In diesem Artikel wollen wir ausführlich auf die Grundlagen von Propstack sowie die wichtigsten Einstellungen für neue Nutzer eingehen, um einen reibungslosen Start zum Arbeiten zu ermöglichen. Für alle weiteren Themen verweisen wir auf unser Hilfe-Center.

Inhalt

  1. Überblick über den Aufbau von Propstack

  2. Nutzereinstellungen und Rechtliches

  3. Portale verbinden

  4. Daten importieren

  5. Aktivitätstypen anpassen

  6. Deals & Pipelines

  7. Textbausteine

  8. Kontakteinstellungen

  9. Objekteinstellungen

  10. Custom-Felder

  11. Kontaktliste

  12. Objektliste

  13. Projekteinstellungen

  14. Projektliste

  15. Kontakt anlegen

  16. Objekt anlegen

  17. Kalender

  18. Aufgaben

  19. Automatisierungen

  20. Briefvorlagen

1. Überblick über den Aufbau von Propstack

Das Dashboard ist unsere Startseite, auf der wir unsere Termine der kommenden 7 Tage, unsere Followups sowie demnächst anstehende Geburtstage sehen.

Die Inhalte werden dynamisch aufgelistet und müssen hier nicht von uns selbst eingestellt werden.

Unter "Verwaltung > Kontakt-Einstellungen > Followup-Bedingungen" kann festgelegt werden, welche Kontakte künftig automatisch als Followups auf dem Dashboard erscheinen sollen. Followups können auch manuell über den Kontakt hinzugefügt werden.

Oben links befindet sich das Suchfeld, wo wir in Echtzeit nach Schlagwörtern in unseren Kontakten, Objekten, Projekten und E-Mails suchen können sowie in allen damit relevanten Verbindungen.

CRM, Export und Verwaltung aus der oberen Leiste führen uns zu den Hauptbereichen von Propstack. Im CRM finden wir alles, was wir zum Arbeiten brauchen, also all unsere E-Mails, Kontakte, Objekte, Termine, Deals etc., die wir in der linken Navigationsleiste ansteuern können. Im Export sehen wir alle derzeit auf verbundenen Portalen angebotenen Objekte. Und in der Verwaltung nehmen wir all unsere Einstellungen vor, die wir nun in der dafür eigenen Navigationsleiste links finden.

Das Glocke-Symbol oben rechts benachrichtigt uns über neue Ereignisse, das Blitz-Symbol daneben gibt Auskunft über Kundenaktivitäten auf Landing Pages und in E-Mails.

Rechts daneben gelangen wir durch einen Klick auf unser (anfangs noch leeres) Avatarbild in ein Untermenü, über das wir schnell zu den persönlichen Nutzereinstellungen gelangen, uns abmelden können, den Cache leeren können (falls Änderungen geladen werden müssen), zum Hilfe-Center gelangen oder Updates einsehen können.

Der grüne "Neu"-Button oben rechts, der auf Propstack jederzeit zu sehen ist, ermöglicht uns das schnelle Anlegen von Mails, Notizen, Aufgaben, Terminen, Anfragen, Briefen, Kontakten, Objekten oder Projekten.


2. Nutzereinstellungen & Rechtliches

Nun soll es um die wichtigsten Grundeinstellungen gehen, die man als neuer Nutzer in Propstack vornehmen sollte.

Nutzereinstellungen

Die Nutzereinstellungen erreichen wir entweder über einen Klick auf unser Avatarbild oben rechts oder über "Verwaltung > Nutzer" und klicken dann dort auf unseren Namen. In den Nutzereinstellungen geben wir zunächst unsere Stammdaten ein und laden dort am besten auch gleich ein Profilbild hoch.

Direkt darunter können wir in den CRM-Einstellungen noch eine persönliche Farbe wählen, die als Farbe im Kalender verwendet wird sowie eine Farbe für unsere Navigationszeile in Propstack festlegen. Möchten wir auf Landing Pages und auf den Portalen eine andere E-Mail-Adresse oder eine andere Telefonnummer anzeigen, können wir diese ebenfalls hier als öffentlich eintragen.

Weiter geht es in die E-Mail-Einstellungen darunter, wo wir unser E-Mail-Konto verbinden. Hier lässt sich auch ein Absendername festlegen, falls er abweichend von unserem Namen sein soll sowie der Zugriff auf die E-Mails anderer Nutzer einstellen. Unsere Signatur können wir hier auch gleich erstellen und nach Belieben mit Variablen (Platzhaltern) befüllen, um beispielsweise unser Profilbild dynamisch einzubinden.

Unter Sicherheit & Rechte lässt sich zu guter Letzt noch die 2-Schritt-Verifizierung beim Anmeldevorgang aktivieren, um seine Daten effektiv zu schützen.

Übrigens: Arbeiten wir in einem Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern, bietet es sich womöglich an, eine einheitliche Signatur für E-Mails zu verwenden. Unter "Verwaltung > E-Mail-Einstellungen > Globale E-Mail Signatur" können wir diese als Admin für alle Mitarbeiter hinterlegen.

Unternehmensdaten

Nach den vorgenommenen Nutzereinstellungen sollte man auch gleich die Daten für sein Unternehmen einpflegen, was unter "Verwaltung > Unternehmen" getan werden kann.

Bei der Vervollständigung laden wir auch gleich ein Firmenlogo hoch und tragen im Anschluss AGB, Datenschutz und Impressum für unsere Landing Pages ein.

DSGVO

Unter "Verwaltung > DSGVO" sollten schließlich noch Datenschutzinformationen hinterlegt werden. Es sollte unbedingt das Feld "Verantwortlicher" und, falls vorhanden, "Vertreter" und "Datenschutzbeauftragter" ausgefüllt werden. Für die restlichen Felder trägt Propstack Standard-Werte ein, die bei Bedarf jederzeit angepasst werden können.


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3. Portale verbinden

Unter "Verwaltung > Portale" können wir alle unsere Portale verbinden. Über "Portal hinzufügen" geben wir hier im neuen Fenster einfach die ftp-Daten des jeweiligen Portals ein, um eine Verbindung herzustellen. Für IS24 tun wir das über einen Klick auf "Mit Immoscout24 verbinden", wodurch sich ein neues Fenster öffnet, in welchem wir uns mit unseren IS24 Daten einloggen. Mehr zum Thema auch in unseren Artikel: Portal hinzufügen bzw. Immoscout-Konto verbinden.

Zusätzlich lässt sich hier auch festlegen, ob nicht mehr verfügbare Objekte aus Portalen gelöscht werden sollen, wenn sich der Status entsprechend ändert oder ob der Objekt-Betreuer bzw. der Objekt-Status beim Openimmo-Export mitübertragen werden sollen. Ein automatischer Objekt-Link für die Portale lässt sich hier ebenfalls auf Wunsch setzen.


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4. Daten importieren

Kontakte, Objekte und auch Deals können über CSV-Dateien importiert werden. Wie das genau funktioniert, erklären wir hier:

Bei Immobilienscout24 haben wir auch die Möglichkeit einzelne Objekte über die Scout-ID zu importieren:

Bei einem Wechsel von einer anderen Maklersoftware (Flowfact Performer / Flowfact DirectHappy, onOffice sowie für EstateOffice / EstatePro) bieten wir auch einen Import aller Daten zu Propstack an, wenn uns ein Datenbankdump bereitgestellt wird. Hierfür bitte das Propstack-Team direkt kontaktieren.





5. Aktivitätstypen anpassen

In Propstack gibt es fünf Aktivitätstypen: Termine, Aufgaben, Notizen, E-Mails und Briefe. Sie sind als Handlungen oder Tätigkeiten zu verstehen, die wir regelmäßig vollziehen und protokollieren können und sie helfen uns dabei, die Übersicht zu behalten, schnell nach ihnen zu filtern oder nützliche Automatisierungen zu nutzen.

Jeder Aktivitätstyp besitzt dabei mehrere Kategorien. Der Aktivitätstyp Termin kann also beispielsweise mit Kategorien wie Besichtigung, Notartermin oder Beratung besser klassifiziert werden.

Unter "Verwaltung > Aktivitätstypen" können wir unsere Aktivitätstypen jederzeit mit weiteren Kategorien versehen, ganz wie wir sie für unsere Arbeit benötigen. Zudem können wir über sie Folge-Aktivitäten anstoßen, Deal-Phasen einleiten oder den Objekt-Status steuern, um unsere Prozesse zu automatisieren.


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6. Pipelines & Deals

Mit Deals behalten wir bei Akquise und Vertrieb unsere Chancen im Blick. Die einzelnen Deals, die wir beliebig anlegen können, befinden sich dabei in Pipelines, die dadurch mehrere Phasen durchlaufen. Pipelines bilden die Customer Journey ab. Vom Lead bis zum After Sales sind die einzelnen Schritte in Pipelines verortet und mit Automatisierungen versehen, die unsere Arbeit erleichtern.

Unsere Pipelines könnten wir für den Verkauf beispielsweise folgendermaßen aufbauen:

Jeder Deal kann dabei automatisch den Objekt- und Kontakt-Status beeinflussen, den Kontakt-Speichergrund ändern oder zu Folge-Aufgaben führen. All das lässt sich individuell für die Prozesse einstellen.

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7. Textbausteine

Textbausteine sind E-Mail-Vorlagen, die man beim Schreiben einer neuen E-Mail auswählen oder in Automatisierungen verwenden kann. Textbausteine enthalten meist Variablen (diese Platzhalter können mittels Button unter dem Eingabefeld schnell hinzugefügt werden), damit sich der Text dem Empfänger und dem verknüpften Objekt anpasst.

Unter "Verwaltung > Textbausteine" können wir beliebig viele Textbausteine anlegen und zur besseren Übersicht in verschiedene Kategorien sortieren. Beispielsweise kann es sinnvoll sein, sich eine Gruppe für die Vermarktung anzulegen und dort Textbausteine für den Exposé-Versand, für die Bestätigung eines Notartermins oder für eine Absage zu hinterlegen.

Haben wir Textbausteine erstellt, können wir sie fortan beim Erstellen einer E-Mail entweder händisch auswählen oder an zahlreichen Stellen für automatische Prozesse einsetzen.


Mehr zum Thema Textbausteine:



8. Kontakteinstellungen

Unter "Verwaltung > Kontakt-Einstellungen" können wir wichtige Einstellungen für unsere Kontakte vornehmen.


Kunden-Status

Welchen Status unsere Kunden später tragen können, können wir hier definieren, indem wir neue Werte hinzufügen oder umbenennen. Der Status zeigt den aktuellen Stand einer Kundenbeziehung an. Er kann aber auch verwendet werden, um Kontakte in verschiedene Kundengruppen zuzuordnen (z. B. Interessent, Kunde, Eigentümer, Partner).


Quellen

Quellen zeigen die Herkunft einer Kundenbeziehung an. Der Kunde kann z. B. von einem Portal stammen, von der eigenen Webseite oder über einen Tippgeber kommen. Alle Kontaktquellen können hier aufgelistet werden. Wenn die Kontaktquelle eine eindeutige E-Mail-Adresse hat, wird diese mit hinterlegt, um die Quelle automatisch zu setzen.

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Eigene Kontakt-Vorlage

Ganz unten in den Kontakt-Einstellungen können wir unsere Kontakt-Vorlage anpassen (die angezeigte Detailansicht, wenn wir einen Kontakt auswählen). Das Formular zu einem Kontakt lässt sich hier komplett individualisieren, sodass man selbst bestimmen kann, welche Felder an welcher Stelle angezeigt oder gar ausgeblendet werden sollen. Auch können wir hier eigene Custom-Felder (siehe Kapitel 10) platzieren.

Propstack gibt eine Standard-Maske vor, die alle wichtigen Felder enthält, sodass man mit ihr arbeiten kann. Einstellungen an dieser Stelle sind also nur dann nötig, wenn man daran etwas verändern möchte. Um die Standard-Maske angezeigt zu bekommen, klickt man unter "Verwaltung > Kontakt-Einstellungen > Eigene Kontakt-Vorlage" im 3-Punkte-Menü oben rechts zunächst auf "Standardfelder übernehmen". Nun können Felder verschoben, gelöscht, umbenannt oder hinzugefügt werden sowie mit Lese- und Schreibrechten versehen werden. Detailliert erklären wir den Vorgang hier: Eigene Maske für Kontakte, Objekte & Projekte




9. Objekteinstellungen

Unter "Verwaltung > Objekt-Einstellungen" geht es nun an die wichtigsten Einstellungen für unsere Objekte.


Objekt-Status

Ein Objekt-Status zeigt an, in welchem Stadium sich ein Objekt befindet (also ob es akquiriert wird, in Vermarktung ist, vermittelt wurde etc.). Wir können hier jederzeit einen Status hinzufügen, wenn uns die Standardvorgaben nicht ausreichen oder einen Status nach Belieben umbenennen.

Über den Status lässt sich auch festlegen, ob die Landing Page eines Objekts erreichbar sein soll. Dazu bearbeiten wir einen Status über das Stift-Symbol und nehmen hier eine Einstellung an "Objekte deaktivieren" vor.

Praktisch: Über Aktivitätstypen (siehe Kapitel 5) und Deals (siehe Kapitel 6) kann der Status hinterher automatisch gesteuert werden.

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Eigene Objekt-Vorlage

Ganz unten in den Objekt-Einstellungen können wir unsere Objekt-Vorlage anpassen (die angezeigte Detailansicht, wenn wir ein Objekt auswählen). Das Formular zu einem Objekt lässt sich hier komplett individualisieren, sodass man selbst bestimmen kann, welche Felder an welcher Stelle angezeigt oder gar ausgeblendet werden sollen. Auch können wir hier eigene Custom-Felder (siehe Kapitel 10) platzieren.

Propstack gibt eine Standard-Maske vor, die alle wichtigen Felder enthält, sodass man mit ihr arbeiten kann. Einstellungen an dieser Stelle sind also nur dann nötig, wenn man daran etwas verändern möchte. Um die Standard-Maske angezeigt zu bekommen, klickt man unter "Verwaltung > Objekt-Einstellungen > Eigene Objekt-Vorlage" im 3-Punkte-Menü oben rechts zunächst auf "Standardfelder übernehmen". Nun können Felder verschoben, gelöscht, umbenannt oder hinzugefügt werden sowie mit Lese- und Schreibrechten versehen werden. Detailliert erklären wir den Vorgang hier: Eigene Maske für Kontakte, Objekte & Projekte

Besonderheit bei Objekten: Über das 3-Punkte-Menü oben rechts innerhalb der Objektmaske können wir Ansprechpartner-Typen definieren, die wir anschließend über "Feld hinzufügen" in unserer Maske platzieren können. In unserem Beispiel haben wir das für Käufer, Notar, Mieter und die Hausverwaltung gemacht.

Anschließend können wir in unseren Objekten ganz einfach über einen Klick auf "hinzufügen" unsere jeweiligen Kontakte als Ansprechpartner verknüpfen.



10. Custom-Felder

Custom-Felder sind neben den regulären Formular-Feldern, die man ausfüllen kann, weitere Felder, die wir selbst erstellen können, um bei einem Kontakt, Objekt, Projekt oder Nutzer weitere Infos zu hinterlegen. Unter "Verwaltung > Custom-Felder" können wir sie erstellen und selbst angelegten Gruppen zuordnen.

Mehrere Feldtypen wie Textzeilen, Dropdowns, Checkboxen oder eine Länderauswahl stehen dabei zur Auswahl, um seine Daten passend zu hinterlegen.

Erstellte Custom-Felder können anschließend an beliebiger Stelle in die Kontakt-Maske, die Objekt-Maske und die Projekt-Maske eingefügt werden.

Alles wichtige zu Custom-Feldern, wie sie aufgebaut sind, wie man sie erstellt und wie sie auf dem Web-Exposé angezeigt werden, erklären wir in unserem Artikel: Custom-Felder.

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11. Kontaktliste

Steuern wir im CRM unsere Kontakte an, erhalten wir eine Übersicht aller unserer Kontakte und ihrer wichtigsten Informationen.


Spalten anpassen

Die Übersicht kann jederzeit individuell angepasst werden, um alle für uns relevanten Informationen direkt im Blick zu haben. Über das 3-Punkte-Menü oben rechts können wir "Spalten bearbeiten", wodurch wir Spalten ein- und ausblenden sowie über das Pfeilsymbol ihre Position verändern können.

Kontakte filtern

In unserer Kontaktübersicht können wir Kontakte gezielt nach gesetzten Kriterien filtern. Je nachdem, wie viele Filter wir setzen (in unserem Bildbeispiel sind es 3), muss jede Bedingung zutreffen (UND-Verknüpfung), damit ein Kontakt angezeigt wird. Wie genau das funktioniert, erklären wir in unserem Artikel: Kontakte filtern

Um unsere gefilterten Ergebnisse festzuhalten, können wir sie in Arbeitslisten oder unsere Filterauswahl in Form von Smart-Views sichern.


Smart-Views

Unsere gesetzten Filter können wir als Smart-View speichern. So müssen wir nicht jedes Mal alle Filter von aufs Neue setzen und erhalten immer dynamische Ergebnisse, die sich von selbst aktualisieren. Auch können wir eine unserer Smart-Views als Standard-Ansicht setzen, sodass wir beim Aufruf unserer Kontaktübersicht oder unserer Objektübersicht immer direkt die passenden Ergebnisse sehen. Wie Smart-Views genau funktionieren, verraten wir in unserem Artikel: Suche speichern

Propstack gibt für Kontakte übrigens zwei DSGVO-relevante Smart-Views bereits vor. Für Kontakte, die eine Löschung beantragt haben und für Kontakte, deren Speicher-Bis-Datum abgelaufen ist. Mehr dazu in unserem Artikel: Kontakte filtern, die eine Löschung ihrer Daten angefordert haben

Arbeitslisten

Im Gegensatz zu Smart-Views sind Arbeitslisten statische Filter, die sich nicht aktualisieren. Wir speichern hier also unsere gefilterten Ergebnisse in einer festen Liste, die sich nicht mehr verändert. Dazu markieren wir per Checkbox alle Kontakte, die wir in einer Liste festhalten wollen, und wählen oben rechts über "Aktionen" einfach "Arbeitsliste erstellen" aus. Anschließend geben wir unserer Arbeitsliste noch einen Namen und legen fest, welche Nutzer darauf Zugriff haben. Detailliert gehen wir dazu in unserem Artikel ein: Arbeitslisten


12. Objektliste

Analog zur Kontaktliste zeigt uns die Objektliste im CRM eine Übersicht aller unserer Objekte und ihrer wichtigsten Informationen an.


Spalten anpassen

Die Übersicht kann jederzeit individuell angepasst werden, um alle für uns relevanten Informationen direkt im Blick zu haben. Über das 3-Punkte-Menü oben rechts können wir "Spalten bearbeiten", wodurch wir Spalten ein- und ausblenden sowie über das Pfeilsymbol ihre Position verändern können.


Objekte filtern

In unserer Objektübersicht können wir Objekte gezielt nach gesetzten Kriterien filtern. Je nachdem, wieviele Filter wir setzen (in unserem Bildbeispiel sind es 3), muss jede Bedingung zutreffen (UND-Verknüpfung), damit ein Objekt angezeigt wird. Wie genau das funktioniert erklären wir in unserem Artikel: Objekte filtern

Um unsere gesetzten Filter festzuhalten, können wir sie in Smart-Views speichern, um jederzeit die dazu passende, sich aktualisierende Suchmenge einzusehen.

Smart Views

Unsere gesetzten Filter können wir als Smart-View speichern. So müssen wir nicht jedes Mal alle Filter von aufs Neue setzen und erhalten immer dynamische Ergebnisse, die sich von selbst aktualisieren. Auch können wir eine unserer Smart-Views als Standard-Ansicht setzen, sodass wir beim Aufruf unserer Objektübersicht immer direkt die passenden Ergebnisse sehen. Wie Smart-Views genau funktionieren, verraten wir in unserem Artikel: Suche speichern



13. Projekteinstellungen

Haben wir es bei unserer Arbeit auch mit Projekten zu tun, die mehrere Einheiten umfassen, können wir analog zu Objekten unter "Verwaltung > Objekt-Einstellungen" auch unsere Projekt-Vorlage individualisieren.


Eigene Projekt-Vorlage

Ganz unten in den Objekt-Einstellungen können wir unsere Projekt-Vorlage anpassen (die angezeigte Detailansicht, wenn wir ein Projekt auswählen). Das Formular zu einem Projekt lässt sich hier komplett individualisieren, sodass man selbst bestimmen kann, welche Felder an welcher Stelle angezeigt oder gar ausgeblendet werden sollen. Auch können wir hier eigene Custom-Felder (siehe Kapitel 10) platzieren.

Propstack gibt eine Standard-Maske vor, die alle wichtigen Felder enthält, sodass man mit ihr arbeiten kann. Einstellungen an dieser Stelle sind also nur dann nötig, wenn man daran etwas verändern möchte. Um die Standard-Maske angezeigt zu bekommen, klickt man unter "Verwaltung > Objekt-Einstellungen > Eigene Projekt-Vorlage" im 3-Punkte-Menü oben rechts zunächst auf "Standardfelder übernehmen". Nun können Felder verschoben, gelöscht, umbenannt oder hinzugefügt werden sowie mit Lese- und Schreibrechten versehen werden. Detailliert erklären wir den Vorgang hier: Eigene Maske für Kontakte, Objekte & Projekte

Besonderheit bei Projekten wie auch schon bei Objekten: Über das 3-Punkte-Menü oben rechts innerhalb der Projektmaske können wir Ansprechpartner-Typen definieren, die wir anschließend über "Feld hinzufügen" in unserer Maske platzieren können. In unserem Beispiel haben wir das für Käufer, Notar, Mieter und die Hausverwaltung gemacht.

Anschließend können wir in unseren Projekten ganz einfach über einen Klick auf "hinzufügen" unsere jeweiligen Kontakte als Ansprechpartner verknüpfen.


14. Projektliste

Analog zur Kontaktliste und zur Objektliste zeigt uns die Projektliste eine Übersicht aller unserer Projekte und ihrer wichtigsten Informationen an. Wir sehen hier auf einen Blick unter anderem das Titelfoto, die Adresse, die Anzahl der Einheiten oder den Status.

Anders als bei Objekten besteht hier die Möglichkeit zum Filtern nur über den Status (neben dem Suchfeld). Smart-Views entfallen dadurch an dieser Stelle ebenfalls.

Einheiten einem Projekt zuweisen

Es gibt zwei Möglichkeiten, einem Projekt Einheiten zuzuweisen.

  1. In der Objektübersicht des CRM wählen wir zunächst per Checkbox alle Objekte aus, die wir einem Projekt zuordnen wollen. Über "Aktionen" oben rechts bearbeiten wir unsere markierten Objekte und wählen hier "Projekt" aus. Direkt daneben wählen wir anschließend noch das gewünschte Projekt (muss vorher erstellt worden sein) aus, zu dem eine Verknüpfung hergestellt werden soll.

  2. Um auch innerhalb der Objektdetails die Möglichkeit zu erhalten, ein Projekt auswählen zu können, muss zunächst die Objekt-Maske um ein Projekt-Feld erweitert werden. Das kann ganz einfach unter "Verwaltung > Objekt-Einstellungen > Eigene Objekt-Vorlage" getan werden, wo wir in einer gewünschten Gruppe das entsprechende Feld hinzufügen. Wie genau man Masken erstellt oder anpasst, beschreiben wir in unserem Artikel: Eigene Masken für Kontakte, Objekte & Projekte



15. Kontakt anlegen

Es gibt zwei Wege, wie sich ein Kontakt anlegen lässt: entweder direkt aus der Anfrage-Mail heraus oder über den "Neu-Button".


Kontakt anlegen aus einer Anfrage-E-Mail

Hierzu fährt man nach dem Öffnen einer E-Mail über den Namen, woraufhin ein Fenster erscheint, in welchem man die E-Mail einem bestehenden Kontakt zuweist oder daraus einen neuen Kontakt erstellt. Bei Letzterem öffnet sich in der E-Mail ein Fenster, in dem die wichtigsten Daten bereits vorausgefüllt sind, sofern sie in der Mail mitgeliefert wurden.

Falls man die Kontakt-Maske im E-Mail-Formular anpassen möchte, empfehlen wir einen Blick in unseren Artikel: Eigene Maske für Kontakte, Objekte & Projekte.


Kontakt anlegen über den "Neu-Button"

Über den "Neu-Button" oben rechts können wir von überall aus einen Kontakt anlegen. Es öffnet sich daraufhin die komplette Kontakt-Maske, in der wir händisch alle wichtigen Informationen hinterlegen können, von persönlichen Daten bis hin zu Firmendaten oder DSGVO-relevanten Angaben. Auch zuvor angelegte Custom-Felder können in die Maske platziert und anschließend mit Werten befüllt werden.

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16. Objekt anlegen

Über den "Neu-Button" oben rechts können wir von überall aus auch ein Objekt anlegen. Es öffnet sich daraufhin die komplette Objekt-Maske, in der wir händisch alle wichtigen Informationen hinterlegen können.

Dabei legen wir unter anderem die Kategorie und Objektart fest, vergeben eine Einheitennummer (ein automatisches Hochzählen dieser für neue Objekte lässt sich unter "Verwaltung > Objekt-Einstellungen" festlegen), eine Überschrift für unsere Landing Page, einen Betreuer aus unserem Team sowie alle sonstigen relevanten Informationen.

Die vier Beschreibungsfelder (Objektbeschreibung, Lage, Ausstattung und Sonstiges) liegen jeweils einmal Kurz- und als Langfassungen vor. Die Kurzfassungen werden dabei auf die Portale übertragen, die Langfassungen erscheinen auf der Objekt-Landing Page (Web-Exposé).

Zuvor angelegte Custom-Felder können übrigens auch in die Maske platziert werden und anschließend mit Werten befüllt werden.

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17. Kalender

Der Kalender gibt uns einen Überblick über alle wichtigen Termine von uns oder auch unseren Kollegen.


Termin-Kategorien filtern

Haben wir zuvor unter "Verwaltung > Aktivitätstypen" (siehe Kapitel 5) für den Typ: Termin mehrere Kategorien festgelegt, können wir diese im Kalender nun gezielt filtern. Standardmäßig zeigt uns der Kalender alle Kategorien an, wir können nun aber eine oder mehrere auswählen, um die Übersichtlichkeit zu steigern.

Auch können wir in der Verwaltung jeder einzelnen Kategorie eine Farbe geben, was den Kalender ebenfalls wesentlich übersichtlicher macht.


Einzeltermin

Einen Termin erstellen wir von überall aus über den "Neu-Button" oben rechts. Hier wählen wir den Zeitpunkt, die Kategorie (festgelegt unter Verwaltung > Aktivitätstypen, siehe Kapitel 5) und verknüpfen einen Kontakt und ein Objekt. Der Titel passt sich dabei automatisch nach den gemachten Angaben an, kann aber auch manuell gesetzt werden.

Auch können wir eine Erinnerung für uns (über die frei wählbaren Zeit-Slots) oder für den Kontakt (24 Stunden vorher per E-Mail, wenn der Termin mindestens 48 Stunden in der Zukunft liegt) festlegen. Haben wir zuvor ein Automatisierung für die entsprechende Terminkategorie festgelegt (ebenfalls Kapitel 5), so lässt sich darüber der Objekt-Status steuern, eine Deal-Phase einleiten oder eine Folge-Aktivität (z. B. eine E-Mail mit passendem Textbaustein (siehe Kapitel 7) zur Terminbestätigung) auslösen.

Termin-Slots (Massentermin)

Wenn eine Besichtigung mit mehreren Interessenten ansteht, kann das Koordinieren schnell anstrengend werden. Vor allem dann, wenn jeder Interessent ein eigenes Zeitfenster erhalten soll. Mit der Massentermin-Funktion lässt sich das aber auf einfache Weise handhaben. Denn damit wird ein Link generiert, welchen man Interessenten zuschickt, die sich anschließend selbst für einen Termin anmelden.

Die Vorgehensweise ist dabei zunächst ähnlich zum Einzeltermin. Wir erstellen einen Termin, legen ein Zeitfenster fest und pflegen alle relevanten Daten ein. Aktivieren wir den Schalter für den Massentermin, öffnen sich 3 neue Felder, über die wir die Konfiguration festlegen.

Beim Intervall legt man fest, in welchem Takt die Interessenten nacheinander erscheinen sollen. Wenn der Termin beispielsweise von 12 - 13 Uhr stattfindet und man als Intervall "15 Minuten" angibt, dann können die Interessenten als Zeitfenster 12:00, 12:15, 12:30 und 12:45 auswählen.

Unter Teilnehmer/Slot gibt man an, wie viele Interessenten das gleiche Zeitfenster einnehmen können. Wenn man möchte, dass jeder Interessent die Wohnung 15 Minuten alleine besichtigen kann, gibt man hier eine "1" an. Wenn man möchte, dass sich mehrere Interessenten einen Slot teilen, erhöht man hier die Zahl entsprechend.

Wenn man dem Interessenten automatisch eine E-Mail schicken möchte, nachdem er ein Zeitfenster gebucht hat, kann man das mit dem 3. Feld "Danke-Textbaustein" tun, indem man einen vorher angelegten Textbaustein (siehe Kapitel 7) auswählt, der dann versendet wird.

Wie wir mit Massenterminen arbeiten, erklären wir ausführlich hier: Massentermine

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18. Aufgaben

Aufgaben lassen sich für sich selbst und für Kollegen anlegen. Sie werden mit Kontakten verknüpft und mit Fälligkeiten versehen, sodass man immer weiß, was wann und wie erledigt werden muss.

Aufgaben erstellen wir einfach über den "Neu-Button" oben rechts. Hier legen wir eine Kategorie fest (wie man diese zuvor anlegt, zeigen wir in Kapitel 5), verknüpfen Kontakte und Objekte, legen eine Fälligkeit fest und weisen die Aufgabe bei Bedarf einem Kollegen zu.


Unteraufgaben

All unseren Aufgaben können wir jederzeit auch Unteraufgaben vergeben, um Planung und Durchführung noch besser zu organisieren.

Beim Bearbeiten einer Aufgabe aus unserer Aufgabenübersicht wählen wir dazu einfach den Button "Unteraufgabe erstellen", woraufhin sich ein neues Fenster öffnet. Hier können wir die Unteraufgabe jemandem zuweisen und ihre Fälligkeit festlegen. Diese Person sieht die ihm zugewiesene Unteraufgabe schließlich auch im eigenen Dashboard, sobald die Fälligkeit erreicht wird. Zudem sieht derjenige ihm zugewiesene Unteraufgaben auch auf der Aufgaben-Seite im CRM.

Man kann Unteraufgaben übrigens auch automatisch erstellen anhand von Aufgaben-Kategorien. Unter "Verwaltung > Aktivitätstypen" wählen wir dazu eine passende Aufgabe aus und finden im neuen Fenster nun weiter unten den Punkt "Unteraufgaben", die wir hier hinzufügen können, direkt mit einem zugewiesenen Kontakt und mit der gewünschten Fälligkeit.


Templates für Aufgaben erstellen

Für wiederkehrende Aufgaben lassen sich Vorlagen erstellen, sodass sie nicht jedes Mal mühevoll neu angelegt werden müssen. Unter "Verwaltung > Aktivitätstypen" wählen wir dazu eine unserer Aufgabenkategorien aus und können für sie Titel, Notizen und Unteraufgaben festlegen.

Beispiel: Unsere angelegte Aufgabe "Verkaufsunterlagen besorgen" besteht aus einer Checkliste von 16 Unteraufgaben, die alle eine Fälligkeit von 7 Tagen erhalten.

Im CRM sehen wir unter Aufgaben jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand jeder unserer Aufgaben. In diesem Fall wurden erst 5 Unteraufgaben für die Hauptaufgabe erledigt, was uns anhand eines Fortschrittsbalkens angezeigt wird.

Ein Klick auf die Aufgabe zeigt uns alle Details zu ihr an. Hier sehen wir die genaue Checkliste, die wir unter "Verwaltung > Aktivitätstypen" festgelegt haben. All diese Unteraufgaben für eine Aufgabe jedes Mal von Neuem einzugeben, sobald man eine Aufgabe anlegt, wäre höchst mühselig. Daher ist die Verwendung eines Templates an dieser Stelle sinnvoll.

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19. Automatisierungen

In Propstack kann man anhand von Deals (Kapitel 6) oder Aktivitätskategorien (Kapitel 5) Automatisierungen einstellen. Beispiele hierfür sind, dass nach dem Erstellen eines Besichtigungstermins automatisch eine Terminbestätigung an den Interessenten verschickt oder beim Verschieben eines Deals auf "Reserviert" eine Aufgabe für den Objektansprechpartner hinterlegt wird. Dadurch kann man bereits einige Prozesse selber abbilden.

In anderen Fällen, wo es nicht um Deals oder Aktivitätskategorien geht, kann man sogenannte Automatisierungswünsche verfassen. Diese Wünsche werden dem Propstack-Team über Chat oder E-Mail geschildert und müssen ein bestimmtes Schema verfolgen, damit diese umgesetzt werden können.

Name: Einzeiler, der die Funktion beschreibt, wie die oben angezeigten Beispiele
Auslöser: Was muss vorher passieren, damit die Automatisierung ausgelöst wird?
Aktion: Was soll die Automatisierung machen?

Unter "Verwaltung > Automatisierungen" lassen sich diese Automatisierungen jederzeit einsehen und ein- oder ausschalten. Jeder Nutzer findet hier mindestens die Automatisierung: "Interessent nach Anfrage anlegen" vor. Der Auslöser ist hier eine neue Portal-Anfrage, die einen Kontakt automatisch anlegt.

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20. Briefvorlagen

In Propstack lassen sich Vorlagen im .docx- und im .xlsx-Format erstellen, die Platzhalter enthalten, welche dann später beim Erstellen eines Briefs entsprechend aufgelöst werden. Die Platzhalter – oder Variablen, wie wir sie nennen – funktionieren ähnlich wie die Variablen in Textbausteinen. Die allermeisten Variablen aus Textbausteinen kann man auch in Briefvorlagen nutzen.

Die wichtigsten Variablen zum Erstellen einer Briefvorlage haben wir hier aufgelistet: Variablen Cheatsheet

Haben wir eine Vorlage erstellt, können wir sie unter "Verwaltung > Briefvorlagen" hochladen.

Wichtig ist für jede Vorlage die Verwendung anzugeben: entweder im Objekt, in einer Aktivität oder in einem Objekt-Report. Anschließend können wir unsere Briefvorlagen an der jeweiligen Stelle einsetzen. Befinden wir uns also in einem Objekt, tauchen sie über das 3-Punkte-Menü oben rechts auf, befinden wir uns in einer Aktivität, wählen wir sie aus dem Dropdown aus. Unser Brief wird anschließend mit ausgefüllten Daten aus verknüpften Kontakten und Objekten heruntergeladen.

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