten herstellen, die sich zunächst für das gesamte Projekt interessieren, aber noch keine spezifische Einheit als Favorit ausgewählt haben.

Unsere Schnittstellen jetzt an einem Ort

Entdeckt hier unter Verwaltung > Erweiterungen Tools zur Erweiterung von Propstack. Ihr könnt Eure bevorzugten Dienste von Drittanbietern integrieren, bessere Workflows erstellen und die Funktionalität nach Euren Vorstellungen erweitern. Mit nur wenigen Klicks könnt Ihr diese Erweiterungen aktivieren und Euer Nutzungserlebnis anpassen.

Neue Schnittstelle - Energieausweis48

Durch die Integration mit Energieausweis48 besteht die Möglichkeit, Energieausweise direkt aus Propstack zu bestellen. Dieser wird nach der Ausstellung durch Energieausweis48, automatisch der entsprechenden Immobilie in Propstack zugeordnet.

Im Bestellprozess werden Daten mit Energieausweis48 geteilt, die für die Abwicklung der Bestellung nötig sind. Die neue Schnittstelle könnt Ihr hier aktivieren und das neue Feld zum Bestellen findet Ihr in der Objektemaske, nachdem Ihr den Cache geleert habt.

Pflichtfelder für den Dateien-Upload definieren - Upgrade-Funktion 🚀

Dank der erweiterten Einstellungen könnt Ihr für Datei-Uploads die Checkbox "Pflichtfeld" in der Verwaltung > Medien-Einstellungen > Globale Upload-Ordner aktivieren.

Auf der Landing Page wird ein Zähler angezeigt, der Euren Kunden zeigt, wie viele Pflicht-Uploads noch ausstehen oder ein grünes Häkchen, wenn alle Pflichtuploads durchgeführt wurden.

Extra: Ihr könnt Euch auch von uns über eine Automatisierung die optionale E-Mail-Benachrichtigung programmieren lassen, um benachrichtigt zu werden, sobald alle erforderlichen Dateien erfolgreich hochgeladen wurden.

Weitere Informationen zur Nutzung von Upload-Ordnern findet ihr hier:

Das neue Feld "Mandant" für die Objekt- und Kontaktmaske

Ihr könnt mit diesem neuen Standardfeld Mandant in der Kontakt- und Objektmaske einen spezifischen Mandanten zuweisen.

Was Mandanten sind und wie sie genutzt werden, erfahrt Ihr in unserem Hilfeartikel.

Filtert schnell und einfach nach Mandanten in der Kontakt- und Objektübersicht, um den Überblick über Eure Zuordnungen zu behalten.

Das Feld wird nicht in der Standardmaske angezeigt, sondern kann über in der Verwaltung > Objekt-Einstellungen > Eigene Objekt-Vorlage und Verwaltung > Kontakt-Einstellungen > Eigene Kontakt-Vorlage hinzugefügt werden.

Anpassungen bei den Provisionsfeldern

Wir haben die Bezeichnungen zweier Felder in unserem System angepasst, um Eurem Bedarf nach einer noch besseren und präziseren Provisionserfassung gerecht zu werden.

Das bisherige Feld Innenprovision wurde in Innenprovision Text umbenannt, während das Feld Außenprovision nun als Außenprovision für Exposé bezeichnet wird.

Weitere wichtige Informationen zur Nutzung der Felder findet Ihr in unserem Hilfeartikel:

Felder

Nutzung

Innenprovision (intern)

Intern

Außenprovision (intern)

Intern

Gesamtprovision

Intern

Innenprovision Text

Intern

Außenprovision für Exposé

Extern

Provisionshinweis

Extern

Falls unsere neu erstellten Felder Innenprovision (intern) und Außenprovision (intern) in Eurer Objektmaske noch nicht sichtbar sind, müsst Ihr die entsprechende Maske für Objekte damit hier unter Verwaltung > Objekteinstellungen > Eigen Objekt-Vorlage erweitern. Diese Felder heißen bei uns Provisionsmodul.

Eigentümerreport: Verbesserungen im Design

Die Einheitennummer ist nun im Report enthalten und die Objekt-Überschrift wurde vergrößert.

Die Anzahl der angezeigten E-Mails anpassen

Die Anzahl der angezeigten E-Mails in den jeweiligen E-Mailordnern kann jetzt von Euch angepasst werden. Ihr habt die Wahl zwischen 25, 50 oder 100 E-Mails. Eure Auswahl wird automatisch gespeichert.

Import von Nutzern über CSV-Dateien

Nutzer können ganz einfach in der Verwaltung > Nutzer über CSV-Dateien mit dieser Musterdatei importiert werden. Spart Zeit und Aufwand, indem Ihr eine große Anzahl von Benutzern automatisch ins System importiert.


Docusign - Mehrere Unterzeichnerparteien

Mit unserer neuesten Aktualisierung bei Docusign könnt Ihr nun Dokumente mit mehreren Unterzeichnern erstellen. Diese erweiterte Unterzeichnungsfunktion bietet Euch mehr Flexibilität und Effizienz in Eurem Workflow.

Wie Ihr Docusign richtig nutzen könnt, lest Ihr in unserem Hilfe-Artikel:

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